Endowment:Richtlinien des Wikimedia Endowment zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten

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I. Zweck

Diese Richtlinie beschreibt, wie das Wikimedia Endowment ("Wikimedia" oder "Endowment") die systematische Überprüfung, Aufbewahrung und Vernichtung von Informationen des Endowment handhabt. Insbesondere enthält diese Richtlinie Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer bestimmter Informationen sowie zum Zeitpunkt und zur Art der Vernichtung von Aufzeichnungen. Ziel dieser Richtlinie ist es, die Einhaltung bundesstaatlicher, staatlicher und lokaler Gesetze und Vorschriften sicherzustellen, die versehentliche oder unbeabsichtigte Vernichtung von Aufzeichnungen zu verhindern, bestimmte Informationen nicht länger als nötig aufzubewahren und sicherzustellen, dass wir stets über die richtigen Informationen verfügen, die wir für unsere Arbeit benötigen.

II. Überblick

Die drei Leitprinzipien dieser Richtlinie sind unten zusammengefasst:

A. Das Wikimedia Endowment muss Informationen aufbewahren, die (1) gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder (2) geschäftlichen/betrieblichen Erfordernissen unterliegen

Diese Richtlinie beschreibt spezifische Aufbewahrungsfristen für bestimmte Informationskategorien. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Informationen dieser Kategorien für den angegebenen Zeitraum aufzubewahren. Die allgemeine Richtlinie ist in Abschnitt V beschrieben, die spezifischen Aufbewahrungsfristen sind in Abschnitt XI (dem "Aufbewahrungsplan" oder "Plan") definiert. Diese Fristen richten sich nach rechtlichen und betrieblichen Erfordernissen – beispielsweise müssen bestimmte Finanzunterlagen für den Fall einer Steuerprüfung für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.

Bitte informiere den Präsidenten, wenn du der Meinung bist, dass eine Aufbewahrungsfrist zu lang oder zu kurz ist oder eine Kategorie hinzugefügt oder entfernt werden sollte. Wenn du eine Ausnahme für gerechtfertigt hältst, musst du den Präsidenten informieren. Du darfst keine Ausnahme ohne Rücksprache mit dem Präsidenten selbst vornehmen. Bei Anpassungen oder Ausnahmen benachrichtigt der Präsident oder der Schriftführer die Mitarbeiter und aktualisiert die Version des Anhangs auf die neueste Version.

B. Das Wikimedia Endowment muss alle Informationen aufbewahren, die einem "Beweissicherungsverfahren" unterliegen

Wenn uns rechtliche Schritte angedroht werden oder wir Grund zu der Annahme haben, dass uns rechtliche Schritte angedroht werden, ist eine "Beweissicherung" erforderlich, um alle relevanten Informationen zu sichern. Daher kann die Vernichtung oder Löschung von Informationen, die nicht dieser Richtlinie entsprechen, für uns rechtliche Komplikationen nach sich ziehen, die von der rechtlichen Verteidigung der Löschungen bis hin zu straf- oder zivilrechtlicher Haftung reichen können. Abschnitt VI erläutert ausführlicher, welche Richtlinien in diesem Fall gelten.

C. Das Wikimedia Endowment wird alle Informationen, die nicht den Abschnitten II.A oder II.B unterliegen, dauerhaft vernichten

Die meisten Informationen des Endowment müssen nicht langfristig aufbewahrt werden. Wie im Anhang dargelegt, vermeidet die routinemäßige Vernichtung von Informationen, deren Aufbewahrung nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, unnötigen Aufwand, Kosten und Speicherbedarf (sowohl elektronisch als auch physisch) für die Pflege, Organisation und Sicherung alter Informationen.

III. Umfang

A. Welche Informationen sind abgedeckt?

Diese Richtlinie gilt für alle Informationen – unabhängig von ihrer physischen Form, ihrem Format oder ihren Eigenschaften – die vom Endowment erstellt oder empfangen werden, einschließlich Informationen in elektronischer oder Papierform. In den Geltungsbereich dieser Richtlinie fallen auch alle Informationen des Endowment, die bei externen Anbietern gespeichert, bereitgestellt, archiviert oder anderweitig aufbewahrt werden, an die das Endowment ihre Daten oder ihre Papierspeicherung auslagert.

