Endowment:Satzung des Prüfungskomitees des Wikimedia Endowment

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Zweck

Der Zweck des Prüfungskomitees (das "Komitee") besteht darin, den Vorstand ("Vorstand") des Wikimedia Endowment ("Endowment") bei seinen Buchhaltungs- und Finanzberichterstattungsprozessen, der Prüfung der Jahresabschlüsse sowie der internen Kontroll- und Prüfungsfunktionen zu unterstützen.

Das Komitee überwacht die Beziehung zum unabhängigen Wirtschaftsprüfer, wie in dieser Satzung dargelegt, und erteilt der Geschäftsführung und den Wirtschaftsprüfern auf der Grundlage der erhaltenen Informationen, der Gespräche mit dem Wirtschaftsprüfer und der Erfahrung der Mitglieder des Komitees in geschäftlichen, finanziellen und buchhalterischen Angelegenheiten Ratschläge, Unterstützung und allgemeine Anweisungen, wie er dies für angemessen hält.

Mitgliedschaft und Organisation

Mitglieder des Komitees

Der Vorstand ernennt mindestens drei Mitglieder des Komitees, darunter mindestens ein Mitglied des Vorstands. Der Vorstand kann Nicht-Vorstandsmitglieder zu Mitgliedern des Komitees ernennen. Die Amtszeit beträgt ein Jahr; sie verlängert sich jedoch automatisch um jeweils ein Jahr, sofern das ernannte Mitglied nicht ersetzt wird oder seine Mitgliedschaft im Komitee vom Vorstand beendet wird. Der Vorstand ernennt ein Mitglied, das nicht Mitglied des Finanzkomitees ist, zum Vorsitzenden des Komitees für zwei Jahre. Die Amtszeit des Vorsitzenden verlängert sich automatisch und bleibt bestehen, bis er vom Vorstand ersetzt wird oder zurücktritt.

Jedes Mitglied des Komitees ist unabhängig und frei von jeglichen Beziehungen oder Interessenkonflikten in Bezug auf das Endowment, die die Fähigkeit des Mitglieds des Komitees, unabhängige Urteile hinsichtlich der Finanzen des Endowment zu fällen, beeinträchtigen oder zu beeinträchtigen scheinen könnten.

Mitglieder des Finanzkomitees dürfen nur weniger als die Hälfte der Mitglieder des Prüfungskomitees ausmachen.

Mitarbeiter des Endowment

Der Schatzmeister unterstützt das Komitee bei Bedarf personell. Der Vorsitzende des Komitees kann bei Bedarf Mitarbeiter des Endowment zu den Sitzungen einladen. Mitarbeiter dürfen nicht stimmberechtigte Mitglieder des Komitees sein.

Verantwortlichkeiten

Insgesamt ist das Komitee für die Festlegung der Einstellungs- und Bewertungskriterien für den externen Wirtschaftsprüfer des Endowment, die Überprüfung der externen und internen Prüfungen sowie die Überwachung der internen Finanzkontrollen und des Risikomanagements verantwortlich. Zusätzlich zu den unten aufgeführten spezifischen Verantwortlichkeiten kann der Vorstand dem Komitee weitere Aufgaben übertragen, die für seine Zwecke erforderlich sind.

