Minutes:2009-11-15
 | Dies ist ein offizielles Protokoll eines Treffens des Kuratoriums der Wikimedia-Stiftung. Bitte beachte, dass im Falle von Unterschieden in der Bedeutung oder Interpretation zwischen der englischen Originalversion dieses Inhalts und einer Übersetzung die englische Originalversion Vorrang hat. |
| ←Treffen des Kuratoriums | Protokoll von 2009-11-15/de | Fragen? |
Protokoll der Sitzung des Kuratoriums der Wikimedia Foundation
13.–15. November 2009
San Francisco, CA
Vorbereitet von: James Owen, Assistent der Geschäftsführerin
Ordnungsruf
Der Vorsitzende des Kuratoriums Michael Snow eröffnete die ordentliche Sitzung des Kuratoriums am Freitag, 13. November um 09:10 PST. Anwesend und beschlussfähig waren:
Anwesend
- Michael Snow- Vorsitzender des Kuratoriums
- Jan-Bart de Vreede- Stellvertretender Vorsitzender des Kuratoriums
- Kat Walsh- Exekutivsekretärin des Kuratoriums
- Stu West- Schatzmeister des Kuratoriums
- Ting Chen- Mitglied des Kuratoriums
- Arne Klempert- Mitglied des Kuratoriums
- Matt Halprin- Mitglied des Kuratoriums
- Samuel Klein- Mitglied des Kuratoriums
Abwesend
- Jimmy Wales- Gründer/Mitglied des Kuratoriums
Ebenfalls anwesend während der gesamten oder eines Teils der Sitzung
- Sue Gardner- Wikimedia Foundation; Geschäftsführerin
- James T. Owen- Wikimedia Foundation; Assistent der Geschäftsführerin und des stellvertretenden Geschäftsführers
- Rebecca Handler-Wikimedia Foundation; Leiterin Großspenden
- Anya Shyrokova- Wikimedia Foundation; Verwaltungsmitarbeiterin
- Megan Hernandez- Wikimedia Foundation; Entwicklungsmitarbeiterin
- Mike Godwin- Wikimedia Foundation; Rechtsvorstand und Rechtskoordinator
- Eugene Eric Kim- Wikimedia Foundation; Manager Strategisches Planungsprojekt
- Barry Newstead- Bridgespan Group; Partner
- Laura Lanzerotti- Bridgespan Group; Leiterin Fallteam
- Achal Prabhala- Advisory Board der Wikimedia Foundation (über Skype)
Begrüßung & Organisatorische Punkte
Michael Snow begrüßte das Kuratorium und die anwesenden Mitarbeiter der Wikimedia Foundation. Gemäß der Richtlinie zu Interessenkonflikten der Foundation erstellt und unterzeichnet das Kuratorium Erklärungen zu Interessenkonflikten. Weitere organisatorische Punkte wurden nicht angesprochen.
Prüfung des Audit-Komitees vom 3. November 2009
Stu West legte dem Kuratorium den geprüften Jahresabschluss 2008/2009 vor, der vom Audit-Komitee in seiner Sitzung am 3. November genehmigt wurde. Die Prüfung befasste sich mit drei Mängeln in den internen Kontrollen der Foundation. Stu West betonte, dass die externen Prüfer von KPMG der Meinung seien, die Foundation habe im vergangenen Jahr erhebliche Fortschritte erzielt und insgesamt weniger Mängel als Organisationen ähnlicher Größe aufgewiesen.
Stu beantragte die Genehmigung des geprüften Jahresabschlusses. Das Kuratorium stimmte einstimmig für die Genehmigung des geprüften Jahresabschlusses 2008/2009.
Beschlossen, dass:
Der von KPMG LLC geprüfte Finanzbericht der Wikimedia Foundation für das am 30. Juni 2009 endende Finanzjahr hiermit genehmigt wird.