Da diese Richtlinie für Beweissicherungsverfahren (Abschnitt VI) relevant sein kann, umfasst sie auch Informationen über Nutzer, die über die Websites des Endowment erfasst werden. Wie im Aufbewahrungsplan angegeben, unterliegen die Aufbewahrungsfristen für von den Websites des Endowment generierte Informationen jedoch grundsätzlich den geltenden Datenschutz- und Datenaufbewahrungsrichtlinien (sofern vorhanden).

B. Welche Personen sind durch diese Richtlinie abgedeckt?

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer, Vertragsnehmer und alle anderen Personen des Wikimedia Endowment, die Zugriff auf elektronisch gespeicherte Informationen ("ESI") oder Papierdokumente von Wikimedia haben (zusammen "abgedeckte Parteien"), und ist von diesen einzuhalten. Zu den ESI gehören unter anderem E-Mails, Direktnachrichten und Sprachnachrichten. Zur Klarstellung: Alle Drittparteien, denen die Nutzung der Informationssysteme des Endowment gestattet ist, fallen unter diese Richtlinie.

IV. Kontakte und Fragen

Wenn du nach der Lektüre dieser Richtlinie Fragen dazu hast, ob bestimmte Informationen aufbewahrt werden sollten, oder wenn du sonstige Fragen hast oder anderweitig Hilfe bei damit zusammenhängenden Problemen benötigst, wende dich bitte an den Präsidenten.

V. Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung

A. Wie lange müssen wir Aufzeichnungen aufbewahren?

Das Endowment muss bestimmte Informationen mindestens für den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeitraum aufbewahren. Besonders wichtig sind Steuer-, Finanz- und Personalunterlagen. Die Aufbewahrungspflichten für diese und weitere Datenkategorien finden sich in der unten stehenden Liste. Hinweis: Wir sind grundsätzlich nicht verpflichtet, E-Mails aufzubewahren, dürfen diese aber aufbewahren, sofern sie nicht in eine der unten stehenden Kategorien fallen. Informationen, die aktuell geschäftlich oder betrieblich benötigt werden (z. B. wenn sie für die Ausübung der Arbeit erforderlich sind), müssen für die Dauer dieses Bedarfs aufbewahrt werden.

B. Wie sollten wir Aufzeichnungen vernichten?

1. Routinemäßige, regelmäßige Vernichtung

Alle Informationen, für die keine rechtliche oder betriebliche Aufbewahrungspflicht besteht, sind routinemäßig dauerhaft zu vernichten. Jede Aufzeichnung, einschließlich aller Kopien, ist nach Ablauf der im Anhang festgelegten Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Der Präsident ist für die fortlaufende Identifizierung von Aufzeichnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und die Überwachung ihrer Vernichtung verantwortlich.

2. Benachrichtigung über die Vernichtung

Um die Möglichkeit zu bieten, Dokumente zu identifizieren, die für den laufenden Geschäftsbetrieb weiterhin erforderlich sind, wird das Endowment die betroffene Partei 30 Tage im Voraus über geplante Löschungen informieren, die diese Partei betreffen würden. Die Benachrichtigung enthält Angaben dazu, welche Dokumente gelöscht werden sollen und wo sie gespeichert sind.

3. Entsorgung und Vernichtung sensibler Informationen

Bei der Entsorgung sensibler Informationen – einschließlich Finanz- oder Personaldaten – muss der Entsorgungsprozess ordnungsgemäße Vernichtungsprozesse umfassen, wie etwa das Schreddern von Papierdokumenten oder das sichere Löschen elektronischer Dokumente.