• Ernennung, Ersetzung, Aushandlung der Vergütungsbedingungen und Überwachung der Arbeit des unabhängigen Wirtschaftsprüfers, der direkt dem Komitee Bericht erstattet;
• Genehmigung der Durchführung aller vom Wirtschaftsprüfer zu erbringenden Nichtprüfungsleistungen;
• Überprüfung der Informationen, die dem Internal Revenue Service auf dem jährlichen Formular 990 des Endowment gemeldet werden müssen;
• Überprüfung und Besprechung der Erklärung des unabhängigen Wirtschaftsprüfers zu etwaigen Beziehungen zwischen dem Wirtschaftsprüfer und dem Endowment oder zu sonstigen Beziehungen, die die Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers beeinträchtigen könnten, und auf der Grundlage dieser Überprüfung Bewertung der Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers;
• Überprüfung und Besprechung mit dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer über: (a) seine Prüfungspläne und Prüfungsverfahren, einschließlich Umfang, Honorar und Zeitpunkt der Prüfung, (b) die Ergebnisse der jährlichen Prüfung und der dazugehörigen Management-Berichte und (c) Entscheidung, ob die Prüfung akzeptiert wird;
• Überprüfung und Besprechung der Berichte der unabhängigen Wirtschaftsprüfer über (a) alle verwendeten kritischen Rechnungslegungsgrundsätze und -praktiken, (b) alternative Rechnungslegungsmethoden innerhalb der GAAP in Bezug auf wesentliche Posten, die mit dem Management besprochen wurden, einschließlich der Auswirkungen der Verwendung der alternativen Methoden und der vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer bevorzugten Methode, und (c) andere wesentliche schriftliche Kommunikation zwischen dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer und dem Management;
• Besprechung mit dem Wirtschaftsprüfer, um das Komitee davon zu überzeugen, dass die finanziellen Angelegenheiten des Endowment in Ordnung sind;
• Besprechung mit dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer über dessen Einschätzungen hinsichtlich der Qualität (nicht nur der Akzeptanz) der Rechnungslegungsgrundsätze des Endowment und derjenigen Angelegenheiten, die gemäß allgemein anerkannten Prüfungsstandards mit dem Komitee besprochen werden müssen;
• Überprüfung und Besprechung mit dem Management und dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer über verschiedene Themen und Ereignisse, die erhebliche finanzielle Auswirkungen auf das Endowment haben könnten oder die Gegenstand von Diskussionen zwischen dem Management und den unabhängigen Wirtschaftsprüfern sind;
• Überprüfung und Besprechung mit dem Management und dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer über (a) die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Kontrollen des Endowment (einschließlich aller erheblichen Mängel und erheblichen Änderungen der internen Kontrollen, die dem Komitee vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder dem Management gemeldet werden), (b) die internen Prüfungsverfahren des Endowment und (c) die Angemessenheit und Wirksamkeit der Offenlegungskontrollen und -verfahren des Endowment und der diesbezüglichen Berichte des Managements;
• Überprüfung und Besprechung mit dem Management über die wichtigsten finanziellen Risikopositionen des Endowment und die Schritte, die das Management zur Überwachung und Kontrolle dieser Risiken unternommen hat;
• Überprüfung von Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Endowment zur Regeleinhaltung; und
• Sicherstellung, dass Verfahren für den Empfang, die Aufbewahrung und die Bearbeitung von Beschwerden bestehen, die bei dem Endowment eingehen und bei denen es um fragwürdige Buchführung, interne Buchführungskontrollen oder Prüfungsangelegenheiten geht, sowie für die vertrauliche Übermittlung von Bedenken hinsichtlich Verschwendung, Betrug, Missbrauch und anderen Fehlverhaltens durch Mitarbeiter.

Prozeduren und Prozesse

Sofern in dieser Satzung nichts anderes angegeben ist, befolgt das Komitee für seine Sitzungen, Entscheidungsfindung und Aufzeichnungen dieselben Regeln und Verfahrensweisen wie der gesamte Vorstand.

Treffen

Das Komitee trifft sich mindestens zwei Mal pro Jahr und wenn der Vorsitzende des Komitees dies für erforderlich hält. Erforderliche Teilnehmer sind die Mitglieder des Komitees und die in der Tagesordnung festgelegten relevanten Mitarbeiter. Die Beschlussfähigkeit wird durch die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder des Komitees erreicht. Die Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder entscheidet über alle dem Komitee vorgelegten Fragen. Eine Sitzung kann vor Ort, telefonisch oder per Videokonferenz stattfinden, sofern alle Teilnehmer gleichzeitig einander hören und beraten können.

Berichte

Bei jeder ordentlichen Vorstandssitzung berichtet der Vorsitzende des Komitees dem gesamten Vorstand über die Aktivitäten des Komitees seit der letzten ordentlichen Vorstandssitzung. Jede Sitzung verfügt über eine Tagesordnung und ein Protokoll, die dem Vorstand und den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Selbstbewertung

Das Komitee führt jährlich eine Selbstbewertung durch und überprüft und bewertet diese Satzung neu. Das Ergebnis wird dem gesamten Vorstand mitgeteilt und enthält etwaige Änderungsvorschläge zu den Aktivitäten des Komitees oder seiner Satzung.

Unabhängige Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführung

Das Komitee ist befugt, auf Kosten des Endowment unabhängige Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder andere Berater hinzuzuziehen, wenn es dies zur Erfüllung seiner Aufgaben für notwendig erachtet. Das Komitee ist allein befugt, die damit verbundenen Gebühren und Aufbewahrungsfristen zu genehmigen.

Der Vorsitzende des Komitees und der Vorsitzende des Vorstands müssen vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer direkt kontaktiert werden, (1) um sensible Punkte zu prüfen, die die Genauigkeit der Finanzberichterstattung beeinträchtigen können, oder (2) um wichtige Fragen im Zusammenhang mit der Gesamtverantwortung des Vorstands zu erörtern, die dem Management mitgeteilt wurden, bei denen nach deren Einschätzung jedoch eine Weiterbehandlung durch das Komitee erforderlich sein könnte.

Das unabhängige Wirtschaftsprüfungsunternehmen des Endowment ist dafür verantwortlich, den Abschluss entsprechend den allgemein anerkannten Prüfungsstandards unabhängig zu prüfen und hierzu ein Prüfungsurteil abzugeben.

Mitarbeiter des Endowment sind verantwortlich für (a) die Erstellung, Präsentation und Integrität der Finanzberichte des Endowment, (b) die Grundsätze der Buchführung und Finanzberichterstattung; und (c) die internen Kontrollen und Verfahren des Endowment, die die Einhaltung der Buchführungsstandards und der geltenden Gesetze und Vorschriften fördern sollen.