Stimmen
- Antragsteller: Stu
- Angenommen: 8-0
- Genehmigung: Michael, Stu, Jan-Bart, Kat, Ting Arne, Matt, Samuel
- Enthaltung: Jimmy
Wie bereits in der Sitzung des Kuratoriums im August 2009 angesprochen, legte Stu dem Kuratorium einen Beschluss zur Änderung der Satzung des Audit-Komitees vor. Mit dieser Änderung wird die Klausel gestrichen, wonach die Mehrheit der Mitglieder des Audit-Komitees aus dem Kuratorium kommen muss.
Das Kuratorium stimmte einstimmig für die Änderung der Satzung des Audit-Komitees.
Be it resolved, that the Audit Committee Charter be amended as follows:
''(1) The "MEMBERSHIP" section of the Audit Committee Charter, which now reads,
"Appointment to the Committee, including the designation of the Chair of the Committee and the designation of any Committee members as "Audit Committee financial experts", shall be made on an annual basis by the Chair of the Board of Trustees. The Audit Committee is comprised of at least one Trustee determined by the Board to meet independence and financial literacy requirements. Any Audit Committee members who are not Trustees must meet the same disclosure and certification requirements required of Trustees by the Foundation's Conflict of Interest Policy. The Chair of the Board of Trustees and the Executive Director of the Foundation also serve on the Audit Committee, both without vote."
shall be amended to read as follows:
"Appointment to the Committee, including the designation of the Chair of the Committee and the designation of any Committee members as "Audit Committee financial experts", shall be made on an annual basis by the Chair of the Board of Trustees. The Audit Committee is comprised of at least one Trustee determined by the Board to meet independence and financial literacy requirements. Any Audit Committee members who are not Trustees must meet the same disclosure and certification requirements required of Trustees by the Foundation's Conflict of Interest Policy. The Chair of the Board of Trustees and the Executive Director of the Foundation also serve on the Audit Committee, both without vote."
(2) The word "Bylaws" shall be capitalized throughout the Charter, and the word "Foundation" should be substituted for "organization," and other cosmetic or grammatical changes should be made as necessary to conform to these changes.
Approved: 8–0. In favor: Michael, Stu, Jan-Bart, Kat, Ting Arne, Matt, Samuel. Abstained: Jimmy
Sue präsentierte dem Kuratorium die neun größten Risiken, die die Stärke und Gesundheit der Foundation beeinträchtigen könnten. Das Kuratorium beauftragte Stu, die Liste im Board-Wiki zu veröffentlichen. Nach einer Überprüfungsphase wird Stu das Dokument im Strategie-Wiki veröffentlichen.
Diskussion über Tätigkeiten, Rollen und Selbsteinschätzungen des Kuratoriums
Das Kuratorium hielt eine nichtöffentliche Sitzung ab, in der die Tätigkeiten und die Rollen des Kuratoriums besprochen wurden. Der Assistent der Geschäftsführerin war für die Sitzung entschuldigt und es wurde kein Protokoll geführt.
Fallstudie zu Großspendern
Das Kuratorium begrüßte Rebecca Handler, Anya Shyrokova und Megan Hernandez vom Spendensammlungs-Team der Foundation. Rebecca hielt eine kurze Präsentation mit Schwerpunkt auf drei Fallstudien der wichtigsten Spender der Foundation. Diese Präsentation bot eine Einführung in die Pflege der wichtigsten Spender der Foundation. Das Kuratorium äußerte Interesse an einer optionalen Schulung zur Pflege der wichtigsten Spender, die in einer zukünftigen Sitzung des Kuratoriums angeboten werden soll.
Aktualisierung der Satzung
Das Kuratorium begrüßte Mike Godwin, der eine Einführung zu einem Beschluss zur Änderung von Abschnitt 3, Unterabschnitt (E) der Satzung der Foundation gab. In einer kurzen Diskussion stellte Michael Snow klar, dass dieser Beschluss nicht zur Auflösung des derzeitigen Nominierungskomitees führt, sondern dem Kuratorium lediglich die Möglichkeit gibt, den Prozess der Ernennung und Wiederernennung von Nicht-Community-Sitzen im Kuratorium zu beschleunigen.
