Anjuran Tata Kelola Dewan (April 2016)

Anjuran Dewan Wali Amanat Yayasan Wikimedia untuk pembagusan Tata Kelola

Ringkasan

Ini adalah anjuran-anjuran awal untuk memperbagus tata kelola bagi Yayasan Wikimedia. Anjurannya didasarkan pada tanggung jawab baku bagi dewan nirlaba, dan juga pengambilan keputusan, pengawasan, dan peran kepemimpinan yang diterangkan dalam Buku Pegangan Dewan WIkimedia. Ini juga mencerminkan pengamatan kami tentang bagaimana seharusnya Dewan bekerja sama, memperbagus kepakaran tata kelolanya, dan fokus pada gambaran besar sambil menghindari keputusan reaktif.

Dewan harus memperbagus daya tampungnya dalam peran-peran berikut:

1. Mengembangkan dan mempermaju misi dan arah strategis Wikimedia;
2. Melindungi sumber daya Yayasan;
3. Mengawasi dan menyetujui hasil dari proses anggaran Yayasan;
4. Mengawasi (tetapi tidak mencampuri) pengelolaan; dan
5. Memperbagus proses tata kelola internal.

1. Mengembangkan dan mempermaju misi Wikimedia

Dewan Wali Amanat bertanggung jawab untuk menyetujui dan memelihara misi, prinsip-prinsip panduan, dan nilai-nilai Yayasan Wikimedia. Dewan mengawasi strategi Yayasan, yang dikembangkan oleh Pengarah Eksekutif (ED), dan juga kebijakan tingkat tinggi utama Yayasan. Praktik-praktik dan Anggaran Dasar Dewan mencerminkan filsafat, sejarah, dan tantangan akan tata kelola komunitas.

Para anggota dewan mempunyai tugas fidusia yang sama kepada organisasi, terlepas dari apakah mereka dipilih oleh komunitas atau Dewan. Tugas ini mencakup, antara lain, kewajiban untuk bersikap transparan sambil menjaga kerahasiaan informasi tertentu. Dewan harus secara serentak mematuhi prinsip panduan transparansi sambil menyeimbangkan kebutuhan akan kemangkusan dan ketepatgunaan. Anggota dewan dan staf harus menghindar dari merusaki nama baik dan reputasi Wikimedia dan Wikipedia.

Anjuran

• Terlibat dalam percakapan berkala tentang misi Wikimedia untuk memastikan misi tersebut dipermaju secara mangkus dan semenggah.
• Hindari membiarkan sudut pandang minoritas menyita perhatian Yayasan dan Dewan secara tidak seimbang.
• Pastikan adanya agenda tahunan yang berbobot dan proaktif yang selaras dengan strategi Yayasan.
  • Pimpinan: Ketua
• Tetapkan kalender tahunan dengan empat rapat tatap muka triwulanan, termasuk kesempatan bagi Dewan untuk membahas persoalan-persoalan utama dan membangun pemahaman bersama tentang topik-topik penting.
  • Pimpinan: Ketua

2. Melindungi sumber daya Yayasan.

Yayasan bertanggung jawab atas sumber daya yang besar, termasuk (a) Wikipedia dan situs-situs proyek saudaranya; (b) merek dan merek dagang terkait yang mewakili nama baik Wikipedia; (c) staf Yayasan Wikimedia; dan (d) dana penyumbang yang disumbangsihkan ke misi kami.

Dewan meninjau risiko-risiko Yayasan dan rencana untuk memitigasi risiko itu secara berkala. Panitia Audit menyediakan tinjauan yang lebih rinci atas kinerja keuangan organisasi, penggunaan aset, dan kecukupan atas kendali internal.

Anjuran

• Secara giat terlibat sebagai anggota Dewan ketika meninjau keuangan, risiko, rencana mitigasi, dan metrik Yayasan.
• Pastikan Dewan dan pemimpin senior punya informasi, kepakaran, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengatasi dan memperkirakan risiko.
• Pastikan Panitia Audit secara giat dan terlibat mendukung CFO.
• Bantu ED seperlunya untuk mempekerjakan kepemimpinan yang berpengalaman dan senior ketika kedudukan-kedudukan terbuka pada tingkat C.

3. Mengawasi dan menyetujui hasil dari proses anggaran Yayasan

Dewan bertanggung jawab untuk menetapkan anggaran Yayasan. Dalam praktiknya, Dewan mengandalkan Panitia Audit untuk mengawasi perkembangan ED atas rencana tahunan, yang disetujui sebelum akhir tahun anggaran pada Juni. Dewan juga menyetujui pendanaan bagi cabang-cabang Wikimedia dan organisasi lainnya di dunia yang menerima hibah yang disetujui Panitia Penyebaran Dana. Sebagai bagian dari proses penganggaran, Dewan juga menetapkan sasaran untuk rencana penggalangan dana Yayasan.

