Minutes:2011-08-03

←Treffen des Kuratoriums

Protokoll von 2011-08-03/de

Fragen?

3. August 2011

Dan Panorama Hotel, Haifa, Israel

Vorbereitet von: James Owen, Assistent der Geschäftsführerin & Verbindungsperson des Kuratoriums

Ordnungsruf:

Das Kuratorium der Wikimedia Foundation hielt seine reguläre Sitzung am Mittwoch, den 3. August 2011, um 09:00 Uhr IDT im Dan Panorama Hotel in Haifa, Israel, ab.

Anwesende Mitglieder des Kuratoriums:

• Ting Chen - Vorsitzender
• Stu West - Stellvertretender Vorsitzender und Schatzmeister
• Samuel Klein - Exekutivsekretär
• Jimmy Wales - Gründer/Mitglied des Kuratoriums
• Kat Walsh - Mitglied des Kuratoriums
• Jan-Bart de Vreede - Mitglied des Kuratoriums
• Arne Klempert - Mitglied des Kuratoriums
• Matt Halprin - Mitglied des Kuratoriums
• Bishakha Datta - Mitglied des Kuratoriums
• Phoebe Ayers - Mitglied des Kuratoriums

Ebenfalls anwesend während der gesamten oder eines Teils der Sitzung:

• Sue Gardner - Geschäftsführerin der Wikimedia Foundation
• Barry Newstead - Direktor Globale Entwicklung der Wikimedia Foundation
• James Owen - Exekutivassistent & Verbindungsperson des Kuratoriums der Wikimedia Foundation

Nachdem die Beschlussfähigkeit festgestellt worden war, wurde die Sitzung um 09:07 Uhr vom Vorsitzenden eröffnet, der den Vorsitz führte.

Begrüßung & Organisatorische Punkte

Ting begrüßte das Kuratorium offiziell in Haifa und gab einen kurzen Überblick über die Tagesordnung. Samuel merkte an, dass das Protokoll der Sitzung vom März 2011 per E-Mail genehmigt worden sei. Wie üblich unterzeichneten die Mitglieder des Kuratoriums bei der ersten Sitzung nach Beginn des Geschäftsjahres die persönliche Verpflichtungserklärung der Foundation und reichten aktualisierte Formulare zu Interessenkonflikten ein.

Im Rahmen weiterer Tagesordnungspunkte erteilte das Kuratorium der Geschäftsführerin das Recht, Entwürfe der Tagesordnungen vor den regulären Sitzungen zu veröffentlichen. Auch die regelmäßige Veröffentlichung von Berichten über die Tätigkeiten des Kuratoriums wurde erörtert und ein Bericht über die Tätigkeiten des Kuratoriums im Mai und Juni 2011 wurde genehmigt und im Meta-Wiki veröffentlicht.

Das Kuratorium legte die Zeiten und Orte für seine regelmäßigen Sitzungen 2011/2012 wie folgt fest:

• 7.–8. Oktober 2011, San Francisco, Kalifornien, USA
• 10.–11. Februar 2012, San Francisco, Kalifornien, USA
• 30. März–1. April 2012, Ort wird durch den Ort Wikimedia-Chapter-Konferenz festgelegt
• 11. Juli 2012, Treffen bei der Wikimania, Washington, District of Columbia, USA
• Das Kuratorium einigte sich darauf, im September, Oktober oder November 2012 Termine für eine mögliche Sitzung in Indien vorzuhalten, die gegebenenfalls mit einer lokalen Wikimedia-Konferenz in Indien zusammenfallen sollte.

Neuigkeiten zu persönlichen Aktivitäten

Jedem Mitglied des Kuratoriums wurden zwei Minuten eingeräumt, um den Kollegen Neuigkeiten zu persönlichen und Wikimedia-bezogenen Arbeiten vorzustellen. Für diesen Tagesordnungspunkt wurde kein formelles Protokoll geführt.