Bei Dokumenten, die personenbezogene Daten ("PII") einer Person – oder eine Zusammenstellung dieser Daten – enthalten, muss die Vernichtung den Entsorgungsvorschriften der Federal Trade Commission ("FTC") gemäß dem Fair and Accurate Credit Transaction Act ("FACTA") entsprechen. In der Praxis bedeutet dies, dass Papier geschreddert und elektronische Dateien gelöscht werden, sodass sie nicht mehr ohne Weiteres wiederhergestellt werden können. Zu diesen Aufzeichnungen gehören Hintergrundprüfungen oder Verbraucherberichte über potenzielle Mitarbeiter oder Auftragnehmer sowie Zusammenstellungen dieser Informationen. Die Vernichtungsmaßnahmen müssen auch dann sorgfältig durchgeführt werden, wenn ESI oder ein Papierdokument Gesundheits-, medizinische, Versicherungs- oder andere sensible Informationen einer Person enthält.

VI. Aussetzung der Vernichtung: "Beweissicherung"

Das Endowment verpflichtet alle Beteiligten zur vollständigen Einhaltung der Verfahren dieser Richtlinie und des Anhangs. Alle Beteiligten sollten die folgenden allgemeinen Ausnahmen von den angegebenen geplanten Vernichtungen beachten:

A. Beweissicherungen.

Wenn du der Meinung bist oder das Endowment dich darüber informiert, dass die Unterlagen des Endowment für einen laufenden Rechtsstreit, einen potenziellen Rechtsstreit (das heißt einen Streitfall, der zu einem Rechtsstreit führen könnte), eine behördliche Untersuchung, eine Prüfung oder ein anderes Ereignis relevant sind (die "Aufzeichnungen der Beweissicherung"), bist du verpflichtet, diese Unterlagen, einschließlich E-Mails, aufzubewahren und darfst sie nicht löschen, entsorgen, vernichten oder ändern, bis der Rechtsbeistand feststellt, dass sie nicht mehr benötigt werden. Diese Ausnahme wird als Beweissicherung bezeichnet und ersetzt alle zuvor oder später festgelegten Vernichtungspläne für diese Unterlagen. Wenn du der Meinung bist, dass diese Ausnahme zutrifft, oder Fragen dazu hast, ob sie möglicherweise zutrifft, wende dich bitte an den Präsidenten.

B. Besondere Situationen.

Im Zusammenhang mit bestimmten anderen Arten von Ereignissen, beispielsweise dem Austausch der Informationstechnologiesysteme des Endowment, wirst du möglicherweise aufgefordert, alle routinemäßigen Entsorgungsverfahren für Aufzeichnungen auszusetzen.

VII. Ausscheidende Mitarbeiter

In Übereinstimmung mit den Beschäftigungs- und IT-Richtlinien und -Verfahren des Endowment behandelt das Endowment die von gekündigten/ausscheidenden betroffenen Parteien gespeicherten Informationen wie folgt:

A. Hinweis

Wenn sich eine betroffene Person von dem Endowment trennt, bestimmt der Vorgesetzte der Person, ob ESI (elektronisch gespeicherte Informationen) oder von dieser Person erstellte oder sie betreffende Papierinformationen aufbewahrt werden.

B. Aufbewahrung von Informationen

Während des Überprüfungszeitraums bewahrt das Endowment alle ESI und Papierinformationen gemäß seinen Richtlinien auf. Nach Ablauf des Überprüfungszeitraums werden die Informationen gelöscht, sofern sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen oder keine Verlängerung gemäß den Verfahren dieser Richtlinie gewährt wurde.

C. Anwendung nur auf individuelle Informationen

Dieser Abschnitt gilt für den Laptop und die ESI einer Person. Diese werden nach 15 Tagen gelöscht, sofern sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Er gilt nicht für mitarbeiterweite Systemsicherungen (z. B. E-Mail-Konten), die gemäß dem Anhang unten länger als bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können.

VIII. Notfallplanung und Backups

Die Unterlagen des Endowment müssen sicher, geschützt und zugänglich aufbewahrt werden. Informationen und Finanzunterlagen, die für den Betrieb des Endowment im Notfall unerlässlich sind, werden regelmäßig dupliziert oder gesichert und extern aufbewahrt.

Das Endowment wird Verfahren für regelmäßige und systematische Sicherungen der an zentralen Standorten und in Repositorien gespeicherten Informationen einrichten. Da sich die Sicherungsverfahren des Endowment im Laufe der Zeit ändern, kann der Präsident diese Richtlinie gegebenenfalls überprüfen und anpassen.