Nach einer kurzen Diskussion stimmte das Kuratorium einstimmig für die Änderung von Abschnitt 3, Unterabschnitt (E) der Satzung der Foundation.
Es wird beschlossen, dass das Kuratorium der Wikimedia-Stiftung Abschnitt 3, Unterabschnitte (E) der Satzung, der derzeit wie folgt lautet:
"(E) Durch den Vorstand gewählte Mitglieder des Kuratoriums. Ab Januar 2009 werden vier Mitglieder des Kuratoriums vom Vorstand aus einer vom Nominierungskomitee erstellten Kandidatenliste ernannt. Das Nominierungskomitee wird vom gesamten Vorstand ernannt und umfasst als Mitglieder (i) mindestens zwei Mitglieder des Kuratoriums, die vor den Auswahlprozessen der Community oder der Chapter im Juli ausgewählt wurden und (ii) den Geschäftsführer. Das Nominierungskomitee kann aus einer beliebigen Anzahl von Mitgliedern bestehen, darunter frühere Mitglieder des Kuratoriums und externe Experten. Das Nominierungskomitee wählt die Kandidaten bis zum 15. Oktober aus. Sowohl die Nominierung als auch die Ernennung der vom Vorstand ausgewählten Mitglieder des Kuratoriums erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen von Unterabschnitt (A) und den geltenden Landes- und Bundesgesetzen. Vom Vorstand ernannte Mitglieder des Kuratoriums müssen für die Dauer ihrer Amtszeit als Mitglieder des Kuratoriums von allen Positionen im Vorstand von Chaptern, leitenden Positionen und von Chaptern oder der Foundation bezahlten Positionen zurücktreten. Die Amtszeit jedes vom Vorstand ernannten Mitglieds des Kuratoriums gemäß diesem Unterabschnitt beträgt ein Jahr. Der Vorstand kann ein gemäß vom Vorstand ernanntes Mitglied des Kuratoriums von Jahr zu Jahr für aufeinanderfolgende Amtszeiten von jeweils einem Jahr wiederernennen."
wie folgt geändert wird:
"(E) Durch den Vorstand gewählte Mitglieder des Kuratoriums. Ab Januar 2009 können bis zu vier Mitglieder des Kuratoriums vom Vorstand für nicht von der Community oder den Chaptern ausgewählte Positionen ernannt werden und die Amtszeit dieser Ernennungen beträgt höchstens ein Jahr. Die Ernennung der vom Vorstand ausgewählten Mitglieder des Kuratoriums erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen von Unterabschnitt (A) und den geltenden Landes- und Bundesgesetzen. Vom Vorstand ernannte Mitglieder des Kuratoriums müssen für die Dauer ihrer Amtszeit als Mitglieder des Kuratoriums von allen Positionen im Vorstand von Chaptern, leitenden Positionen und von Chaptern oder der Foundation bezahlten Positionen zurücktreten. Die Amtszeit jedes vom Vorstand ernannten Mitglieds des Kuratoriums gemäß diesem Unterabschnitt (E) endet am 31. Dezember des Jahres, in dem das Mitglied des Kuratoriums die Position übernommen hat. Jedes vom Vorstand gemäß diesem Unterabschnitt ausgewählte Mitglied des Kuratoriums muss je nach Beginn seiner Amtszeit die gesamte oder einen Teil der einjährigen Amtszeit erfüllen. Der Vorstand kann ein gemäß diesem Unterabschnitt ernanntes Mitglied des Kuratoriums von Jahr zu Jahr für aufeinanderfolgende Amtszeiten von jeweils einem Jahr wiederernennen."
