Endowment:Whistleblower-Richtlinie des Wikimedia Endowment

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Wir legen großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz von Whistleblowern, die uns mit guten Absichten auf Fälle möglicher Rechtsverstöße oder finanzieller Verfehlungen aufmerksam machen. Unsere Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter, Freiwilligen und unabhängigen Auftragnehmer, die für das Wikimedia Endowment ("Endowment") tätig sind, müssen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und Pflichten die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Diese Whistleblower-Richtlinie gilt für alle diese Personen.

Wir alle tragen die Verantwortung dafür, dass unsere Organisation frei von rechtswidrigem Verhalten und finanziellen Verfehlungen ist. Solltest du eine Beschwerde erhalten, die unter diese Richtlinie fällt, oder Zeuge eines Verhaltens werden, von dem du begründeten Anlass zu der Annahme hast, dass es unter diese Richtlinie fällt, erwarten wir von dir, dass du diese Beschwerde oder dieses Verhalten nach bestem Wissen und Gewissen meldest. Wir empfehlen dir, die in dieser Richtlinie genannten Kanäle zu nutzen. Wir erwarten außerdem von unseren Mitarbeitern und allen anderen mit dem Endowment verbundenen Personen die uneingeschränkte Kooperation bei der Untersuchung von Beschwerden.

Geltungsbereich und Zielsetzung

Diese Richtlinie legt die Meldeverfahren und den Schutz von Whistleblowern im Zusammenhang mit Beschwerden über mögliche Rechtsverstöße und finanzielles Fehlverhalten fest. Sie deckt nicht alle Arten von Beschwerden oder Fehlverhalten ab. Die anderen Richtlinien, die solche Beschwerden und Fehlverhalten regeln, schützen jedoch auch diejenigen, die mit guten Absichten Meldungen/Beschwerden einreichen, streng vor Vergeltungsmaßnahmen.

Die wichtigsten Ziele dieser Whistleblower-Richtlinie sind:

1. Ermutigung zur gutgläubigen Meldung von vermuteten (a) illegalen Aktivitäten oder (b) betrügerischem, unehrlichem oder unethischem Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum des Endowment; und
2. Schutz derjenigen, die uns solche Aktivitäten in gutem Glauben melden oder die andere Meldewege nutzen, die nach geltendem Recht oder Vorschriften zur Verfügung stehen.

Diese Richtlinie bietet zwar einen Meldemechanismus, mit dem du das Endowment über etwaige Bedenken informieren kannst, doch stehen dir nach den geltenden lokalen, bundesstaatlichen oder föderalen Gesetzen und Vorschriften möglicherweise weitere Meldewege und Rechte zur Verfügung, einschließlich der direkten Meldung an die Strafverfolgungsbehörden. Nichtsdestotrotz ermutigen wir dich, Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie einzureichen, um sicherzustellen, dass das Endowment deine Bedenken vollständig untersuchen kann.

Meldeverfahren

Was solltest du melden?

Wie bereits erwähnt, solltest du solche Vorfälle melden, wenn du vernünftigerweise und in gutem Glauben glaubst, dass du Zeuge eines möglicherweise rechtswidrigen Verhaltens oder Missbrauchs von Ressourcen oder Eigentum des Endowment geworden bist oder darüber informiert wurdest. Wir ermutigen dich, die in dieser Richtlinie genannten Kanäle des Endowment zu nutzen, um Richtlinien, Praktiken oder Verhaltensweisen des Endowment zu melden, von denen du vernünftigerweise annimmst, dass es sich um (a) illegale Aktivitäten gemäß den geltenden lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften handelt; oder (b) um betrügerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum des Endowment, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Veruntreuung von Geldern, die Fälschung von Finanzunterlagen; betrügerische Finanzberichte oder Handlungen, die zu solchen betrügerischen Berichten führen können; das Zerstören, Verändern, Verbergen oder Fälschen von Dokumenten oder offiziellen Verfahren; die betrügerische Beeinflussung oder Irreführung eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers, der mit der Prüfung der Jahresabschlüsse des Endowment beauftragt ist; oder jede andere Form von finanziellem Fehlverhalten (dies soll keine erschöpfende Aufzählung sein, sondern eher ein Leitfaden für die Arten von unangemessenem Verhalten, die unter diese Richtlinie fallen).

Wer kann einen Bericht einreichen?

Direktoren des Endowment, leitende Angestellte, Mitarbeitende, Freiwillige und unabhängige Auftragnehmer, die zur Erbringung von Dienstleistungen beim Wikimedia Endowment (Endowment) eingestellt wurden.

Wie reicht man einen Bericht ein?

Bei Meldungen innerhalb des Endowment im Rahmen dieser Richtlinie kannst du dich mündlich oder schriftlich an eine der folgenden Personen wenden: den Vorsitzenden des Vorstands, den Vorsitzenden des Finanzkomitees oder den Präsidenten.

Wenn der Präsident Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du deine Bedenken direkt an den Vorsitzenden des Finanzkomitees oder den Vorsitzenden des Vorstands melden. Wenn der Vorsitzende des Finanzkomitees Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du deine Bedenken direkt an den Vorsitzenden des Vorstands melden.