Alle Mitarbeiter müssen die von dem Endowment geforderten Verfahren einhalten und angemessene Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass wichtige Daten nicht durch Geräteausfälle, Naturkatastrophen und/oder die Speicherung an einem nicht gesicherten Ort auf einem lokalen Rechner oder Gerät verloren gehen. Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, die von dem Endowment angekündigten Backup-Änderungen zu beachten.

Backups einzelner Laptops werden maximal ein Jahr lang aufbewahrt. Diese Backups zentral gespeicherter Informationen dienen der Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität und nicht dem Informationsmanagement oder -abruf. Um die Grundsätze dieser Richtlinie zu fördern, bewahrt das Endowment Backups daher nur für die in den entsprechenden Protokollen angegebenen Zeiträume auf, vorbehaltlich einer etwaigen Aussetzung der Wiederverwendung/Rotation aufgrund von Beweissicherung, Gesetzen oder Geschäftsinteressen.

IX. Einhaltung

Diese Richtlinie bleibt in Kraft, sofern sie nicht vom Präsidenten schriftlich widerrufen oder geändert wird. Der Präsident und der Vorsitzende des Finanzkomitees überprüfen regelmäßig die Verfahren dieser Richtlinie und die Kategorien des Plans mit dem Rechtsberater oder Wirtschaftsprüfer, um zu prüfen, ob Aktualisierungen erforderlich sind. Der Präsident erinnert die Mitglieder des Endowment und die von der Richtlinie erfassten Dritten mindestens einmal jährlich an diese Richtlinie und ihren Inhalt. Um sicherzustellen, dass diese Richtlinie so konsequent wie möglich eingehalten wird, wird der Präsident regelmäßig eine Bewertung in Auftrag geben, in der der Grad der Einhaltung durch Mitglieder des Endowment, Dritte und Anbietern von externen Speichern analysiert wird.

Angemessene Abweichungen von der Planung von Aktivitäten mit Bezug zur Aufbewahrung, einschließlich Erinnerungen und Beurteilungen, können je nach Geschäftserfordernissen zulässig sein – beispielsweise aufgrund der Beteiligung an zeitkritischen Transaktionen zum Zeitpunkt einer geplanten Erinnerung oder Beurteilung. Soweit möglich, werden Aufzeichnungen zur Einhaltung dieser Richtlinie, einschließlich regelmäßiger Erinnerungen, vom Präsidenten gemäß den Zeitvorgaben dieser Richtlinie aufbewahrt.

X. Durchsetzung

Die Nichtbeachtung dieser Richtlinie durch Mitarbeiter kann zivil- und strafrechtliche Sanktionen gegen das Wikimedia Endowment und seine Mitarbeiter und Auftragnehmer sowie Disziplinarmaßnahmen gegen verantwortliche Personen nach sich ziehen.

Gegen jede betroffene Partei, die gegen diese Richtlinie verstoßen hat, können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder der Dienste ergriffen werden.

XI. Zeitplan der Aufbewahrungsfristen

Standardmäßig gelten die drei oben genannten Grundsätze dieser Richtlinie für alle Wikimedia-Informationen. Diese Liste ist nicht abschließend und kann mit Zustimmung des Präsidenten jederzeit geändert werden. Nicht aufgeführte Dokumente, die den im Plan aufgeführten Dokumenten im Wesentlichen ähneln, werden für den gleichen Zeitraum wie diese Dokumente aufbewahrt. Sofern die Aufbewahrung in Papierform nicht ausdrücklich als erforderlich gekennzeichnet ist, ist die elektronische Aufbewahrung zulässig und wird dringend empfohlen. Fällt ein Dokument in mehrere der unten aufgeführten Kategorien, ist es für den längstmöglichen erforderlichen Zeitraum aufzubewahren.

