Panitia:Piagam Panitia Audit

Tujuan

Panitia Audit ("Panitia") bertujuan untuk membantu Dewan Wali Amanat ("Dewan") Yayasan Wikimedia ("Yayasan") dalam mengawasi:

• Kepaduan pelaporan keuangan Yayasan dan pengendalian internal terkait, aktivitas akuntansi dan pengelolaan keuangan, serta keandalan dan kecukupan pengungkapan keuangan yang berkaitan dengan laporan keuangan yang diaudit, Formulir 990, dan pengungkapan serta komunikasi yang diterbitkan lainnya yang berkaitan dengan masalah keuangan;
• Tren dalam laporan atau pengungkapan oleh pengelolaan Yayasan sehubungan dengan penipuan atau pelanggaran hukum apa pun, dan rancangan pengendalian internal pengelolaan untuk membatasi kejadian tersebut serta laporan tentang hal-hal lainnya.
• Pengangkatan dan hubungan dengan pengaudit mandiri, sebagaimana diatur dalam piagam ini;
• Pengelolaan keuangan, termasuk investasi dan kinerja terhadap rencana dan anggaran;
• Kesahihan anggapan yang digunakan dalam proyeksi anggaran multi-tahun dan pengembangan Rencana Tahunan serta anggaran;
• Dampak anggaran terkait dengan kebijakan dan praktik kompensasi Yayasan;
• Pendekatan Yayasan terhadap Pengelolaan Risiko Perusahaan, kecukupan mitigasi yang mengatasi risiko tersebut, dan tren dalam metrik atau pengukuran utama apa pun yang berkaitan dengan mitigasi;
• Tinjauan terhadap upaya-upaya untuk memperbagus ketepatgunaan dan kemangkusan operasional bisnis; dan
• Persyaratan audit internal sesuai kebutuhan.

Keanggotaan dan Organisasi

Keanggotaan Panitia

Dewan akan menunjuk setidaknya tiga wali amanat untuk bertugas sebagai anggota Panitia. Dewan juga dapat menunjuk satu atau lebih wali amanat tambahan untuk bertugas sebagai anggota Panitia pengganti, untuk bertindak menggantikan anggota Panitia yang berhalangan hadir. Penunjukan anggota Panitia berlaku untuk jangka waktu satu tahun; namun, penunjukan tersebut akan diperpanjang otomatis untuk jangka waktu satu tahun tambahan kecuali wali amanat yang ditunjuk digantikan sebagai anggota Panitia atau keanggotaan panitia mereka diakhiri oleh Dewan. Dewan akan menunjuk satu wali amanat untuk bertugas sebagai Ketua Panitia untuk jangka waktu dua tahun. Masa jabatan Ketua Panitia akan diperpanjang otomatis dan berlanjut hingga digantikan oleh Dewan atau pengunduran diri.

Tiap anggota Panitia harus mandiri dan bebas dari hubungan atau konflik kepentingan apa pun terkait dengan Yayasan yang dapat mengganggu, atau tampak mengganggu, kemampuan anggota Panitia untuk membuat penilaian mandiri mengenai keuangan Yayasan.

Dewan harus berupaya menunjuk setidaknya satu anggota dewan yang punya keahlian terkait dengan tugas-tugas Panitia Audit sebagai anggota yang punya hak suara.

Anggota Penasihat Sukarela

Panitia dapat menunjuk anggota penasihat sukarela untuk berpartisipasi dalam rapat dan musyawarah Komite. Anggota penasihat sukarela akan resmi dinominasikan oleh Ketua Panitia berdasarkan kualifikasi dan keahlian mereka (sebagaimana ditentukan oleh Ketua Panitia atas kebijaksanaannya sendiri) dan disetujui oleh mayoritas Panitia. Anggota penasihat sukarela akan ditunjuk oleh Panitia untuk masa jabatan satu tahun yang dapat diperpanjang. Semua anggota penasihat sukarela harus mematuhi persyaratan pengungkapan dan sertifikasi yang sama yang dipersyaratkan oleh Dewan berdasarkan Kebijakan Konflik Kepentingan Yayasan. Anggota penasihat sukarela tidaklah boleh menjadi anggota Panitia yang punya hak suara.