Wahl des Vorstands und Wiederernennungen

Das Kuratorium hat die Ergebnisse der Community-Wahl zum Kuratorium 2011 einstimmig bestätigt und Kat, Ting und Samuel erneut in das Kuratorium berufen. Kat, Ting und Samuel werden ihre Amtszeit bis September 2013 oder bis zur ersten Sitzung des Kuratoriums nach der nächsten Wahl zur Neubesetzung dieser Positionen ausüben, je nachdem, welches Ereignis zuerst eintritt. (Beschluss veröffentlicht unter Resolution:Kuratoriumsernennungen - Mitglieder des Kuratoriums aus der Community, 2011)

Das Kuratorium wählte die folgenden Mitglieder des Kuratoriums für das Jahr 2011/2012 in die Ämter:

• Ting - Vorsitzender des Kuratoriums
• Jan-Bart - Stellvertretender Vorsitzender des Kuratoriums
• Stu - Schatzmeister des Kuratoriums
• Phoebe - Exekutivsekretärin des Kuratoriums

Das Kuratorium bestätigte die Komiteebesetzungen für das Jahr 2011/2012. Arne wurde anstelle von Jan-Bart in das Führungskomitee berufen, dessen Mitgliedschaft im Komitee mit Wirkung zum August 2011 endet. Interessierte an der Arbeit im Komitee oder einem Wechsel der Zuständigkeit können sich an den jeweiligen Komiteevorsitzenden wenden.

Die Komiteebesetzungen des Kuratoriums für 2011/2012 sind wie folgt:

• Menschliche Ressourcen: Jan-Bart (Vorsitzender), Kat und Ting
• Audit: Stu (Vorsitzender) und Ting (mit Finanzdirektor und externer Community-Unterstützung)
• Führung: Matt (Vorsitzender), Arne und Ting

Beobachter/Verbindungspositionen für Komitees der Community sind:

• Wahlkomitee: Jan-Bart
• Chapters-Komitee: Samuel, Bishakha und Arne
• Sprachkomitee: Samuel

Für das kommende Jahr wird die interne Logistik aufgeteilt: die Schriftführerin ist für die Durchführung der Abstimmungen und die Berichterstattung zuständig, während der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende die Logistik und die administrativen Aufgaben übernehmen. Anfragen von Komitees werden von den jeweiligen Verbindungspersonen des Komitees bearbeitet. Wer einen bestimmten Antrag oder einen Beschluss einbringt, ist auch für die Nachverfolgung des jeweiligen Vorgangs verantwortlich.

Nachbesprechung der Wahl

Jan-Bart legte dem Kuratorium seine Einschätzung des Prozesses der Community-Wahl zum Kuratorium 2011 vor. Im Rahmen dieser Diskussion informierte er das Kuratorium darüber, dass die Wahlbeteiligung trotz der Bemühungen, die Anzahl der Wahlberechtigten durch eine Senkung der Anforderungen an die Stimmabgabe zu erhöhen, nur geringfügig höher war als in den Vorjahren. Er merkte außerdem an, dass der Wissenstransfer zwischen den Wahlkomitees von 2009 und 2011 minimal gewesen sei und sich negativ auf die Arbeit des Komitees und dessen Fähigkeit, Fristen einzuhalten, ausgewirkt habe. Die Einrichtung eines ständigen Wahlkomitees wurde erörtert.

Zukunft der Wikimedia Foundation

Phoebe moderierte eine Diskussion über die Zukunft der Wikimedia Foundation. Ziel der Diskussion war es nicht, Entscheidungen zu treffen oder Ergebnisse zu erzielen, sondern den Mitgliedern des Kuratoriums lediglich die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung darüber zu äußern, wo die Foundation in 5 bis 20 Jahren stehen soll. Dies wurde als hilfreiche Übung bewertet, die bei zukünftigen Sitzungen wiederholt werden sollte.