Teil A – Finanzaufzeichnungen

Aufzeichnungskategorie	Aufbewahrungszeitraum
Finanzberichte Hauptbücher Prüfberichte	Dauerhaft
Beurteilungen Urkunden und Kaufverträge Abschreibungspläne Aufzeichnungen zum Anlagevermögen	Dauerhaft
Baudokumente	Dauerhaft
Correspondence, if (i) essential to one or more of the "permanently" categories in this Part A; or (ii) if deemed to warrant permanent retention by the CFA or the legal team	Dauerhaft
Annual Reports to Secretary of State/Attorney General	Dauerhaft
IRS-Jahreserklärung (Formular 990 oder 990-EZ) und Arbeitsblätter IRS-Antrag auf Steuerbefreiung (Formular 1023) IRS-Bestimmungsschreiben	Dauerhaft
Alle Geschäftsbücher oder Aufzeichnungen, die ausreichen, um die Posten des Bruttoeinkommens, der Einnahmen und der Ausgaben genau darzustellen und die in der jährlichen Steuererklärung auf Formular 990 angegebenen Informationen zu belegen. Zu solchen Aufzeichnungen zählen unter anderem solche, die Informationen zu Ausgaben, Nachweisen für Abzüge, Geschäftskosten, Buchhaltungsverfahren und andere Informationen zu den Einnahmen des Wikimedia Endowment enthalten.	Dauerhaft
Befreiungsschreiben von der staatlichen Umsatzsteuer Staatliche Steuererklärungen und Arbeitsblätter	Dauerhaft
Aktien- und Anleihenaufzeichnungen	Dauerhaft
Bankeinzahlungsscheine Kontoauszüge und Bankabstimmungen Kreditorenbücher und -pläne Ausgabenberichte Rechnungen (an Kunden, von Lieferanten) Warenbestände IRS 1099er Einträge in Büchern Verkaufsaufzeichnungen (Warenverkäufe) Umsatz- und Verbrauchsteuererklärungen	7 Jahre
Mietverträge	7 Jahre nach Ablauf, sofern nicht ein längerer Zeitraum gilt: in den Mietbedingungen festgelegt; und/oder angegeben durch die Verjährungsfrist für Vertragsverletzungen in dem Staat (z. B. 15 Jahre für Ohio), dem Land oder der Provinz, deren Recht für alle Vertragsstreitigkeiten gilt
Korrespondenz mit Lieferanten	2 Jahre nach Ablauf des Vertrags oder der Vereinbarung

Teil B – Aufzeichnungen zur Spendensammlungen

Aufzeichnungskategorie	Aufbewahrungszeitraum
Aufzeichnungen zur Spendensammlungen Jemand, der Spenden für wohltätige Zwecke sammelt, muss Aufzeichnungen führen, die Folgendes widerspiegeln: Datum und Betrag jeder im Rahmen der Spendenkampagne eingegangenen Spende sowie, bei Sachspenden, Name und Postadresse jedes Spenders. Name und Wohnanschrift jedes Mitarbeiters, Vertreters oder jeder sonstigen an der Spendenkampagne beteiligten Person. Aufzeichnungen aller im Rahmen der Spendenkampagne erzielten Einnahmen und entstandenen Ausgaben. Für jedes Konto, auf das der kommerzielle Sammler von Spenden Einnahmen aus der Spendenkampagne eingezahlt hat, die Kontonummer sowie Name und Standort der Bank oder des sonstigen Finanzinstituts, bei dem das Konto geführt wurde. Wenn ein kommerzieller Sammler von Spenden Eintrittskarten für eine Veranstaltung verkauft und angibt, dass diese zur Nutzung durch Dritte gespendet werden, muss er die Anzahl der von jedem Spender gekauften und gespendeten Eintrittskarten sowie den Namen und die Anschrift aller Organisationen, die gespendete Eintrittskarten erhalten haben, aufbewahren.	Während jeder Spendenkampagne und 10 Jahre nach deren Abschluss muss das Wikimedia Endowment eine Kopie ihres Vertrags mit dem kommerziellen Sammler von Spenden sowie Aufzeichnungen über Spendenaufrufe und Spenden gemäß der Liste der Punkte (a) bis (e) in der linken Spalte für diese Kategorie aufbewahren
Spendenaufrufe	Siehe "Aufzeichnungen zu kommerziellen Sammlern von Spenden" oben
Aufzeichnungen zu Spendern	10 Jahre
Korrespondenz, wenn (i) sie für eine oder mehrere der 10-Jahres-Kategorien in diesem Teil B wesentlich ist; oder (ii) wenn sie vom CFA oder GC als dauerhaft aufzubewahrend erachtet wird	10 Jahre
Spendenvereinbarungen zwischen Endowment und Spendern sowie andere Dokumente im Zusammenhang mit Spenden an den Fonds des Wikimedia Endowment; Zuschussberichte	10 Jahre

