Minutes:2008-10-05

←Treffen des Kuratoriums

Protokoll von 2008-10-05/de

Fragen?

Sitzung des Kuratoriums, San Francisco, 3.–5. Oktober 2008

• Bei einem Teil der Sitzung anwesend: Jimmy Wales
• Quorum: Ja
• Bei der gesamten Sitzung oder einem Teil der Sitzung anwesend:
  • Geschäftsführerin: Sue Gardner
  • Andere: Erik Moeller, Stellvertretender Direktor; Mike Godwin, Rechtsbeistand; Patti Melton, Persönliche Assistentin
• Protokoll vorbereitet von: Patti Melton, PA des ED und ED
• Protokoll geprüft von: Domas Mituzas, Geschäftsführender Sekretär

Geschenke-Richtlinie

• Geschäftsführerin Sue Gardner stellte die Geschenke-Richtlinie vor, die gegenüber der aktuellen Version erheblich überarbeitet wurde.
• Die neue Richtlinie wurde in Absprache mit dem CFOO, dem Rechtsbeistand, dem Team zur Spendensammlung und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft entwickelt.
• Sie beschreibt die Richtlinien hinsichtlich der Arten angenommener Geschenke, Beschränkungen, Genehmigungen, Zusagen, erforderlicher Begleitdokumente, Verfahren zur Bestimmung des Geschenkwerts, Interessenkonflikten, Wertpapiergeschenken, Vermächtnissen und Erbschaften, Sachgeschenken, Immobilien, Zusagen und Lebenseinkommensplänen sowie Vorteilen und Einschränkungen für Spender.
• Sue beschrieb die Richtlinie als angemessen für eine Organisation unserer finanziellen Größe und Komplexität und als auf unsere Spenderbasis zugeschnitten.
• BESCHLUSS zur Genehmigung, angenommen und verabschiedet.
• Für die Genehmigung gestimmt: Michael Snow, Jan-Bart De Vreede, Ting Chen, Domas Mituzas, Kat Walsh, Stu West. Abwesend: Jimmy Wales.

Offene Standards / Freie Dateiformate

• Der stellvertretende Vorsitzende des Kuratoriums Jan-Bart De Vreede präsentierte offene Standards.
• Es gab eine allgemeine Diskussion über die Bildungsentwicklung von Wikis und die komplizierten Standards für das Bildungsmodell, einschließlich der möglichen Auswirkungen, die dies auf den Anreiz für Freiwillige haben könnte.
• Es gab eine allgemeine Diskussion über freie Dateiformate. Ein Richtlinienentwurf zu freien Dateiformaten war im Januar 2008 ausgearbeitet worden, jedoch wurde über ihn noch nicht abgestimmt. Dies lag unter anderem daran, dass die Frage aufkam, ob die Richtlinie die parallele Verbreitung von nicht freien Formaten neben freien Formaten zulasse.
• Die parallele Verbreitung wurde diskutiert. Es wurde der Wunsch geäußert, Informationen über die aktuelle Nutzung freier und nicht freier Formate durch die Benutzer zu sammeln.
• Das Kuratorium bat Sue, Mike Godwin zu bitten, den Richtlinienentwurf so zu überarbeiten, dass klar wird, dass nur freie Formate zulässig sind.

