Empfehlungen des Kuratoriums zur Führung (April 2016)

Empfehlungen des Kuratoriums der Wikimedia Foundation zu Verbesserungen der Führung

Zusammenfassung

Dies sind erste Empfehlungen zur Verbesserung der Führung der Wikimedia Foundation. Sie basieren auf den Standardverantwortlichkeiten von Vorständen gemeinnütziger Organisationen sowie den im Handbuch des Wikimedia-Kuratoriums beschriebenen Entscheidungs-, Aufsichts- und Führungsrollen. Darüber hinaus spiegeln sie unsere Beobachtungen wider, wie das Kuratorium zusammenarbeiten, seine Führubgskompetenz verbessern und sich auf das große Ganze konzentrieren sollte, während reaktive Entscheidungen vermieden werden.

Das Kuratorium sollte seine Kapazitäten in folgenden Bereichen verbessern:

1. Entwicklung und Förderung der Mission und der strategische Ausrichtung von Wikimedia;
2. Schutz der Ressourcen der Foundation;
3. Überwachung und Genehmigung der Ergebnisse des Budgetprozesses der Foundation;
4. Beaufsichtigung der Geschäftsleitung (aber keine Einmischung); und
5. Verbesserung der internen Führungsprozesse.

1. Entwicklung und Förderung der Mission von Wikimedia

Das Kuratorium ist verantwortlich für die Genehmigung und Einhaltung der Mission, der Leitprinzipien und der Werte der Wikimedia Foundation. Es überwacht die vom Geschäftsführer entwickelte Strategie sowie die wichtigsten Richtlinien der Foundation. Die Satzung und die Führungspraktiken des Kuratoriums spiegeln die Philosophie, die Geschichte und die Herausforderungen der Führung der Community wider.

Die Mitglieder des Kuratoriums haben unabhängig davon, ob sie von der Community oder vom Kuratorium gewählt wurden, dieselbe Treuepflicht gegenüber der Organisation. Diese Pflicht umfasst unter anderem die Verpflichtung zu Transparenz bei gleichzeitiger Wahrung der Vertraulichkeit bestimmter Informationen. Das Kuratorium sollte sich gleichermaßen an den Grundsatz der Transparenz halten und dabei die Erfordernisse von Effektivität und Effizienz berücksichtigen. Mitglieder des Kuratoriums und Mitarbeiter sollten darauf achten, den guten Ruf von Wikimedia und Wikipedia nicht zu schädigen.

Empfehlungen

• Durchführung regelmäßiger Gespräche über die Mission von Wikimedia, um sicherzustellen, dass sie effektiv und sachgerecht vorangetrieben wird.
• Vermeidung, dass Minderheitenperspektiven unverhältnismäßig viel Aufmerksamkeit der Foundation und des Kuratoriums beanspruchen.
• Sicherstellung einer substanziellen und proaktiven Jahresagenda, die mit der Strategie der Foundation übereinstimmt.
  • Leitung: Vorsitzender
• Erstellung eines Jahreskalenders mit vier vierteljährlichen Präsenztreffen, die dem Kuratorium die Möglichkeit geben, wichtige Themen zu erörtern und ein gemeinsames Verständnis der relevanten Fragestellungen zu entwickeln.
  • Leitung: Vorsitzender

2. Schutz der Ressourcen der Foundation

Die Foundation ist für bedeutende Ressourcen verantwortlich, darunter (a) Wikipedia und ihre Schwesterseiten; (b) die Marke und die zugehörigen Warenzeichen, die den Ruf von Wikipedia repräsentieren; (c) die Mitarbeiter der Wikimedia Foundation; und (d) die Spendengelder, die zu unserer Mission beigetragen wurden.

Das Kuratorium prüft regelmäßig die Risiken der Foundation und die Pläne zu deren Minderung. Das Auditkomitee führt eine detailliertere Prüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit der Organisation, der Vermögensverwendung und der Angemessenheit der internen Kontrollsysteme durch.

Empfehlungen

• Aktive Beteiligung als Mitglieder des Kuratoriums bei der Überprüfung der Finanzen, Risiken, Risikominderungspläne und Kennzahlen der Foundation.
• Sicherstellung, dass Kuratorium und Führungskräfte über die notwendigen Informationen, Fachkenntnisse und Erfahrungen verfügen, um Risiken zu begegnen und ihnen vorzubeugen.
• Sicherstellung eines aktiven und engagierten Auditkomitees, das den Finanzdirektor unterstützt.
• Bei Bedarf Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Einstellung erfahrener Führungskräfte, wenn Positionen auf oberster Ebene frei werden.

3. Überwachung und Genehmigung der Ergebnisse des Budgetprozesses der Foundation

Das Kuratorium ist für die Festlegung des Budgets der Foundation verantwortlich. In der Praxis verlässt es sich dabei auf das Auditkomitee, das die Erstellung des Jahresplans durch die Geschäftsleitung überwacht. Dieser wird vor Ende des Geschäftsjahres im Juni verabschiedet. Das Kuratorium genehmigt außerdem die Finanzierung von Wikimedia-Chaptern und anderen Organisationen weltweit, die vom Funds Dissemination Committee bewilligte Zuschüsse erhalten. Im Rahmen des Budgetierungsprozesses legt das Kuratorium auch die Ziele für den Plan der Foundation zur Spendensammlung fest.