Genehmigt: 8:0. Dafür: Michael, Stu, Jan-Bart, Kat, Ting, Arne, Matt, Samuel. Enthaltung: Jimmy
Michael erklärte sich bereit, das Nominierungskomitee über diese Änderung zu informieren, bevor der Beschluss im Foundation-Wiki veröffentlicht wird.
Präsentation und Diskussion des Strategischen Plans
Das Kuratorium begrüßte Barry Newstead, Larua Lanzerotti und Eugene Kim, um das Strategieentwicklungsprojekt der Foundation zu besprechen. Barry und Laura präsentierten dem Kuratorium Materialien und Diskussionen, die das Kuratorium auf den Entscheidungsprozess und die wesentlichen Entscheidungen vorbereiten, die das Kuratorium während der Sitzung des Kuratoriums im Februar und April treffen wird. Barry informierte das Kuratorium darüber, dass der Zweck der Sitzung nicht darin besteht, Entscheidungen für das Strategieprojekt zu treffen. Er erklärte weiter, dass die Sitzung die Fähigkeit des Kuratoriums, strategische Entscheidungen zu treffen, verfeinern und dem Projektteam Orientierung und Input für den Entscheidungsprozess des Kuratoriums geben soll. Barry erklärte weiter, dass die Kernaufgabe des Kuratoriums während des Strategieprojekts darin besteht, richtungsweisende Entscheidungen über die Rolle der Foundation zu treffen.
Das Kuratorium führte eine Übung durch, die sich auf das Ziel konzentrierte, die globale Reichweite von Wikimedia zu erhöhen. Während der Übung wurde das Kuratorium gebeten zu bestimmen, wie es Mittel in fünf Arbeitsbereiche rund um die globale Reichweite investieren würde. Die Übung diente als Vorlage für den Prozess, den das Strategieteam verwenden wird, um die Prioritäten des Kuratoriums zu bewerten. Insgesamt fand das Kuratorium das Werkzeug eine nützliche Maßnahme, um Konsens zu erzielen und Entscheidungen zu fokussieren. Wichtige Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses wurden vorgestellt und mit dem Strategieteam diskutiert. Diese Vorschläge umfassten: mehr Rahmen/Kontext für die Gespräche schaffen, genaue Definitionen von Begriffen und Ideen liefern, um ein klares Verständnis zu schaffen; ausreichend Informationen als Grundlage für eine Entscheidung bereitstellen; sicherstellen, dass dem Kuratorium 10 Tage vor den Sitzungen Daten und Informationen für Entscheidungen vorgelegt werden, einen Fragebogen erstellen, damit das Kuratorium vor den Sitzungen Bereiche mit Konsens bewerten und bestimmen kann; eine Liste mit Empfehlungen vorlegen (die vorab vom Geschäftsführer bewertet werden); Interviews markieren, die den klaren Kontext liefern, der für die Entscheidungsfindung erforderlich ist; die Fragen des Kuratoriums vorwegnehmen und diese vor der Sitzung beantworten.
Neuigkeiten zum Advisory Board
Jan-Bart informierte das Kuratorium über den aktuellen Stand des Advisory Boards. Das Kuratorium äußerte seine Freude über das Engagement des Advisory Boards und seinen Respekt für die Zeit und Mühe, die viele Mitglieder des Advisory Boards in den letzten Monaten insbesondere im Rahmen der strategischen Entwicklungs- und Bücherregalprojekte investiert haben. Jan-Bart berichtete anschließend über Gespräche, die er während der Wikimania mit mehreren Mitgliedern des Advisory Boards geführt hatte. Er erklärte, dass einige Mitglieder Bedenken geäußert hätten, das Advisory Board sei unterausgelastet und unstrukturiert.