Was passiert, nachdem eine Meldung eingereicht wurde?

Alle Meldungen werden einer ersten Prüfung unterzogen. Vorausgesetzt, die Meldung fällt unter diese Richtlinie, wird sie vom Vorsitzenden des Finanzkomitees bearbeitet, der für die Überwachung von Bewertungen und Untersuchungen von Bedenken über potenziell rechtswidrige Aktivitäten oder Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum des Endowment, die im Rahmen dieser Richtlinie gemeldet werden, verantwortlich ist. Wie oben erwähnt, kann der Bericht direkt an den Vorsitzenden des Vorstands weitergeleitet werden, wenn es sich bei dem Betroffenen um den Vorsitzenden des Finanzkomitees handelt.

Der Vorsitzende des Finanzkomitees kann andere Personen, darunter andere Mitglieder des Finanzkomitees, andere Mitarbeiter und möglicherweise externe Anwälte um Unterstützung bei der Untersuchung und Lösung des Berichts bitten. Kein Mitglied des Vorstands, leitender Angestellter oder Mitarbeiter darf jedoch an der Untersuchung eines Berichts, der ihn oder sie betrifft, teilnehmen oder bei einer Beratung oder Abstimmung anwesend sein.

Alle Hinweise auf rechtswidriges Verhalten, die an den Vorsitzenden des Finanzkomitees weitergeleitet werden, werden umgehend bewertet und untersucht, und es können, wenn nötig, Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Vertraulichkeit

Berichte, die unter diese Richtlinie fallen, werden so weit wie möglich vertraulich behandelt, um eine vollständige und faire Untersuchung durchzuführen und eine angemessene Lösung zu erreichen. Dazu kann es erforderlich sein, die in dem Bericht enthaltenen Informationen an andere Personen weiterzugeben, z. B. an die zuständigen Mitarbeiter, andere Zeugen, den Vorstand, das Finanzkomitee und die externen Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte des Endowment.

Wenn du deine Bedenken nicht anonym einreichst, werden wir dich im Rahmen des Möglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit darüber informieren, welche Maßnahmen wir ergreifen (oder nicht ergreifen) werden. Wenn keine weiteren Maßnahmen oder Untersuchungen eingeleitet werden, werden wir dir im Rahmen des Möglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit eine Erklärung geben.

Was ist der Unterschied zwischen einer "anonymen" Meldung und einer "vertraulichen" Meldung?

Wenn du deine Meldung anonym einreichst, kennen wir deine Identität nicht, sofern deine Meldung keine Details enthält, die dich identifizieren könnten. Alle Meldungen (und deine Identität, falls du sie preisgeben möchtest) werden innerhalb des Meldekanals vertraulich behandelt, da wir verpflichtet sind, eine vollständige und faire Untersuchung durchzuführen. Wir werden deinen Bericht nur weitergeben oder anderweitig offenlegen, wenn dies zur Durchführung einer vollständigen und fairen Untersuchung und zur Erzielung einer angemessenen Lösung, zur Überprüfung der Aktivitäten des Endowment im Allgemeinen oder zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist.

Schutz vor Vergeltung

Im Einklang mit dieser Richtlinie und den geltenden Gesetzen wird das Endowment dich nicht entlassen, degradieren, suspendieren, bedrohen, belästigen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen dich ergreifen, weil du (a) mut guten Absichten in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie gehandelt hast oder (b) deine Rechte nach lokalen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften wahrgenommen hast.

Aktivitäten, die vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, umfassen:

• Das Einreichen von angemessenen, mit guten Absichten erstellten Berichten im Rahmen dieser Richtlinie;
• Einleitung, Aussage, Unterstützung oder anderweitige Teilnahme an einer Untersuchung, einem Gerichtsverfahren oder einer Verwaltungsklage in Bezug auf Verstöße gegen lokale oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften;
• Bereitstellung von Informationen über die Begehung oder mögliche Begehung von Verstößen gegen lokale oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften an einen Strafverfolgungsbeamten oder Äußerung der Absicht, diese mit guten Absichten bereitzustellen;
• Verweigerung der Teilnahme an einer Aktivität, die einen betrügerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum des Endowment darstellt, und Einreichen eines Berichts über diesen Sachverhalt gemäß dieser Richtlinie; und/oder
• Die Weigerung, sich an illegalen Aktivitäten zu beteiligen, die gegen geltende lokale bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften verstoßen.

Wenn du berechtigterweise glaubst, dass gegen dich Vergeltungsmaßnahmen unter Verstoß gegen diese Richtlinie ergriffen wurden, solltest du die oben genannten Verfahren zur Meldung bei einer der Abteilungen oder Personen einhalten. Jede Person innerhalb des Endowment kann disziplinarisch belangt werden, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen gegen eine andere Person ergreift, die mit guten Absichten einen potenziellen Verstoß im Sinne dieser Richtlinie gemeldet hat, die bei der Untersuchung eines solchen Verstoßes kooperiert hat oder die auf andere Weise mit guten Absichten gemäß den Bestimmungen dieser Richtlinie gehandelt hat.