Panitia:Piagam Panitia Tata Kelola

Tujuan

Panitia Tata Kelola ("Panitia") bertujuan untuk memastikan Dewan Wali Amanat ("Dewan") Yayasan Wikimedia ("Yayasan") memenuhi kewajiban hukum dan fidusianya, dan untuk memperbaiki tata kelola, ketepatgunaan, dan kemangkusannya seiring waktu.

Keanggotaan dan Organisasi

Anggota Panitia

Dewan akan mengangkat setidaknya tiga wali amanat sebagai anggota Panitia. Salah satu dari mereka akan menjadi Ketua Panitia selama dua tahun jabatan. Dewan juga akan mengangkat wali amanat tambahan sebagai anggota pengganti yang mengambil alih peran anggota biasa yang tak hadir. Pengangkatannya adalah satu tahun jabatan, tetapi bisa diperpanjang otomatis selama satu tahun lagi kecuali keanggotaannya tergantikan, atau dihentikan oleh Dewan. Masa jabatan Ketua akan otomatis diperpanjang dan berlanjut hingga pengunduran diri atau digantikan oleh Dewan.

Tiap anggota Panitia harus terbatas dari segala hubungan atau pertentangan kepentingan terkait dengan Yayasan atau staf Yayasan yang dapat mengganggu, atau tampak menganggu, kemampuan anggota dalam membuat penilaian mandiri mengenai tata kelola Dewan. Dewan juga akan mengangkat satu atau lebih penghubung ke Panitia Pemilihan yang juga merupakan anggota Panitia Tata Kelola.

Dewan akan mengangkat setidaknya satu wali amanat sebagai anggota Panitia yang berhak suara. Wali amanat tersebut mesti punya pengalaman dengan persoalan dewan milik badan usaha nirlaba lain sebelumnya, yang mungkin sempat direkrut untuk kedudukan tertentu, atau mengawasi maupun mengaudit tata kelola dan keuangan badan tersebut.

Anggota Penasihat Sukarela

Panitia dapat mengangkat dan mengikutsertakan anggota penasihat sukarela untuk rapat dan musyawarah. Anggota sukarela ini secara formal dicalonkan oleh Ketua Panitia menurut kemampuannya, dan disetujui oleh mayoritas anggota Panitia. Anggota penasihat sukarela diangkat dengan masa jabatan satu tahun yang bisa diperpanjang. Semua anggota penasihat sukarela harus mematuhi persyaratan pengungkapan dan sertifikasi yang sama yang diwajibkan oleh Dewan di bawah kebijakan Yayasan mengenai Pertentangan Kepentingan. Anggota penasihat sukarela tidak boleh mengikuti pungutan suara.

Staf Yayasan

Penasihat Hukum Umum dan Kantor Kepala Eksekutif akan menyediakan dukungan staf kepada Panitia seperlunya untuk memungkinkannya berfungsi secara mangkus. Ketua Panitia dapat mengundang staf Yayasan untuk menghadiri rapat seperlunya. Anggota staf tidak boleh mengikuti pungutan suara.

Tanggung jawab

Pada dasarnya, Panitia bertanggung jawab atas struktur, kebijakan, dan tata cara yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan Dewan akan kewajiban fidusia dan hukumnya dan mempermudah perbaikan tata kelola, ketepatgunaan, dan kemangkusan Dewan. Selain tanggung jawab khusus yang tertera di bawah ini, Dewan dapat menyerahkan wewenang tanggung jawab lebih lanjut kepada Panitia bila diperlukan.

Kebijakan dan Tata Cara

• Mengoordinasi dan mengawasi evaluasi rutin terhadap Dewan secara menyeluruh terkait praktik tata kelola, kepatuhan, dan kinerjanya;
• Secara rutin dan seperlunya meninjau anggaran dasar Yayasan, dan dengan konsultasi Kepala Eksekutif dan Penasihat Hukum Umum, menganjurkan perubahan apa pun kepada Dewan lengkap terkait Anggaran Dasar;
• Secara rutin dan seperlunya meninjau Kebijakan Yayasan tentang Konflik Kepentingan, dan dengan konsultasi Kepala Eksekutif dan Penasihat Hukum Umum, menganjurkan perubahan apa pun kepada Dewan lengkap untuk pertimbangan; dan
• Secara rutin dan seperlunya meninjau Kode Etik Dewan Wali Amanat dan mengamjurkan perubahan apa pun kepada Dewan lengkap untuk pertimbangan.