Zu den Themenbereichen, die während der Diskussion angesprochen wurden, gehörten: die Rolle der Foundation in der Wikimedia-Bewegung, die Größe und die Verantwortlichkeiten der Foundation, die zukünftige strategische Planung einschließlich der Bewertung des strategischen Plans, die Aufrechterhaltung der Dezentralisierung bei gleichzeitigem Schutz des Rufs und der Interessen der Bewegung, die Projektbeteiligung, die Führung der Community und der Erhalt einer ehrenamtlich getragenen Bewegung sowie die Rolle, die die Wikimedia Foundation als Fürsprecherin in Schlüsselfragen im Zusammenhang mit Transparenz, der Bewegung für freie Inhalte und dem offenen Internet spielen könnte.

Weitere mögliche Komitees des Kuratoriums wurden ebenfalls kurz besprochen; Vorschläge für neue Komitees sollten zunächst dem Führungskomitee des Kuratoriums vorgelegt werden. Matt merkte an, dass dem Führungskomitee des Kuratoriums bereits mehrere Vorschläge zu verschiedenen Führungsthemen unterbreitet wurden und das Komitee in den kommenden Wochen eine Prioritätenliste für das Jahr versenden wird.

Chapter & Beteiligung an der Spendensammlung

Stu eröffnete den Tagesordnungspunkt mit einer Darlegung der Bedenken, die das Auditkomitee der Foundation hinsichtlich des Spendenmodells geäußert und bewertet hatte. Er erklärte, dass das Komitee im Laufe des Jahres wichtige Risikobereiche für die Wikimedia Foundation analysiert und dabei ein erhebliches Risiko im bestehenden Spendenmodell festgestellt habe, wenn die einzelnen Chapter als Zahlungsabwickler fungieren. (Der Begriff "Zahlungsabwickler" wurde definiert als der Fall, dass ein Chapter Spenden aus der jährlichen, seitenweiten Spendenaktion direkt erhält).

Stu erklärte weiter, dass das Auditkomitee Bedenken geäußert habe, dass die Foundation Gefahr laufe, ihrer treuhänderischen Verantwortung gegenüber den Spendern nicht nachzukommen, wenn sie nicht in der Lage sei, über die durch die Wikimedia-Projekte gesammelten Gelder Rechenschaft abzulegen. Dies berge das Risiko, den Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren und/oder der Marke Wikimedia/Wikipedia Schaden zuzufügen.

Im Rahmen seiner Überprüfung der bestehenden Bedenken bezog sich Stu auf eine Studie von Daniel J. Fusco & Company, LLC, die von der Wikimedia Foundation mit einer unabhängigen Analyse des Umsatzbeteiligungsmodells zwischen der Foundation und ihren unabhängigen Partnern beauftragt worden war. Stu erwähnte außerdem eine ähnliche Prüfung durch die unabhängigen Wirtschaftsprüfer der Foundation, KPMG. Beide Dokumente bekräftigen die vom Auditkomitee geäußerten Bedenken und enthalten Empfehlungen zur Risikominderung durch Anpassung des bestehenden Spendenmodells.

Anschließend präsentierte Barry Newstead dem Kuratorium einen Bericht über die Finanzen, die Berichterstattung und die Transparenz der an der jährlichen Spendenaktion 2010/2011 beteiligten Chapter. Barrys Bericht ging auf zentrale Problembereiche ein, die die Fähigkeit der Chapter in ihrem aktuellen Entwicklungsstand betrafen, die notwendigen Systeme für die Ausgaben im Einklang mit ihrem derzeitigen Einnahmenwachstum zu implementieren und nachhaltige Finanzkontrollen zum Schutz ihres Vermögens zu schaffen. Er sprach auch die Besorgnis an, dass das bestehende Spendenmodell dazu führt, dass ein unverhältnismäßig großer Teil der Mittel in wohlhabende Länder des globalen Nordens fließt. Weitere Probleme sind ineffiziente Ausgaben für die Spendeninfrastruktur, ein unverhältnismäßig hoher Einsatz von Freiwilligen im Bereich der Spendenakquise sowie mangelnde Transparenz aufgrund fehlender und verspäteter Berichterstattung. Barry stellte außerdem fest, dass es große Unterschiede zwischen den Chaptern gibt: Von den 22 Chaptern, die 2010/2011 nicht als Zahlungsabwickler fungierten, erhielten 12 keine Mittel und 10 Zuschüsse, während einige Chapter, die als Zahlungsabwickler tätig waren, hohe Überschüsse erwirtschafteten.