Teil C – Personalaufzeichnungen

Aufzeichnungskategorie	Aufbewahrungszeitraum
Leistungspläne	Dauerhaft
Leistungsdaten und -aufzeichnungen: Leistungsansprüche Leistungsversicherungspolicen (Kranken-, Zahn-, Seh-, LTD/STD/Lebensversicherung, EAP, FSA, HSA etc.) Daten und Dokumente zum Rentenplan COBRA Gesamte Aufzeichnungen zur Gehaltsabrechnung: Lohnsteuererklärungen Gehaltsabrechnungsübersichten und -register Staatliche Arbeitslosensteuerunterlagen W-2-Erklärungen	6 Jahre
OSHA-Dokumente Unfallberichte	5 Jahre
Aufzeichnungen zur Personalreduzierung	5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Reduzierung
Aufzeichnungen zur Arbeitnehmerentschädigung - Anspruchsdateien	Der späteste dieser Zeitpunkte: (1) 5 Jahre ab dem Datum der Verletzung; (2) 5 Jahre ab dem Datum der letzten Entschädigungszahlung; (3) 2 Jahre nach Abschluss des Anspruchs; oder (4) wenn eine behördliche Prüfung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist durchgeführt wird, dann bis die Prüfung endgültig ist
Aufzeichnungen zur Arbeitnehmerentschädigung - Schadensersatzansprüche	5 Jahre
Lohnaufzeichnungen einzelner Mitarbeiter: Abzugs- und Pfändungsaufzeichnungen Arbeitszeitnachweise Vergütungserhöhungen und -genehmigungen	4 Jahre nach Kündigung
Personalakte des Mitarbeiters: Allgemeine Aufzeichnungen (Verträge, Vereinbarungen, Überprüfungen etc.) Aufzeichnungen privater Informationen Urlaubsbezogene Dokumente (FMLA, CRFA, PDL etc.) Aufzeichnungen über Beförderungen, Degradierungen oder Entlassungen	5 Jahre nach Kündigung
Bewerbungen oder sonstige Stellenanfragen, die als Antwort auf eine Anzeige oder einen anderen Hinweis auf offene Stellen an Wikimedia gesendet werden, darunter: Aufzeichnungen über die Nichtanstellung oder Ablehnung einer Anstellung Aufzeichnungen zur Arbeitsvermittlung Aufzeichnungen zur Bewerberidentifikation	Erfolgreiche Kandidaten – 3 Jahre nach Kündigung Erfolglose Kandidaten – 2 Jahre ab dem Datum der Stellenbesetzung
Rechtsstreitigkeiten: Ansprüche, Untersuchungen und Gerichtsverfahren Personal- und Lohnaufzeichnungen über Beschwerdeführer Personal- und Gehaltsabrechnungen anderer Personen in ähnlichen Berufen	Durch Beilegung des Streits oder Falls und der Berufung zuzüglich einer zusätzlichen Frist, die der GC nach seinem Ermessen für angemessen erachtet
I-9-Formulare	Der spätere Zeitpunkt von 3 Jahren ab Einstellung oder 1 Jahr nach Kündigung
Zertifikate zur Kinderarbeit	3 Jahre nach Kündigung
Bestätigungsaktionsaufzeichnungen	3 Jahre
Programm zur Prävention von Verletzungen und Krankheiten: Inspektionen: Aufzeichnungen, die geplante und regelmäßige Inspektionen dokumentieren, die zur Identifizierung unsicherer Bedingungen und Arbeitspraktiken erforderlich sind, einschließlich: Name(n) der Person(en), die die Inspektion durchführt/durchführen; Festgestellte unsichere Bedingungen und Arbeitspraktiken; und Ergriffene Maßnahmen, um die unsicheren Bedingungen und Arbeitspraktiken zu korrigieren. Schulung zur Krankheitsprävention Aufzeichnungen, die die erforderlichen Sicherheits- und Gesundheitsschulungen für jeden Mitarbeiter dokumentieren, insbesondere: Name des Mitarbeiters oder andere Kennung; Schulungstermine; Schulungsart(en); und Name des Schulungsanbieters.	1 Jahr Hinweis: Diese werden wahrscheinlich in den jeweiligen individuellen Personalakten aufbewahrt (mit der Ausnahme, dass Schulungsunterlagen von Mitarbeitern, die weniger als ein Jahr für den Arbeitgeber gearbeitet haben, nicht über die Dauer des Arbeitsverhältnisses hinaus aufbewahrt werden müssen, wenn sie dem Mitarbeiter bei der Kündigung ausgehändigt werden).

