Endowment:Richtlinie des Wikimedia Endowment zur Delegation von Befugnissen

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I. Zweck

Diese Richtlinie legt den Delegationsprozess des Wikimedia Endowment sowie die spezifische Delegation der dem Präsidenten vom Vorstand gewährten Finanz- und Ausgabenbefugnis an die Mitarbeiter des Endowment fest.

II. Überblick

Finanzielle Befugnisdelegierungen sind die Mechanismen, mit denen das Endowment ihren Mitarbeitern ermöglicht, im Namen des Endowment Gelder bereitzustellen. Befugnisdelegierungen erteilen den Mitarbeitern des Endowment die formelle Befugnis, finanzielle und rechtliche Verpflichtungen für das Endowment einzugehen und im Namen des Endowment Verbindlichkeiten einzugehen.

III. Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter des Endowment. Die spezifischen Befugnisebenen für leitende Mitarbeiter sind in der Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen aufgeführt, die unten dargelegt ist. Diese Aufstellung listet die Position der leitenden Mitarbeiter und die für jede Position geltenden Befugnisse für Finanzen und Ausgaben auf.

In Bezug auf die Einleitung des Genehmigungsverfahrens für Verträge können leitende Mitarbeiter ihre Budgetverantwortung im Rahmen des Genehmigungsverfahrens für Verträge an ihre direkten Untergebenen delegieren, vorbehaltlich der Beschränkungen dieser Richtlinie. Budgetverantwortung und Verantwortung zur Vertragsunterzeichnung sind jedoch unterschiedliche Arten von Befugnissen. Nur Mitarbeiter des Endowment, die in der unten aufgeführten Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen aufgelistet sind, dürfen Verträge im Namen des Endowment unterzeichnen (innerhalb ihrer festgelegten Grenzen).

IV. Richtlinie

Diese Richtlinie zur Delegation von Befugnissen unterliegt der fortbestehenden Gültigkeit des Beschlusses des Vorstands vom 27. Januar 2022.
Die Delegation finanzieller Befugnisse richtet sich nach der Position des Mitarbeiters und kann vom Präsidenten jederzeit widerrufen werden.
Die unten aufgeführte Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen stellt die schriftliche Übertragung von Befugnissen durch den Präsidenten dar. Diese Aufstellung wird jährlich vom Präsidenten bestätigt und in den Unternehmensunterlagen des Endowment abgelegt. Die Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen kann vom Präsidenten jederzeit geändert werden.
Die Finanzabteilung führt eine aktuelle Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen mit einer Liste der zugelassenen Delegierten, um die Ausgabebefugnis zu überprüfen.
Diese Richtlinie zur Delegation von Befugnissen gilt auch für Transaktionen, bei denen es sich nicht um einen Geldbetrag handelt, die für das Endowment aber dennoch rechtlich bindend sind oder bei denen Verbindlichkeiten für das Endowment entstehen. Jede Transaktion, die Markenzeichen oder vertrauliche Informationen über Mitarbeiter des Endowment oder Benutzer betrifft, muss von der Rechtsabteilung genehmigt werden.
Der Präsident kann leitenden Mitarbeitern gestatten, bei Bedarf Sonderdelegationen an andere Mitarbeiter des Endowment vorzunehmen. Solche Sonderdelegationen müssen gemäß der unten aufgeführten Aufstellung der Sonderbefugnisse zu Finanzdelegationen bei der Finanzabteilung registriert werden.

A. Befugnisse

Die Vollmacht für Vertragsbudget, die es den Mitarbeitern des Endowment ermöglicht, den Vertragsgenehmigungsprozess einzuleiten, kann an andere Mitarbeiter delegiert und auf der Seite Delegation und Subdelegation der Budgeteigentümer für Zuweisungen an Mitarbeiter aufgezeichnet werden. Die Unterzeichnungsvollmacht für Verträge ist jedoch nur den leitenden Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern vorbehalten, die in der unten aufgeführten Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen genannt sind.
Eine Delegation von Befugnissen - sei es die Befugnis zum Unterzeichnen von Verträgen oder andere Finanz- oder Ausgabenbefugnisse - darf nur erfolgen, wenn sie in der untenstehenden Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen erläutert ist.
Alle Delegationen beziehen sich auf die Position des Delegierten und nicht auf die Person in dieser Position.
Eine Delegation von Befugnissen im Rahmen dieser Richtlinie kann vom Präsidenten, dem Betriebsleiter oder dem Finanz- und Verwaltungsleiter jederzeit ganz oder teilweise widerrufen oder eingeschränkt werden (entweder dauerhaft oder vorübergehend).
Eine Delegation an Personen, die keine Mitarbeiter sind, ist nicht möglich.
Der Vorgesetzte eines Delegierten kann über dieselbe Autorität verfügen wie der Delegierte (das heißt, die Autoritätsebenen sind hierarchisch durch entsprechende Verantwortungslinien strukturiert).
Ungeachtet dieser Delegationen sollten die Delegierten ihre Vorgesetzten über bedeutende Initiativen und Projekte auf dem Laufenden halten, auch wenn die Kosten dieser Initiativen und Projekte unter dem delegierten Betrag liegen.

