Panitia:Piagam Panitia Pemilihan
Tujuan
Panitia Pemilihan ("Panitia") bertujuan untuk membantu rancangan dan penerapan atas proses Komunitas dan Afiliasi dalam memilih anggota Dewan Wali Amanat Yayasan Wikimedia ("Dewan"). Panitia mungkin juga membantu kedudukan pilihan komunitas serupa sebagaimana ditentukan Dewan.
Keanggotaan dan Organisasi
Anggota Panitia
Panitia hendak terdiri atas setidaknya 5 anggota tetapi tidak melebihi 15. Anggota Panitia ini diangkat oleh Panitia Tata Kelola Dewan, setelah konsultasi dengan anggota Panitia yang berkedudukan, selama 3 tahun jabatan. Lama jabatan seorang anggota Panitia tidaklah dibatasi. Dalam memilih dan mengangkat anggotanya, Panitia Tata Kelola hendak berupaya mewakili luasnya keragaman dalam gerakan Wikimedia dan dunia yang dilayani gerakan itu.
Seorang anggota hendak menjaga kedudukannya hingga jabatannya berakhir atau hingga jabatannya terisi anggota lain yang diangkat oleh Panitia Tata kelola. Panitia Tata Kelola boleh mencopot dan mengganti seorang anggota atas alasan yang disetujui pungutan suara mayoritas. Siapa pun anggota Panitia yang diangkat untuk mengisi kekosongan hendak hanya menjabat selama sisa masa jabatan pendahulunya kecuali diangkat kembali.
Anggota Panitia Pemilihan tidaklah layak untuk mencalon dirinya ulang dalam pemilihan yang direncanakan, diselenggara, atau diawasi oleh Panitia Pemilihan selama 18 bulan setelah berakhirnya masa jabatan mereka di Panitia itu.
Penjabat
Panitia hendak mengangkat seorang Ketua dari anggotanya untuk masa jabatan satu tahun. Sang Ketua bertanggung jawab atas memimpin rapat dan operasional Panitia.
Panitia juga boleh mengangkat seorang Wakil Ketua dari anggotanya untuk masa jabatan satu tahun. Sang Wakil Ketua hendak mengambil alih tanggung jawab sang Ketia bila sang Ketua tidak tersedia.
Anggota Penasihat
Panitia boleh mengangkat penasihat tanpa hak suara yang mungkin diundang untuk menghadiri rapat Panitia atau untuk menyedia masukan dan nasihat ke Panitia. Panitia hendak merinci ketentuan pengangkatan penasihat dalam resolusi pengangkatannya. Anggota penasihat tidak boleh mempunyai hak suara.
Staf Yayasan Wikimedia
Yayasan Wikimedia dapat menugaskan anggota staf untuk mendukung Panitiia dalam operasionalnya dan membantu Panitia untuk berfungsi secara mangkus. Staf Yayasan mungkin menyedia nasihat ke Panitia berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka. Anggota staf tidak boleh mempunyai hak suara.
Penghubung Dewan
Dewan dapat mengangkat penghubung ke Panitia untuk mempermudah komunikasi dan koordinasi antara Panitia dan Dewan. Penghubung Dewan hendak berupa titik hubung utama Panitia dengan Dewan, dan hendak bertugas untuk memutakhirkan kegiatan Dewan dan Panitia dan memutakhirkan Panitia tentang kegiatan Dewan yang bersangkutan. Penghubung Dewan dapat meminta informasi terkait operasional Panita seperlunya untuk melaksanakan peran mereka. Anggota Dewan tidak boleh mempunyai hak suara.
Tanggung jawab
Pemilihan Dewan Wali Amanat
Panitia mempunyai tanggung jawab di setiap tahap proses pemilihan Wali Amanat bagi Komunitas dan Afiliasi, sebagaimana ditetapkan dalam Pasal IV, Bagian 3(C) dalam Anggaran Dasar Yayasan, termasuk:
- Linimasa – Bekerja sama dengan staf untuk menentukan dan mengomunikasikan uraian linimasa pemilihan, berdasarkan tanggal akhir yang ditetapkan oleh Dewan.
- Pencalonan – Bekerja sama dengan staf dan berkonsultasi dengan Dewan untuk merancang proses pengumpulan dan peninjauan pernyataan calon.
- Penjangkauan – Bekerja sama dengan staf untuk menjangkau berbagai komunitas Wikimedia dengan informasi tentang pemilihan, termasuk pemungutan suara dan seruan untuk para calon.