Online-Spendenaktion

• Der stellvertretende Direktor Erik Moeller präsentierte eine Zusammenfassung der Pläne für die Online-Spendenaktion 2008 (siehe Media:WMF Annual Campaign 2008 Key Facts-EM1.pdf). Zu den wichtigsten Änderungen in diesem Jahr gehört die Einbindung der Online-Spendenaktion in eine größere Jahreskampagne mit einem Gesamtziel von 6 Millionen US-Dollar, das deutlich mit den budgetierten Ausgaben übereinstimmt. Im Rahmen dieser Kampagne werden eingegangene oder zugesagte Spenden (derzeit etwa 2 Millionen US-Dollar) als Führungsspenden ausgewiesen. Die Kampagne hat ein klares finanzielles Ziel.
• Erik fasste technische Änderungen zusammen, wie die Nutzung der CiviCRM-Datenbank zur Erfassung aller Spenderinformationen und die Einführung automatisierter Danke-E-Mails. Ein spezielles Kreditkartenzahlungssystem wird für die diesjährige Spendenaktion nicht eingeführt. Erik bedauerte, dass das für die Spendenaktion beauftragte Designbüro die Designs in proprietärer Form, d. h. nicht unter offener Lizenz, liefern wird.
• Die Spendenaktion wird vom neu eingestellten Leiter der Community-Spenden, Rand Montoya, koordiniert, der zu diesem Zweck direkt an Moeller berichtet. Die Wikimedia-Chapter beteiligen sich über eine spezielle Spendenvereinbarung.
• Die globale Finanzkrise wurde kurz thematisiert. Erik sagte, die Wikimedia Foundation habe bisher keine Spendenrückgänge verzeichnet. Sue merkte an, dass aktuelle Forschungsergebnisse darauf hindeuten, dass in wirtschaftlich angespannten Zeiten vor allem Großspenden betroffen seien. Dies könnte für Wikimedia problematisch werden, da es noch in der Anfangsphase der Gewinnung potenzieller Spender steht. Die Krise könnte sich auch auf die Spendenmöglichkeit und -bereitschaft kleiner Spender auswirken.

Technologie-Update

• Erik präsentierte ein von der Technischen Leiterin Brooke Vibber erstelltes Dokument zu mehreren seitenweiten Ausfällen im September. Die Ausfälle standen in keinem Zusammenhang, und Brooke dokumentierte die Ursachen und vorgeschlagenen Lösungsstrategien (siehe Media:WMF Sep08 Outage Report-BV1.pdf).
• Erik präsentierte ein zweites Dokument, Media:WMF Tech Assessment-EM1.pdf, in dem die wichtigsten Bereiche der technischen Arbeit der Wikimedia Foundation beschrieben, Stärken und Schwächen identifiziert und Handlungsschritte für jeden Bereich dargelegt wurden. Es wurde über die Finanzierung diskutiert. Erik wies darauf hin, dass bis zum Ende des Geschäftsjahres vier zusätzliche Einstellungen im Technologiebereich geplant sind, mehr als in jedem anderen Bereich.

Versprechen der persönlichen Verpflichtung

• Rechtsbeistand Mike Godwin stellte das Versprechen der persönlichen Verpflichtung vor, das seit der Vorlage eines früheren Entwurfs im April 2008 überarbeitet wurde.

Enthaltene Themen: Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Kuratoriums, Richtlinie zur Anwesenheit im Kuratorium, Vertraulichkeit, Nichtverunglimpfung.

• Es wurde über die Formulierungen zu Vertraulichkeit und Nichtverunglimpfung diskutiert. Mike betonte, dass das Dokument maximale Transparenz und minimale Risiken für die Organisation gewährleisten soll. Die Verantwortlichkeiten und Pflichten der Mitglieder des Kuratoriums wurden besprochen. Es herrschte allgemeine Übereinstimmung darüber, dass das Kuratorium sich der Freiwilligengemeinschaft gegenüber in hohem Maße verantwortlich fühlt und Transparenz, auch über die Ansichten einzelner Mitglieder des Kuratoriums, wünscht. Es wurde auch vereinbart, dass einige Informationen aus rechtlichen und ethischen Gründen vertraulich behandelt werden müssen, darunter beispielsweise persönliche Informationen, die Namen von Spendern, die Anonymität wünschen, und vertrauliche Informationen über andere Organisationen.
• Kat Walsh erklärte sich bereit, die Formulierungen in der Verpflichtungserklärung hinsichtlich Vertraulichkeit und Nichtverunglimpfung zu überarbeiten, um dem Wunsch des Kuratoriums nach Transparenz und Offenheit nachzukommen.

Protokoll der letzten Sitzung des Kuratoriums

• Schriftführer des Kuratoriums Domas Mituzas präsentierte das Protokoll der Juli-Sitzung in Alexandria
• BESCHLUSS zur Genehmigung, angenommen und verabschiedet
• Für die Genehmigung gestimmt: Michael Snow, Jan-Bart De Vreede, Domas Mituzas, Kat Walsh, Stu West. Abwesend: Jimmy Wales. Enthaltung: Ting Chen (der an der Juli-Sitzung nicht teilnahm).