Das Kuratorium diskutierte kurz über das Advisory Board und seine Struktur. Die wichtigsten Diskussionspunkte waren: Das Advisory Board ist eine Ansammlung von Personen, die als Einzelpersonen, nicht aber als Gruppe mit einem klaren Mandat eingesetzt werden. Das Advisory Board soll dazu dienen, die Beiträge von Personen zu würdigen und zu fördern, die der Foundation, ihren Mitarbeitern und der Wikimedia-Bewegung wertvolle Ressourcen zur Verfügung stellen. Die meisten Advisory Boards von Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen haben keinen Vorsitzenden. Die Ernennung eines Vorsitzenden könnte die Funktion des Advisory Boards unklar machen.
Nach dieser Diskussion beauftragte das Kuratorium Achal Prabhala, sein Verständnis des aktuellen Advisory Boards und seine Meinung zu dessen Struktur zu erläutern. Achal schlug vor, die Foundation könne das Advisory Board besser nutzen, indem es eine Datenbank erstelle, um dessen Fachwissen zu nutzen und Kontakte zwischen den Mitgliedern des Advisory Boards und den Mitarbeitern der Foundation zu knüpfen. Achal schlug außerdem vor, die Foundation solle der Wikimedia-Community die Rolle des Advisory Boards klar darlegen. Er schlug vor, die Foundation könne diese Rollendefinition erleichtern, indem sie die Existenz und Arbeit des Advisory Boards öffentlich anerkenne und den Ernennungsprozess definiere. Das Kuratorium dankte Achal für seine Zeit und beendete das Gespräch.
Das Kuratorium diskutierte Achals Bedenken und Vorschläge. Jan-Bart wurde beauftragt, eine Antwort an Achal zu verfassen und mögliche Änderungen an der Struktur des aktuellen Advisory Boards zu prüfen. Bevor er ein Schreiben verfasst, wird Jan-Bart die Stellungnahme an die Mailingliste des Kuratoriums senden, damit das Kuratorium sie prüfen und genehmigen kann. Das Kuratorium wird alle Änderungen, die das Advisory Board betreffen, mit Angela Beesley besprechen, bevor es mögliche Änderungen an der Struktur des Advisory Boards öffentlich bekannt gibt.
Exekutivsitzung
Bei jeder Sitzung des Kuratoriums hält das Kuratorium gemäß bewährter Praxis eine Exekutivsitzung ab. Die Geschäftsführerin und ihr Assistent sind von den Exekutivsitzungen freigestellt und es werden keine Protokolle geführt. Unter anderem leitete das ED-Bewertungskomitee eine Diskussion über die jährliche Leistungsbewertung der Geschäftsführerin.
Neuigkeiten zu vakanten Sitzen für ernannte Mitglieder und zum Nominierungskomitee
Sue überprüfte den Prozess zur Besetzung des Sitzes für ernannte Mitglieder des Kuratoriums und sagte, dass wir uns derzeit in Phase vier befinden.
- Der Recruiter erstellt eine vorläufige Liste möglicher Kandidaten basierend auf den Kriterien des Kuratoriums
- Das Nominierungskomitee prüft die Liste und gibt erste Rückmeldungen
- Basierend auf den Rückmeldungen verfeinert der Recruiter die Liste, indem er einige Kandidaten streicht und andere hinzufügt
- Der Recruiter beginnt mit den Interviews der Kandidaten und prüft deren Eignung und Interesse
- Der Recruiter legt dem Nominierungskomitee seine endgültige Auswahlliste vor (Ziel: Anfang Januar)
- Das Nominierungskomitee prüft die Liste und gibt letztmalig Rückmeldung (Ziel: Mitte Januar)
- Die Mitglieder des Kuratoriums treffen sich mit den Kandidaten in der engeren Auswahl und treffen eine Entscheidung (Ziel: im Anschluss an die Sitzung des Kuratoriums im Februar)
Da die Suchkriterien für den vakanten Sitz (Expertise in Asien, umfangreiche Erfahrung in der Leitung oder Verwaltung von gemeinnützigen Organisationen, Expertise in der Spendensammlung, weiblich) ursprünglich 18 Monate zuvor vom Kuratorium entwickelt worden waren, bot Sue dem Kuratorium eine letzte Gelegenheit, sie leicht anzupassen oder zu verfeinern. Das Kuratorium bat Sue, den Recruiter zu bitten, Kandidaten mit spezifischer Expertise in Indien den Vorzug zu geben, und Michael erklärte sich bereit, dem Nominierungskomitee dieselbe Rückmeldung zu geben.