Teil D – Rechtsaufzeichnungen

Aufzeichnungskategorie	Aufbewahrungszeitraum
Articles of Incorporation	Dauerhaft
Satzungen, Richtlinien, Beschlüsse, Mitteilungen, Verzichtserklärungen und schriftliche Zustimmungen des Vorstands Protokolle der Vorstandssitzungen und der Sitzungen von Komitees des Vorstands Satzung und Änderungen	Dauerhaft
Pressemitteilungen und öffentlich zugängliche Dokumente Zweck: Wikimedia sollte über eine eigene Kopie verfügen, um die Genauigkeit aller Dokumente zu testen, die ein Mitglied theoretisch der Öffentlichkeit gegen Wikimedia vorlegen kann.	Dauerhaft
Gemäß der Satzung zur Aufbewahrung vorgesehene Aufzeichnungen (sofern vorhanden)	Angegebener Zeitraum
Aufzeichnungen zu Rechtsangelegenheiten – Der Rechtsberater entscheidet über das Datum der Vernichtung für jeden (Teil-)Satz von Aufzeichnungen, die unter die folgenden Kategorien fallen: Vorbehaltlich einer Beweissicherung im Hinblick auf eine Situation oder Forderung, die nicht zu einer Klage oder einem tatsächlichen Verfahren führt; Aufzeichnungen aus offenen und abgeschlossenen Gerichtsverfahren und behördlichen Verfahren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Korrespondenz, Schriftsätze, schriftliche Offenlegungsanträge sowie im Rahmen der Offenlegung erstellte und erhaltene Antworten und Informationen; Von Wikimedia als Reaktion auf Vorladungen Dritter erstellte Aufzeichnungen; und Due-Diligence-Dateien.	Vom Rechtsberater festzulegen
Verträge – ALLE, vorbehaltlich der drei unten aufgeführten Ausnahmen	7 Jahre nach Ablauf, sofern nicht ein längerer Zeitraum gilt: festgelegt in den Vertragsbedingungen; und/oder angegeben durch die Verjährungsfrist für Vertragsverletzungen in dem Staat (z. B. 15 Jahre für Ohio), dem Land oder der Provinz, deren Recht für alle Vertragsstreitigkeiten gilt
Verträge – Ausnahme Nr. 1 - Verträge zur SPENDENSAMMLUNG	Siehe "Aufzeichnungen zur Spendensammlung" unter der Kategorie "Spendensammlung" (Teil B oben)
Verträge – Ausnahme Nr. 2 – (Unter-)Verträge und Mietverträge der BUNDESREGIERUNG sowie Aufzeichnungen, die sich direkt auf Transaktionen im Zusammenhang mit der Vereinbarung beziehen und diese beinhalten – einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle Informationen, die gemäß der Federal Acquisition Regulation (FAR) aufbewahrt werden müssen, einschließlich: ziviler oder militärischer Verträge und aller Verträge mit einer öffentlichen oder privaten Universität, Hochschule, einem Labor oder dergleichen, wenn die Finanzierung ganz oder teilweise von einer Bundesbehörde stammt	Das längere von: Im Vertrag festgelegtem Zeitraum; oder In den FAR-Vorschriften festgelegtem Zeitraum; oder In den ersetzenden behördenspezifischen Bundesvorschriften [z. B. D.O.E., gemäß FAR 4.702(b)] angegebenem Zeitraum; oder Dauerhaft, wenn kein Zeitraum angegeben ist. Siehe 41 U.S.C. § 254d (Zivilpersonen) und 10 U.S.C. § 2313 (Militär)