Anjuran

• Dukung ED dan CFO dalam mengembangkan dan menyetujui anggaran tahunan secara tepat guna, dengan fokus pada program berdampak tinggi.
• Secara giat tinjau anjuran pendanaan dari panitia penasihat, misal Panitia Penyebaran Dana.

4. Mengawasi (tetapi tidak mencampuri) pengelolaan

Dewan bertanggung jawab untuk mempekerjakan dan mengevaluasi ED. Dewan harus bekerja dengan ED untuk mengawasi operasional dan kinerja rutin organisasi. Kompensasi bagi ED dan pemimpin senior lain harus disetujui oleh Dewan, dengan anjuran dan panduan dari Panitia Sumber Daya Manusia.

Anjuran

• Sediakan umpan balik dan dukungan teratur kepada ED.
  • Pimpinan: Panitia SDM
• Mapankan saluran umpan balik melalui Ketua/Wakil Ketua dan panitia SDM secara terstruktur dan mangkus.
  • Pimpinan: Panitia SDM
• Jangan mencampuri operasional harian Yayasan
• Hindari komunikasi substansial Dewan dengan staf tanpa koordinasi yang tepat dengan ED dan Ketua dan mapankan norma untuk interaksi antara Dewan dan staf.

5. Memperbagus proses tata kelola internal.

Ketua Dewan, dengan dukungan dari ED dan Sekretaris Dewan, bertanggung jawab untuk menetapkan agenda Dewan. Ketua bertanggung jawab untuk melimpahkan urusan Dewan lebih lanjut, dan memastikan bahwa Dewan didukung dengan baik oleh Panitia Tata Kelola, Panitia Audit, dan Panitia Sumber Daya Manusia.

Dalam praktiknya, Dewan memilih seorang Komite dan keanggotaan panitia pada rapat pertama tahun anggaran keorganisasian. Ketua menetapkan agenda tahunan untuk Dewan, dan membahas rencana ini dengan ED dan Sekretaris. Dewan rapat setiap triwulan, atau lebih bila perlu.

Panitia Tata Kelola bertanggung jawab untuk evaluasi diri Dewan secara teratur, dan juga menganjurkan pembagusan untuk komposisi, proses internal, dan perkembangan Dewan.

Anjuran

• Sediakan pengenalan ke misi dan tata kelola Wikimedia untuk semua wali amanat, selain buku pegangan Dewan dan pelatihan yang sudah ada. Pengenalan ini harus menyertakan pelatihan dari bagi wali amanat baru selama orientasi.
  • Pimpinan: Sekretaris
• Mapankan "kode etik" baru dan panduan lainnya bagi anggota Dewan untuk memastikan pemahaman yang jelas tentang kerahasiaan, tata kelola, dan harapan keterlibatan. Minta anggota Dewan untuk menandatangani, sebagai bukti persetujuan mereka terhadap kode etik ini.
• Wajibkan tiap anggota Dewan untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan.
• Pastikan Panitia Tata Kelola mempunyai anggota dengan pengalaman yang beragam dan kuat dalam tata kelola keorganisasian untuk menyediakan sudut pandang baru.
• Pastikan Ketua dan Panitia tata Kelola bekerja sama dengan erat untuk terus mengoptimalkan proses tata kelola, tanpa mengalihkan perhatian seluruh Dewan dari topik-topik berbobot yang berpengutamaan tinggi.
• Hindari rapat yang tak produktif dan kurangi pengutamaan topik yang tak penting.
  • Pimpinan: Ketua
• Mapankan matriks penugasan tanggung jawab (seperti RASCI) dalam pengambilan keputusan dan rumuskan praktik pengelolaan proyek.
  • Pimpinan: Ketua
• Limpahkan tugas-tugas ke panitia yang anggotanya punya pengalaman dan kepakaran memadai untuk menyelesaikan persoalan, dan menghindari campur tangan yang tidak diperlukan dari seluruh Dewan.
  • Pimpinan: Ketua
• Andalkan dan sediakan panduan yang jelas tentang dukungan staf ketika diperlukan untuk menyelesaikan tugas (sambil tetap memperhatikan keterbatasan sumber daya).
• Berkomunikasi secara teratur di luar rapat, bangun keakraban melalui beberapa acara sosial, dan selesaikan urusan tata usaha dengan pemungutan suara daring kapan pun memungkinkan.