Datenschutzrichtlinie

• Michael Snow hat dem Kuratorium erneut die Datenschutzrichtlinie präsentiert. Sie wurde seit der Diskussion in der Juli-Sitzung überarbeitet.
• Es gab eine allgemeine Diskussion über rechtliche Untersuchungsverfahren und Benachrichtigungen an Benutzer
• BESCHLUSS zur Genehmigung, angenommen und verabschiedet
• Für die Genehmigung gestimmt: Michael Snow, Jan-Bart De Vreede, Ting Chen, Domas Mituzas, Kat Walsh, Stu West. Abwesend: Jimmy Wales.

Beschluss zur Dokumentation:

Advisory Board

• Der stellvertretende Vorsitzende Jan-Bart De Vreede leitete eine umfassende Diskussion über die Zusammensetzung und Entwicklung des Advisory Boards
• Die Mitglieder des Advisory Boards waren ursprünglich für eine einjährige Amtszeit eingeladen worden, die meisten von ihnen haben ihre Tätigkeit jedoch bereits mehrere Jahre nach ihrer ursprünglichen Verpflichtung ausgeübt. Einige sind inaktiv.
• Es fand eine Diskussion über den Zweck des Advisory Boards, die erforderlichen Fähigkeiten, die Struktur usw. statt.
• Es herrschte allgemeine Übereinstimmung darüber, dass das Advisory Board die Wikimedia Foundation in ihren ersten Entwicklungsjahren sehr unterstützt und ihr gegenüber Geduld gezeigt hat.
• Ergebnis: Das bestehende Advisory Board wird neu konstituiert, um den Parteien die Möglichkeit zu geben, sich erneut zu engagieren. Zudem werden neue Mitglieder für das Advisory Board rekrutiert, um Kompetenzlücken zu schließen.
• Jan-Bart soll eine Liste der erforderlichen Fähigkeiten für die Mitglieder des Advisory Boards erstellen, einen Prozess zur Auswahl neuer Mitglieder entwickeln und die nächsten Schritte festlegen.

Status des Audits

• Schatzmeister des Kuratoriums Stu West informierte das Kuratorium über den Status des Audits, das fast abgeschlossen ist.
• Das Audit verlief deutlich schneller als im letzten Jahr.
• Darüber hinaus wurden erhebliche Verbesserungen bei den Kontrollen sowie den Buchhaltungs- und Verwaltungspraktiken erzielt: Die Organisation ist in guter Verfassung und das Audit-Komitee ist zufrieden.
• Es wird erwartet, dass die Jahresabschlüsse innerhalb weniger Wochen zur Genehmigung durch das Audit-Komitee bereitliegen, anschließend dem Kuratorium zur Genehmigung vorgelegt und anschließend veröffentlicht werden.

Vorschlag für subnationale Chapter

• Sue Gardner legte dem Kuratorium einen Vorschlag zur Förderung der Entwicklung subnationaler Chapter (z. B. New York, Toronto) vor.
• In der Vergangenheit hat sich das Kuratorium zur Frage subnationaler Chapter nicht geäußert und sie implizit abgelehnt. Im April 2008 gab es jedoch bekannt, dass es deren Entwicklung fördern wolle.
• Leitprinzipien für die Entwicklung subnationaler Chapter: Die Wikimedia Foundation möchte Freiwillige zur Selbstorganisation ermutigen. Jedes subnationale Chapter muss einen klar definierten geografischen Rahmen für seinen Arbeitsbereich festlegen. Alle Chapter sollen offizielle Wikimedia-Entitäten mit gemeinnützigem Status und der Möglichkeit zur Spendensammlung sein. Subnationale Chapter sollen ihre gewinnbringenden Aktivitäten auf die Spendensammlung statt auf die Geschäftsentwicklung konzentrieren.
• Subnationale Chapter sollten dem gleichen Prozess der "Entwicklung von Chaptern" folgen wie die nationalen Chapter, wie vom Chapter-Komitee festgelegt.

Allgemeine Übereinstimmung darüber, dass das Chapter-Komitee sehr gute Arbeit leistet.