Komposisi Dewan

• Membuat dan mengurus dokumentasi tentang keterampilan dan pengalaman yang diperlukan pada Dewan, termasuk mengenali persyaratan mana yang telah maupun tidak dipenuhi oleh wali amanat yang menjabat;
• Merekrut dan menganjurkan calon untuk kursi wali amanat pilihan Dewan untuk ditinjau dan dipertimbangkan sepenuhnya; dan
• Mempermudah proses pemilihan untuk wali amanat pilihan komunitas dan afiliasi, termasuk:
  • berkoordinasi dengan badan komunitas terkait (seperti Panitia Pemilihan), termasuk memilih anggota panitia seperlunya;
  • berkoordinasi dengan panitia Dewan yang terkait;
  • mengusulkan dan meninjau aturan serta kebijakan untuk proses pemilihan, termasuk yang terkait dengan hak pungutan suara, jadwal, dan kriteria pencalonan; dan
  • meninjau kemungkinan konflik kepentingan yang dimiliki calon.
• Mengembangkan dan mengurus proses pengecekan latar belakang dan kelayakan bakal calon bagi Dewan, dan mengelola proses bagi Dewan untuk menyetujui atau menolak calon wali amanat.

Penilaian dan Pendidikan Dewan

• Mengoordinasi penilaian terhadap Dewan secara menyeluruh setiap dua tahun dengan perbandingan ke data patokan;
• Mengembangkan dan mengurus proses pengecekan latar belakang dan kelayakan bakal calon, dan mengelola proses penyetujuan atau penolakan calon wali amanat. Semua ini untuk Dewan.
• Mengembangkan dan mengurus orientasi serta bahan pelatihan untuk wali amanat baru demi kelancaran orientasi; dan
• Mempermudah pendidikan Dewan, termasuk peluang pendidikan bagi semua wali amanat mengenai kewajiban fidusia dan hukum mereka.
• Mengoordinasi dan mengawasi peninjauan rutin atas kinerja wali amanat untuk menyediakan umpan balik perkembangan berkala kepada tiap wali amanat, dengan tujuan memperbaiki kinerja perseorangan wali amanat dan interaksi membangun Dewan sebagai sebuah badan kerja;

Tata Cara dan Proses

Kecuali dinyatakan sebaliknya dalam Piagam ini, Panitia harus mengikuti aturan dan praktik yang sama seperti yang diikuti Dewan lengkap untuk rapat, pengambilan keputusan, dan pencatatan.

Rapat

Panitia akan rapat setidaknya sekali per triwulan atau jika Ketua memerlukannya. Hadirin yang diperlukan adalah anggota Panitia dan anggota staf yang bersangkutan sebagaimana ditentukan agenda rapat. Wali amanat yang menjadi anggota pengganti (jika ada) tidaklah diperlukan; mereka tidak dapat memberi suara kecuali disuruh Ketua untuk menggantikan peran anggota biasa yang tak hadir. Kuorum adalah mayoritas anggota yang berhak suara, dan mayoritas anggota berhak suara yang hadir akan memutuskan setiap pertanyaan yang diajukan ke Panitia. Rapat dapat diadakan secara tatap muka, dengan ponsel, atau konferensi video selama semua peserta dapat saling mendengar dan mengikuti musyawarah secara serentak.

Pelaporan

Pada tiap rapat rutin Dewan, Ketua Panitia harus melapor kepada Dewan lengkap mengenai kegiatan Panitia sejak rapat rutin Dewan terakhir. Tiap rapat akan ada agenda dan notulanya, yang akan tersedia kepada Dewan dan staf yang bersangkutan.

Evaluasi Diri

Setiap tahun, Panitia akan menilai dirinya, serta meninjau dan menilai kembali piagam ini. Hasilnya akan dilaporkan kepada Dewan lengkap dan mencakup anjuran perubahan apa pun terhadap kegiatan Panitia atau piagamnya.

Penasihat Luar

Panitia dapat melibatkan konsultan luar untuk mempermudah urusan tanggung jawabnya. Panitia akan mengawasi hubungan dengan konsultan luar mana pun.

Atas biaya Yayasan, Panitia berwenang untuk mempekerjakan akuntan mandiri, pengacara, atau penasihat lainnya bila dianggap sesuai untuk melaksanakan tugasnya. Semua biaya dan ongkos harus wajar dan tunduk pada tinjauan Panitia Audit.