Recommendations

• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Finanzdirektors bei der effizienten Entwicklung und Genehmigung des Jahresbudgets mit Schwerpunkt auf wirkungsvollen Programmen.
• Aktive Prüfung der Finanzierungsempfehlungen von Beratungskomitees, wie beispielsweise dem Funds Dissemination Committee.

4. Beaufsichtigung der Geschäftsleitung (aber keine Einmischung)

Das Kuratorium ist für die Einstellung und Beurteilung des Geschäftsführers verantwortlich. Es sollte mit dem Geschäftsführer zusammenarbeiten, um den laufenden Betrieb und die Leistung der Organisation zu überwachen. Die Vergütung des Geschäftsführers und anderer Führungskräfte sollte vom Kuratorium unter Berücksichtigung der Empfehlungen und Richtlinien des Komitees für menschliche Ressourcen genehmigt werden.

Empfehlungen

• Der Geschäftsleitung regelmäßig Rückmeldung und Unterstützung geben.
  • Leitung: HR-Komitee
• Auf strukturierte und effektive Weise Einrichtung von Kanälen zur Rückmeldung über den Vorsitzenden/stellvertretenden Vorsitzenden und das HR-Komitee.
  • Leitung: HR-Komitee
• Keine Einmischung in den täglichen Betrieb der Foundation
• Vermeidung inhaltlicher Mitteilungen des Kuratoriums an die Mitarbeiter ohne entsprechende Abstimmung mit dem Geschäftsführer und dem Vorsitzenden und Festlegung von Normen für die Interaktion zwischen Kuratorium und Mitarbeitern.

5. Verbesserung der internen Führungsprozesse

Der Vorsitzende des Kuratoriums ist, unterstützt vom Geschäftsführer und dem Schriftführer des Kuratoriums, für die Festlegung der Tagesordnung des Kuratoriums verantwortlich. Er ist außerdem zuständig für die weitere Aufgabenverteilung im Kuratorium und stellt sicher, dass das Kuratorium angemessen vom Führungskomitee, dem Auditkomitee und dem Komitee für menschliche Ressourcen unterstützt wird.

In der Praxis wählt das Kuratorium in der ersten Sitzung des Geschäftsjahres einen Vorsitzenden und die Komiteemitglieder. Der Vorsitzende erstellt die jährliche Agenda für das Kuratorium und bespricht diese mit dem Geschäftsführer und dem Schriftführer. Das Kuratorium tagt vierteljährlich oder bei Bedarf auch häufiger.

Das Führungskomitee ist für die regelmäßige Selbstevaluation des Kuratoriums sowie für die Empfehlung von Verbesserungen hinsichtlich der Zusammensetzung, der internen Prozesse und der Weiterentwicklung des Kuratoriums zuständig.

Empfehlungen

• Zusätzlich zum Handbuch des Kuratoriums und bestehenden Schulungen Bereitstellung einer Einführung in die Mission und Führung von Wikimedia für alle Mitglieder des Kuratoriums. Diese Einführung sollte auch ein Online-Training für neue Mitglieder des Kuratoriums während ihrer Einarbeitungsphase umfassen.
  • Leitung: Schriftführer
• Erstellung eines neuen "Verhaltenskodex" und weiterer Richtlinien für Mitglieder des Kuratoriums, um ein klares Verständnis der Erwartungen an Vertraulichkeit, Führung und Mitwirkung zu gewährleisten. Die Mitglieder des Kuratoriums sollen den Verhaltenskodex unterzeichnen und damit ihre Zustimmung bestätigen.
• Von jedem Mitglied des Kuratoriums die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung verlangen.
• Sicherstellung, dass das Führungskomitee Mitglieder mit vielfältiger Erfahrung im Bereich der Organisationsführung hat, um neue Perspektiven einzubringen.
• Sicherstellung, dass der Vorsitzende und das Führungskomitee eng zusammenarbeiten, um die Führungsprozesse kontinuierlich zu optimieren, ohne das gesamte Kuratorium von wichtigen inhaltlichen Themen abzulenken.
• Einstellung unproduktiver Besprechungen und Depriorisierung unwichtiger Themen.
  • Leitung: Vorsitzender
• Erstellung klarer Verantwortlichkeitsmatrizen (wie RASCI) für die Entscheidungsfindung und Formulierung von Projektmanagementpraktiken.
  • Leitung: Vorsitzender
• Delegation von Aufgaben an Komitees, deren Mitglieder über ausreichend Erfahrung und Fachwissen verfügen, um Probleme zu lösen, und Vermeidung von Mikromanagement durch das gesamte Kuratorium.
  • Leitung: Vorsitzender
• Bei Bedarf Rückgriff auf die Unterstützung durch das Personal und Bereitstellung klarer Anweisungen, um Aufgaben zu erledigen (wobei die Ressourcenbeschränkungen stets zu berücksichtigen sind).
• Regelmäßige Kommunikation außerhalb von Sitzungen, Förderung des Teamgeistes durch gemeinsame Aktivitäten und Erledigung organisatorischer Angelegenheiten nach Möglichkeit durch Online-Abstimmungen.