Die Sitzung des Kuratoriums gliederte sich in zwei Teile: die Problemanalyse und die Lösungsentwicklung. Es wurden Bedenken hinsichtlich der Rechenschaftspflicht gegenüber Spendern, der Kommunikation und mangelnden Berichterstattung, der Entwicklung der Chapter zu eigenständigen Organisationen sowie der Auswirkungen auf die Struktur der Wikimedia-Bewegung geäußert. Weiterhin wurde erörtert, wie das Spendenmodell für die Zukunft am besten überarbeitet werden kann, und es wurde beschlossen, dass eine kurzfristige und eine langfristige Diskussion erforderlich sind.

Als Reaktion auf die vom Auditkomitee geäußerten Bedenken verfasste und veröffentlichte das Kuratorium ein Schreiben (im Anhang), das den Mitarbeitern der Foundation und den Chaptern Hinweise zur Verbesserung des Spendenmodells geben sollte. Das Schreiben wurde einstimmig angenommen und innerhalb von 24 Stunden nach Ende der Sitzung des Kuratoriums an die Wikimedia-Community weitergegeben.

Vertagung

Die Sitzung wurde vom Vorsitzenden um 17:00 Uhr IDT vertagt.

Angehängt:

Schreiben des Wikimedia-Kuratoriums zur Rechenschaftspflicht bei der Spendensammlung

In seiner Sitzung im Juli 2011 führte das Kuratorium eine ausführliche Diskussion über die Themen Spendensammlung, Chapter, Finanzkontrolle und Rechenschaftspflicht. Das Kuratorium stimmte einstimmig diesem Schreiben an die Community zu dem Thema zu (veröffentlicht im Meta-Wiki).

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Das Kuratorium hat kürzlich unser Spendenmodell und die damit verbundenen Fragen zur Annahme von Spendengeldern überprüft. Dieser Überprüfung gingen ausführliche Gespräche zwischen dem Auditkomitee des Kuratoriums und unseren externen Wirtschaftsprüfern voraus. Dabei wurden Probleme hinsichtlich der Finanzkontrollen für Spendengelder deutlich, die direkt an die als Zahlungsabwickler fungierenden Chapter fließen. Im Fokus der Überprüfung stand das im letzten Jahr eingeführte Modell, nach dem Spender in bestimmten Ländern während der jährlichen Spendenaktion ausschließlich an das jeweilige Chapter weitergeleitet werden. Im Geschäftsjahr 2010/2011 flossen netto rund 4 Millionen US-Dollar direkt an 12 Chapter, was etwa 15 % der gesamten Spendeneinnahmen der Bewegung entsprach.

Dieses Modell und die aktuelle Spendensituation weisen mehrere Probleme auf. Einige Chapter haben bereits früh in ihrer Gründungsphase hohe Summen erhalten, bevor sie die nötigen Kapazitäten und Finanzkontrollen aufgebaut hatten, um diese Ressourcen zu sichern und optimal für die Erfüllung ihrer Mission einzusetzen. Andere Chapter haben bei einer einzigen Spendenaktion ein Vielfaches ihres geplanten Budgets eingenommen. Zudem ist der internationale Geldtransfer in einigen Ländern durch regulatorische Beschränkungen eingeschränkt.

Derzeit gibt es auch keine bewegungsweiten Kontrollmechanismen, die einheitlich auf alle Organisationen angewendet werden, die Spendenmittel erhalten. Einige Chapter haben trotz guter Finanzierung nicht zeitnah über ihre Aktivitäten, ihre Finanzlage und die Verwendung der Spendenmittel berichtet oder hatten Schwierigkeiten, die regulatorischen Anforderungen ihrer Länder zu erfüllen.