Organisatorisches/Abschluss
Das Kuratorium hat James Owen (Assistent der Geschäftsführerin und des stellvertretenden Geschäftsführers) den Zugriff auf das Board-Wiki gewährt. Von James wird nicht erwartet, dass er das Wiki verfolgt oder Beiträge darin verfasst. Der Zugriff wurde ihm lediglich als Referenz für seine Arbeit mit dem Kuratorium gewährt.
Samuel schlug vor, das Board-Wiki aufzuräumen, um sicherzustellen, dass nur relevante und angemessene Materialien dort veröffentlicht werden. Samuel erstellt eine Liste mit Artikeln/Inhalten, die gelöscht oder gegebenenfalls in andere Wikis verschoben werden sollen. Sobald die Liste fertig ist, gewährt Samuel dem Kuratorium einen Monat Zeit, die Liste zu bearbeiten, bevor Löschungen oder Entfernungen vorgenommen werden.
Das Kuratorium diskutierte die Struktur der Sitzungen des Kuratoriums und den Zeitaufwand. Es beschloss, die Februarsitzung auf zwei Tage zu verkürzen und mit der Schaffung eines strukturierten Umfelds zu beginnen, das klare und prägnante Entscheidungen in den Bereichen Führung und Strategie ermöglicht. Während der Februarsitzung wird sich das Kuratorium einen Tag lang dem Strategieprojekt und einen weiteren Tag der Entwicklung des Kuratoriums widmen.
Das Kuratorium delegiert die folgenden Aufgaben/Projekte an einzelne Mitglieder des Kuratoriums, die diese recherchieren, überprüfen und dem Kuratorium über das Board-Wiki, die Mailingliste oder in zukünftigen Sitzungen des Kuratoriums Bericht erstatten.
- Stu- Forschung zum Endowment und der finanziellen Nachhaltigkeit
- Samuel- Stagnation- Die Rolle, die Mitglieder des Kuratoriums, die sich an die Community wenden, bei der Unterstützung der Gesundheit der Community spielen könnten, sobald das Strategieprojekt seine Empfehlungen abgegeben hat.
- Matt mit Unterstützung von Samuel- Prozess des Nominierungskomitees/Ernennungs- und Auswahlverfahren für ernannte Mitglieder des Kuratoriums
- Michael mit Unterstützung von Matt- Aufsicht über den Prozess und die Sitzung zur Entwicklung des Kuratoriums für das gesamte Kuratorium und einzelne Mitglieder des Kuratoriums. Wird während der Sitzung des Kuratoriums im Februar durchgeführt.
- Sue- Strategietag für die Sitzung des Kuratoriums im Februar.
Außerdem: Im Oktober 2008 wurde einer Gruppe brasilianischer Wikimedianer die Gründung eines Chapters genehmigt. Einige Monate später verkündete Brasilien seine Absicht, keinen Antrag auf Gemeinnützigkeit innerhalb Brasiliens zu stellen, sondern ein "Mutirão" (weniger formeller Verein) zu werden. In Übereinstimmung damit wollte man nicht als Wikimedia-Chapter gelten, sondern einen neuen, weniger offiziellen Status innerhalb von Wikimedia erlangen. Im April 2009 bat das Kuratorium das Chapter-Komitee, dies zu ermöglichen. Das Chapter-Komitee erzielte keine Fortschritte, daher bat das Kuratorium Arne im November 2009, mit Ting und Kat sowie dem Chapter-Komitee zusammenzuarbeiten, um eine Empfehlung für die Schaffung eines Status als "Semi-Chapter" zu erarbeiten.