• Das Kuratorium folgte Sues Empfehlung, eine Arbeitsgruppe einzurichten, die Antworten auf Fragen der subnationalen Chapter erarbeitet. Kat Walsh erklärte sich bereit, in der Arbeitsgruppe mitzuarbeiten; Sue lud Erik Moeller und Andrew Whitworth ein. Die Gruppe wird Antworten auf Fragen der sich in der Entwicklung befindlichen subnationalen Chapter und des Chapter-Komitees erarbeiten. Bei Bedarf wird sie Fragen über Kat an das Kuratorium weiterleiten.
• Michael Snow soll über das bestehende Verfahren des Chapter-Komitees offiziell subnationale Chapter zur Gründung einladen.
• Außerdem haben sich Ting Chen und Kat Walsh freiwillig bereit erklärt, dem Chapter-Komitee beizutreten und Frieda Brioschi als Vertreterin des Kuratoriums zu ersetzen. Sue bestätigte, dass Cary Bass dem Chapter-Komitee als Vertreter der Mitarbeiter beitreten wird.

Zusammensetzung und Entwicklung des Kuratoriums

• Der Vorsitzende des Kuratoriums Michael Snow leitete eine Diskussion über die Zusammensetzung und Entwicklung des Kuratoriums.
• Nach Prüfung der verfügbaren Optionen hat das Kuratorium beschlossen, den durch Friedas Rücktritt frei gewordenen Sitz unbesetzt zu lassen. Dabei wurde darauf hingewiesen, dass vor den nächsten Wahlen nur noch zwei Sitzungen ausstehen und das Kuratorium stabil und in guter Verfassung ist.
• Das Kuratorium prüfte die bisherige Arbeit des Nominierungskomitees. Dieses ist für die Identifizierung, Prüfung und Empfehlung von Kandidaten mit "speziellem Fachwissen" für die neu zu besetzenden Positionen im Kuratorium verantwortlich. Das Kuratorium beschloss, das Komitee in diesem Jahr zu bitten, die folgenden vier Schlüsselkriterien zu priorisieren: Erfahrung mit Spendensammlung, Erfahrung in der Führung von Unternehmen nach § 501(c) 3, Entwicklung des Vorstands gemeinnütziger Organisationen und/oder internationales Recht gemeinnütziger Organisationen, fundierte Kenntnisse und Erfahrungen außerhalb Nordamerikas und Europas sowie allgemeine Gleichstellung der Geschlechter. Als Vorsitzender des Nominierungskomitees erklärte sich Michael Snow bereit, das Komitee über diese Entscheidung zu informieren.

Kalender des Kuratoriums für 2009

• Michael Snow leitete eine Diskussion über den Kalender des Kuratoriums, deren Ziel die Festlegung vorläufiger Termine für Sitzungen des Kuratoriums im Jahr 2009 war.
• Sue Gardner schlug vor, die Frühjahrssitzung zeitgleich mit der Jahresversammlung der Chapter in Europa abzuhalten, sofern der Zeitpunkt sinnvoll sei und die Chapter die Idee gut fänden. Dabei wären nicht unbedingt gemeinsame Treffen angestrebt; allein das gesellige Beisammensein wäre sinnvoll, insbesondere für Mitglieder des Kuratoriums, die bisher wenig mit den Chaptern in Berührung gekommen sind. Die Entscheidung wäre in etwa kostenneutral. Das Kuratorium stimmte zu, dass Sue den Chaptern dies vorschlagen würde.
• Nach einigen Diskussionen wurden die Sitzungen vorläufig für den 9. bis 11. Januar in San Francisco, den 3. bis 5. April (vorläufig) in Europa, den 27. August (vorläufig) bei der Wikimania in Buenos Aires und den 23. bis 25. Oktober in San Francisco angesetzt.
• Für Montag, den 3. November 2008, um 13:00 Uhr PST wurde vorläufig eine IRC-Sitzung zur Genehmigung des Jahresabschlusses angesetzt.

Exekutivsitzung

Die Sitzung endete mit einer Exekutivsitzung. Das Kuratorium beabsichtigt, regelmäßig Exekutivsitzungen abzuhalten, um dies als bewährte Vorgehensweise zu etablieren.