Dieses Spendenmodell hat auch zu erheblichen Ressourcenungleichheiten zwischen den einzelnen Chaptern beigetragen. Einige der spendenstärksten Chapter verfügen über Einnahmen, die ihren angegebenen Bedarf und ihre Ausgabenkapazität bei Weitem übersteigen, während andere Chapter ausschließlich von Zuschüssen der Foundation leben oder fast gar keine Einnahmen erzielen. Das Modell suggeriert zudem, dass Chapter Anspruch auf Mittel haben, die proportional zum Wohlstand ihrer Regionen sind, was die Kluft zwischen dem globalen Norden und Süden weiter vergrößert.

Wir müssen unser Modell verbessern, um diesen Bedenken Rechnung zu tragen und die Verteilung der Spendengelder innerhalb der Wikimedia-Bewegung zu optimieren.

Entwurfsgrundsätze

Unsere Entwurfsgrundsätze zur Verbesserung des Spendenmodells sind:

• Wir setzen uns mit Nachdruck für die dezentrale Verfolgung unserer Mission und die langfristige Nachhaltigkeit der Chapter und anderer Partner der Bewegung ein.

• Aufgrund ihrer Rolle als Betreiberin der Websites muss die Foundation sicherstellen, dass jede Organisation, die direkt Spendengelder erhält, diese mit einem angemessen hohen Maß an Sorgfalt und Transparenz behandelt.

• Eine Organisation kann Spendergelder direkt als Zahlungsabwickler erhalten, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:
  • In diesem Gebiet wurden ausreichend Geldmittel gesammelt, um den logistischen Aufwand zu rechtfertigen.
  • Die Organisation bietet lokalen Spendern die Möglichkeit, Spenden steuerlich abzusetzen oder andere Anreize.
  • Sämtliche regulatorischen Fragen im Zusammenhang mit internationalen Geldflüssen sind vollständig geklärt.
  • Die derzeitigen finanziellen Ressourcen der Organisation reichen nicht aus, um die vorgeschlagene Programmarbeit zu finanzieren.
  • Die Foundation kann den Spendern des Chapters mit voller Überzeugung versichern, dass ihre Spenden geschützt sind, dass die Transparenzprinzipien unserer Bewegung eingehalten werden und dass die Ausgaben im Einklang mit unserer Mission und den Botschaften stehen, mit denen wir Spender gewinnen wollen.
• Der Spendenprozess sollte grundlegende Fakten über die Organisation, die die Spende erhält, klar offenlegen.
• Die Foundation engagiert sich für ein Förderprogramm, um auch weiterhin diejenigen finanziell zu unterstützen, die unsere Mission am effektivsten umsetzen können.

Nächste Schritte

Diese Bedenken müssen vor Beginn der Spendenaktion 2011 umfassend ausgeräumt werden. Insbesondere erwarten wir von allen Beteiligten die Einhaltung der bestehenden Spendenvereinbarungen, einschließlich der vollständigen Einhaltung aller Berichtsfristen.

Wir wissen, dass einige Chapter bereits mit der Budgetplanung begonnen haben, da sie davon ausgingen, als Zahlungsabwickler an der Spendenaktion 2011 teilzunehmen. Möglicherweise können sie die oben genannten neuen Kriterien jedoch nicht erfüllen. Die Foundation wird mit diesen Chaptern zusammenarbeiten, um die Grundsätze der bestehenden Spendenvereinbarung beizubehalten und die notwendigen Mittel für die Fortsetzung ihrer Programmarbeit und die Deckung ihres Betriebsbedarfs bereitzustellen.

Die Foundation wird ihr Förderprogramm deutlich ausweiten und sollte eng mit dem Auditkomitee zusammenarbeiten, um die Kontrollen und Offenlegungspflichten im Zusammenhang mit Fördergeldern weiter zu verbessern.