B. Transaktionen

Ein im Rahmen dieser Richtlinie benannter Delegierter ist befugt, eine für die Durchführung der Transaktion erforderliche Maßnahme zu ergreifen oder ein Dokument zu unterzeichnen. Jede derartige Maßnahme oder Unterschrift muss den erforderlichen rechtlichen und finanziellen Genehmigungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Transaktion entsprechen, wie beispielsweise dem Prozess für Vertragsgenehmigungen für Verträge.
Die Delegation von Ausgaben muss im Rahmen des jeweils genehmigten Budgets erfolgen.
Ein Delegierter kann seine Befugnisse nur in Bezug auf den gesamten Transaktionswert ausüben, der auch verbundene und integrierte Transaktionen umfasst.
Wenn sich die Kosten einer Transaktion erhöhen, dann:
- muss der Delegierte, der die ursprüngliche Transaktion genehmigt hat, diese Änderung genehmigen; oder
- muss, wenn die Summe der Abweichung und der ursprünglichen Kosten der Transaktion die Befugnisse des Delegierten für diese Art von Transaktion überschreiten, ein Delegierter mit der entsprechenden Befugnis diese Abweichung genehmigen.
Alle Verträge müssen gemäß dem Prozess für Vertragsgenehmigungen abgewickelt werden.

C. Eigene Ausgaben

Delegierte dürfen weder die Veranlassung noch die Erstattung eigener Ausgaben oder Vorschüsse genehmigen, selbst wenn diese innerhalb ihres Delegationslimits liegen. Solche Ausgaben müssen vom unmittelbaren Vorgesetzten der betreffenden Person oder vom Präsidenten genehmigt werden.

D. Einhaltung und Verstöße

Das Endowment kann entsprechende Disziplinarverfahren einleiten, wenn eine Person, für die diese Richtlinie gilt, gegen diese Richtlinie verstößt.

Aufstellungen der Befugnisse zu Finanzdelegationen

DATIERT UND GÜLTIG AB 27. JANUAR 2022

Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen
Position des leitenden Mitarbeiters	Delegationsebene (pro Transaktion)
Finanzdirektor, Endowment; Leiter der Rechtsabteilung, Endowment; Leiter der Spendensammlung, Endowment; oder ein anderer vom Präsidenten benannter Delegierter	Im Falle einer dokumentierten Abwesenheit des Präsidenten und einer Mitteilung per E-Mail über die ausdrückliche Delegation verbleiben alle Befugnisse beim Präsidenten.
Finanzdirektor, Endowment	Alle Befugnisse werden vom Vorstand als Leitung der Finanzen und der Verwaltung erteilt. Befugnis zur Überweisung von Geldern und zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltskonten sowie der Kreditorenkonten bis zu einem Betrag von 1.000.000 US-Dollar. Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar. Befugnis zur Unterzeichnung rechtsverbindlicher Vertragsvereinbarungen im Wert von bis zu 1.000.000 US-Dollar. Befugnis zur Unterzeichnung von Förderungsvereinbarungen im Wert von bis zu 2.000.000 US-Dollar.
Syndikus, Endowment	Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar. Befugnis zur Beilegung von Rechtsstreitigkeiten bis zu 100.000 US-Dollar.
Leiter des Förderprogramms, Endowment	Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar. Gewährung von Förderungen in Höhe von bis zu 50.000 US-Dollar.
Leiter der Spendensammlung, Endowment	Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
Leiter Spendensammlung des Endowment	Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 10.000 US-Dollar.

Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen
Position	Delegationsebene (pro Transaktion)
Rechtsberater, wie ausdrücklich schriftlich vom Syndikus, Endowment delegiert	Allgemeine Vertragsvollmacht für nichtmonetäre Verträge.
Leitende Angestellte, wie ausdrücklich schriftlich vom Finanzdirektor, Endowment delegiert	Befugnis zur Überweisung von Geldern und zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltskonten sowie der Kreditorenkonten bis zu einem Betrag von 1.000.000 US-Dollar.