Verträge – Ausnahme Nr. 3 – (Unter-)Verträge und Mietverträge mit STAATLICHEN ODER LOKALEN REGIERUNGEN sowie Aufzeichnungen, die sich direkt auf die Vereinbarung beziehen	Das längere von: Im Vertrag festgelegtem Zeitraum; oder In staatlichen und/oder lokalen Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien, Verordnungen, Spezifikationen und/oder Ausschreibungsunterlagen vorgesehenem Zeitraum 7 Jahre nach Ablauf
Einreichungen beim Register für gemeinnützige Stiftungen	10 Jahre
Anträge und Verträge für Fördervereinbarungen	7 Jahre nach Ablauf
Lizenzen, die die geistigen Eigentumsrechte von Wikimedia oder einer anderen verbundenen Person oder Einrichtung betreffen	7 Jahre nach Ablauf, sofern nicht ein längerer Zeitraum gilt: in den Lizenzbedingungen festgelegt; und/oder angegeben durch die Verjährungsfrist für Vertragsverletzungen in dem Staat (z. B. 15 Jahre für Ohio), dem Land oder der Provinz, deren Recht für alle Vertragsstreitigkeiten gilt
Geistiges Eigentum außer Urheberrechten, Patenten oder Marken: Aufzeichnungen über Lizenzgebühren und Abtretungen; und Aufzeichnungen zu Geschäftsgeheimnissen: alle Aufzeichnungen, die Geschäftsgeheimnisse enthalten; und zugehörige Dokumentation, einschließlich Aufzeichnungen, die die von Wikimedia ergriffenen Maßnahmen zum Schutz seiner Geschäftsgeheimnisse und zur Vermeidung der unbefugten Nutzung der Geschäftsgeheimnisse anderer belegen (einschließlich aller Geschäftsgeheimnislizenzen)	Ablauf des Schutzstatus plus 7 Jahre
Vom USPTO erteilte Patente und alle relevanten zugehörigen Unterlagen, einschließlich Anmeldungen, Erfindungs-/Ingenieursnotizbücher, Arbeitspapiere, Korrespondenz, Memos und sämtliche Reden, Aufzeichnungen und sonstige Informationen, die belegen, was der Öffentlichkeit an welchem Datum zugänglich gemacht wurde	Ablauf des Patents plus 7 Jahre
Markenregistrierungen	Ablauf des Schutzstatus plus 7 Jahre
Marken – alle wichtigen zugehörigen Aufzeichnungen, einschließlich Anmeldungen und Arbeitspapiere	Ablauf des Schutzstatus plus 7 Jahre
Urheberrechtsregistrierungen	Ablauf des Urheberrechts plus 7 Jahre
Urheberrecht – alle wichtigen zugehörigen Aufzeichnungen, einschließlich Anmeldungen und Arbeitspapiere	Ablauf des Urheberrechts plus 7 Jahre
Korrespondenz mit Parteien, die vertraglich Leistungen vom Endowment erhalten möchten	2 Jahre nach Ablauf des Vertrags oder der Vereinbarung

Teil E: Über die Websites des Endowment erfasste Informationen von Dritten

Informationen, die von Dritten über die öffentlichen Websites des Endowment erhoben werden, müssen gemäß den entsprechenden Richtlinien zur Datenaufbewahrung aufbewahrt werden. Beachte, dass für Daten, die im Rahmen der Datenschutzrichtlinie und der Richtlinien zur Datenaufbewahrung erhoben werden, weiterhin rechtliche Aufbewahrungsfristen gelten.

Teil F: Sonstige nicht erwähnte Informationen

Informationen, die nicht unter eine der oben genannten Kategorien fallen, werden nach 10 Jahren Nichtbenutzung gelöscht.