Staf Yayasan

Kepala Keuangan dan Kantor Kepala Eksekutif akan menyediakan dukungan staf kepada Panitia seperlunya agar Panitia bisa berfungsi secara mangkus. Ketua Panitia dapat mengundang staf Yayasan untuk menghadiri rapat bila perlu. Anggota staf tdaklah boleh menjadi anggota Panitia yang punya hak suara.

Tanggung jawab

Selain tanggung jawab khusus yang tercantum di bawah ini, Dewan dapat merevisi Piagam untuk mencakup tanggung jawab tambahan lebih lanjut sesuai dengan tujuan keseluruhan Panitia.

Panitia sepatutnya:

• Akuntansi dan Pelaporan Keuangan
  • Meninjau sebelum penyelesaian dan menyetujui penerbitan laporan keuangan tahunan yayasan yang teraudit bersama pengelolaan dan pengaudit mandiri;
  • Seperlunya, meninjau dan membahas dengan pengelolaan dan pengaudit mandiri; persoalan pelaporan keuangan yang berarti dan pernilaian yang dibuat sehubungan dengan persiapan atas pernyataan keuangan Yayasan; perubahan dalam US GAAP dan efek yang dimiliki perubahan demikian pada pernyataan keuangan Yayasan; dan perubahan berarti dalam prinsip akuntansi, kebijakan pelaporan keuangan, dan kendali internal yang diterapkan Yayasan;
  • Meninjau dan menyetujui informasi yang hendak dilapor ke Jasa Pendapatan Internal pada Formulir 990 dan Formulir 990-T tahunan Yayasan;
  • Menyetujui keterlibatan konsultan luar atau firma audit dalam perkara yang berkaitaan dengan keuangan dan akuntansi, kendali internal, dan proses bisnis untuk menyediakan penjaminan wajar dan meninjau kebijakan dan tata cara yang ada guna mencegah dan mengenali kecurangan;
• Pengawasan Pengaudit Mandiri
  • Mengangkat dan menghentikan pengaudit luar;
  • Menyetujui ketentuan pengangkatan termasuk penjaminan kemandirian, biaya, dan ketentuan;
  • Menyetujui pelaksanaan layanan non-audit apa pun yang akan disediakan firma pengauditan;
  • Mengawasi pekerjaan pengaudit luar yang akan melapor langsung ke Panitia pada rencana audit, pernyataan keuangan teraudit, Formulir 990, Formulir 990-T, dan urusan perbincangan yang dikenali selama audit;
  • Meninjau dan menetukan apakah menerima audit;
  • Berkonsultasi dengan pengaudit untuk meyakinkan Panitia bahwa urusan keuangan Yayasan dalam keadaan tertib;
  • Membahas dan menyepakati dengan pengelolaan Yayasan mengenai pewaktuan, persyaratan dan alasan untuk melakukan penawaran ulang pekerjaan pengaudit luar;
• Perencanaan dan Analisis Keuangan
  • Meninjau dan membahas draf rencana dan anggaran tahunan, bagaimana penyusunannya, termasuk skenario keuangan multi-tahun, anggapan pendapatan dan pengeluaran utama, serta dampak dari tarik-ulur (trade-offs) yang dimasukkan dalam anggaran;
  • Meninjau dan membahas dengan pengelolaan mengenai pemantauan hasil keuangan Yayasan terhadap rencana tahunan dan proyeksi, selisih dari anggaran yang melebihi panduan Dewan saat ini, pembaruan proyeksi dan cadangan modal kerja, termasuk anggapan utama dan tindakan yang diambil atau diperlukan untuk memastikan kemantapan keuangan;
  • Meninjau dan memberi anjuran ke Dewan perihal persetujuan atas komitmen bahan apa pun yang belum disertakan dalam anggaran yang tersetujui dan yang melebihi penyerahan wewenang ke Yayasan;
  • Memantau ukuran dan pemakaian cadangan modal kerja serta menganjurkan tindakan ke dewan penuh akan perubahan apa pun pada kebijakan saat ini;
  • Meninjau dampak keuangan dari anak perusahaan yang sudah ada atau yang terusulkan;
• Kompensasi Staf
  • Review and approve the annual staff country-based increases and merit plans as recommended by the Chief Executive Officer in the context of relevant market data for comparative organizations and job categories;
  • Review changes related to the Foundation’s compensation policies that have material budgetary impact, including executive compensation, benefits, severance, and retention;
• Capital Management and Investments
  • Approve changes to the investment policy and strategy as needed;
  • Monitor investment performance semi-annually against plan and benchmarks and approve any investment decisions as needed consistent with the Investment policy.
  • Receive and review an annual update on the Environmental, Social and Governmental (ESG) profile of the investment portfolio;
• Enterprise Risk Management
  • Review and discuss with management the Foundation's enterprise risk assessment, the management of major risk exposures, the steps management has taken to monitor and control such exposures and trends in key risk metrics, and review responsibilities related to financial compliance activities as determined by materiality and severity of non compliance;
• Other Matters
  • Review proposed changes to policies and procedures related to approval of gift acceptance and use for the Foundation and its subsidiaries including the thresholds and terms for gifts that require board approval prior to acceptance;
  • Review and discuss trends in complaints received by the Foundation regarding questionable accounting, internal controls, or auditing matters, and the confidential submission by employees of other areas of concern regarding fraud, abuse, and other wrongdoing; and
  • Receive annual statistics regarding the receipt, investigation, and resolution of personnel complaints, including any concerning or notable trends;
  • Review with the General Counsel legal matters and emerging legal trends that may have a material financial impact;
  • At least annually, review the effects of Foundation efforts to improve the effectiveness of business operations.