- Sukarelawan – Menentukan apakah diperlukan relawan tambahan untuk membantu tata usaha pemilihan serta bekerja sama dengan staf untuk merekrut dan mengoordinasikan para sukarelawan.
- Komunikasi – Meninjau komunikasi tentang pemilihan yang disusun oleh staf dan berkolaborasi dalam menentukan kapan komunikasi harus dikeluarkan oleh Panitia, oleh staf, atau oleh Dewan.
- Evaluasi – Membantu meninjau calon berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh Dewan.
- Pengampanyean – Menetapkan dan menegakkan aturan mengenai cara calon bisa berkampanye serta mengawasi proses pengajuan pertanyaan kampanye kepada calon.
- Pemungutan Suara – Menentukan cara pemungutan suara dan kriteria kelayakan pemberi suara, serta bekerja sama dengan staf untuk menentukan anjungan pemungutan suara dan meninjau permintaan kelayakan pemberi suara.
- Hasil – Meninjau dan mengumumkan hasil pemungutan suara.
Panitia, staf, dan Dewan hendak berkolaborasi untuk menetapkan pembagian tanggung jawab yang lebih rinci, seperlunya. Bila perlu, Dewan hendak menjadi pemutus akhir atas pertanyaan atau perselisihan terkait peran dan tanggung jawab. Semua aspek dalam proses pemilihan wali amanat berada di bawah wewenang Dewan, sebagaimana ditetapkan oleh hukum yang berlaku, Anggaran Dasar Yayasan Wikimedia, dan dokumen tata kelola lainnya.
Pemilihan Lain
Dewan dapat meminta saran dan bantuan dari Panitia mengenai pemilihan Wikimedia untuk kedudukan lain atau pemungutan suara yang mencakup seluruh gerakan.
Tata Cara dan Proses
Rapat
Panitia hendak menentukan waktu dan tempat rapatnya. Mereka dapat rapat secara daring maupun bertatapan muka. Agar Panitia dapat mengambil tindakan dan mengambil keputusan pada rapat, harus ada kuorum. Kuorum sepatutnya terdiri atas mayoritas anggota Panitia yang mempunyai hak suara.
Resolusi
Panitia hendak mengambil tindakan dalam bentuk resolusi. Resolusi dapat diadopsi pada rapat dengan persetujuan dari mayoritas anggota Panitia berhak suara yang menghadiri rapat. Resolusi dapat diadopsi di luar rapat dengan persetujuan tertulis dari anggota berhak suara yang bertugas di Komite pada saat itu. Panitia dapat menciptakan aturan dan tata cara tambahan untuk mengusulkan, memberi suara, dan menerbitkan resolusi.
Subpanitia
Panitia Pemilihan dapat menciptakan subpanitia untuk memimpin pekerjaan untuk proyek atau proses tertentu. Panitia lengkap masih bertanggung jawab atas pekerjaan subpanitia, jadi subpanitia hendak bertanggung jawab untuk melaporkan kegiatan mereka ke Panitia lengkap dengan tepat wkatu. Dalam menciptakan subpanitia, Panitia harus mempertimbangkan keputusan dan wewenang apa yang tidak boleh sepenuhnya diserahkan ke subpanitia.
Anggaran
Panitia dapat meminta pendanaan dari Yayasan Wikimedia untuk kegiatannnya, termasuk:
- biaya operasional umum;
- perjalanan dan biaya untuk rapat tatap muka Panitia;
- perjalanan dan biaya bagi anggota Panitia untuk menghadiri acara, rapat, dan konferensi sebagai perwakilan Panitia;
- Pembinaan tim dan pengembangan Panitia; dan
- mempekerjakan konsultan luar.
Panitia hendak mengikuti semua persyaratan pencatatan dan pelaporan yang ditetapkan oleh staf Yayasan untuk anggaran mana pun yang dijatahkan oleh Yayasan.
Pencatatatan dan Pelaporan
Panitia hendak menjaga catatan tertulis tentang;
- Keanggotaan Panitia;
- resolusi teradopsi;
- catatan komunikasi;
- notulen rapat, termasuk setidaknya semua keputusan dan tindakan yang diambil dalam rapat; dan
- Anggaran dan pengeluaran Panitia.
Yayasan dapat menyediakan staf untuk mendukung pencatatan ini. Panitia hendak menjadikan catatan tersebut tersedia bagi Dewan dan staf Yayasan atas permintaan. Panitia hendak melaporkan kegiatannya ke Dewa lewat Penghubung Dewan setidaknya sekali tiap tiga bulan.
Piagam ini disetujui Panitia Tata Kelola Dewan Wali Amanat pada 6 April 2023.