Procedures and Processes

Unless specified otherwise in this Charter, the Committee shall follow the same rules and practices as the full Board follows for its meetings, decision-making, and recordkeeping.

Meetings

The Committee shall meet at least once per quarter, and otherwise as deemed necessary by the Committee Chair. The required attendees are the Committee members and the relevant staff members as determined by the meeting agenda. Trustees serving as alternate Committee members (if any) are not required attendees; they may not vote unless appointed by the Committee Chair to act in the place and stead of an absent regular Committee member. A quorum is a majority of the voting Committee members, and a majority of voting members present shall decide any question brought before the Committee. A meeting may be in person, by telephone, or videoconference so long as all participants are able to hear one another and participate in simultaneous deliberation.

Reporting

At each regular Board meeting, the Committee Chair shall report to the full Board on the Committee's activities since the last regular Board meeting. Each meeting will have an agenda and minutes, which will be available to the Board and relevant staff.

Self-Evaluation

On an annual basis, the Committee will perform a self-assessment, and will review and reassess this charter. The result will be reported to the full Board and include any recommended changes to the Committee activities or its charter.

Independent Auditors and Management

The Committee has the authority in consultation with the Chair of the Board, at the expense of the Foundation, to retain independent auditors, accountants, or other advisors as it deems appropriate to carry out its duties. The Committee has sole authority to approve related fees and retention terms.

Pemutakhiran dan Perevisian

The Charter shall be reviewed by management and the audit committee chair annually and any proposed revisions or additions will be discussed with the Chair of the Board and the Committee before voting to approve the changes and recommend that the Board approve the revised Charter.

The committee shall ensure it meets all of its responsibilities annually. Foundation management shall provide a log cross referencing the responsibilities laid out in this charter to agenda items to ensure coverage was met.