Minutes:2016-06

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Protokoll von 2016-06/de

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Protokoll des Kuratoriums der Wikimedia Foundation

22.–23. Juni 2016

• Ort: Esino Lario, Italien
• Anwesende Mitglieder des Kuratoriums: Patricio Lorente (Vorsitzender), Alice Wiegand (Stellvertretende Vorsitzende), Kelly Battles, Frieda Brioschi, Christophe Henner, Dariusz Jemielniak, Guy Kawasaki, María Sefidari, Nataliia Tymkiv, Jimmy Wales
• Anwesende Nicht-Mitglieder des Kuratoriums: Katherine Maher (Geschäftsführerin), Geoff Brigham (Schriftführer und Rechtsbeistand), Jaime Villagomez (Schatzmeister und Finanzdirektor), Stephen LaPorte (Rechtsbeistand)
• Für einen Teil der Sitzung anwesende Nicht-Mitglieder des Kuratoriums: Lisa Gruwell (Förderungsdirektorin und Mitglied des Steuerungskomitees für die Suche nach dem Geschäftsführer), Katie Horn (Technische Leiterin (Spendensammlung) und Mitglied des Steuerungskomitees für die Suche nach dem Geschäftsführer), Joady Lohr (Vizepräsidentin für Personalwesen (Interimsweise)), Heather Walls (Kreativdirektorin (Interimsdirektorin, Kommunikation)), David Ostberg (Unterstützung der Engagement-Umfrage 2016), Kathleen Yazbak (Unterstützung der Suche nach dem Geschäftsführer)

Der Vorsitzende eröffnete die Sitzung am 22. Juni 2016 um 14:00 Uhr MEZ. Anwesend waren Patricio, Alice, Kelly, Frieda, Dariusz, Guy, María und Jimmy, die somit beschlussfähig waren. Christophe und Nataliia nahmen als nicht stimmberechtigte Beobachter an der Sitzung teil, bis sie am zweiten Tag offiziell ernannt wurden. Auch Katherine, Geoff, Jaime und Stephen waren anwesend.

Patricio eröffnete die Sitzung, begrüßte alle Anwesenden und stellte die neuen Teilnehmer vor.

Organisatorisches

Das Kuratorium prüfte einen Entwurf der überarbeiteten Hinweisgeberrichtlinie, der die Möglichkeit anonymer Meldungen durch Mitarbeiter der Wikimedia Foundation vorsieht und den Geltungsbereich sowie weitere Bedingungen präzisiert. Dieser Entwurf wird den Mitarbeitern zur Kommentierung und gegebenenfalls zur Anpassung vorgelegt. Das Rechtsteam wird die Richtlinie zu Interessenkonflikten aktualisieren, um deren Anwendungsbereich zu präzisieren, und einige kleinere Änderungen am Handbuch des Kuratoriums vornehmen. In einer der nächsten Sitzungen wird das Kuratorium eine umfassendere Überprüfung und Zusammenführung seiner Richtlinien erörtern.

Neuigkeiten der Komitees

Audit-Komitee

Kelly berichtete über Neuigkeiten vom Audit-Komitee. Die Wikimedia Foundation reichte das Formular 990 ein, wählte KPMG als Wirtschaftsprüfer und ernannte Julien Singh und Michael Snow zu beratenden Mitgliedern. Das Audit-Komitee prüfte und empfahl außerdem den Jahresplan 2016/17 der Wikimedia Foundation, der bereits vor der Sitzung vom Kuratorium genehmigt worden war.

Doron trat zu diesem Zeitpunkt der Sitzung bei.

Führungskomitee

Dariusz berichtete über Neuigkeiten vom Führungskomitee. Dieses hatte die Kompetenzmatrix des Kuratoriums überarbeitet, die als Grundlage für die Rekrutierung zukünftiger Mitglieder des Kuratoriums dienen soll. Das Führungskomitee arbeitet mit Freiwilligen zusammen, um Kultur- und Community-Workshops für externe Mitglieder des Kuratoriums vorzubereiten. Außerdem bestätigte das Führungskomitee die neuen Mitglieder des Wahlkomitees. Die Zusammensetzung des aktuellen Wahlkomitees basiert auf der des Vorjahres; das zukünftige Auswahlverfahren könnte mehr Möglichkeiten für die Einbindung der Community bieten.

Personalkomitee

Das Personalkomitee hatte in dieser Sitzung nichts zu berichten.

Affiliations Committee

Alice und María gaben einen Überblick über einige der jüngsten Diskussionen im Affiliations Committee, wie etwa die Unterstützung der Mitarbeiter beim Genehmigungsprozess für Gruppen, die Unterstützung von Benutzergruppen und anderen Gruppen durch das Komitee sowie die Diskussion über die Zukunft des Komitees.

Komitee für die Verwendung von Mitteln

Das Komitee für die Verwendung von Mitteln hatte sich seit Dariusz' letztem Bericht an das Kuratorium nicht mehr getroffen. Dariusz ging auf einige Rückmeldungen aus der letzten Diskussionsrunde des Komitees ein. Das Kuratorium erörterte, dass der Detaillierungsgrad eines Plans einer kleineren Organisation für den Jahresplan der Wikimedia Foundation nicht angemessen sei.

Empfehlung für die zweite Runde des Funds Dissemination Committee 2015/16

Dariusz stellte die Empfehlung zur Finanzmittelzuweisung des Komitees von 1.138.000 US-Dollar für die zweite Runde 2015/2016 vor. Nach einem Antrag von Dariusz, der von Kelly unterstützt wurde, stimmte das Kuratorium dieser Mittelzuweisung einstimmig zu.

Neuigkeiten zum betrieblichen Übergang

Katherine hielt eine Präsentation über die Geschäftstätigkeit der Wikimedia Foundation mit Schwerpunkt auf dem letzten Quartal. Die Einnahmen übertreffen die Budgetplanung. Dies ist teilweise auf die jüngsten regionalen Spendenkampagnen zurückzuführen, die die Erwartungen übertroffen haben. Auch die Ausgaben der Organisation liegen weiterhin unter dem Jahresplan. Zu den geringeren Ausgaben zählen unter anderem Personalkosten, die Vergabe von Fördermitteln und Investitionsausgaben. Die Mitglieder des Kuratoriums erörterten die Herausforderungen durch Personalmangel und die entsprechenden Gegenmaßnahmen für das kommende Geschäftsjahr. Sie diskutierten außerdem, wie die Planung für das nächste Geschäftsjahr diese finanziellen Entwicklungen berücksichtigt. Darüber hinaus befasste sich das Kuratorium mit den Finanzreserven der Organisation.

Die monatlichen Bearbeitungs- und Lesestatistiken weisen zwar gewisse Schwankungen auf, diese liegen jedoch im erwarteten Rahmen. Zukünftig werden jährliche Vergleichswerte eine genauere Darstellung der Projektentwicklung ermöglichen. Das Kuratorium erörterte die saisonalen Bearbeitungstrends und die Nutzung der mobilen Apps.

Katherine präsentierte einige Errungenschaften des letzten Quartals, darunter Community-Tech-Projekte, Wiki-übergreifende Benachrichtigungen, Forschung zu neuen Lesern in Nigeria und Indien, Schnellförderungen, Entwicklung der Community-Kapazitäten und das Sicherheitsaudit.

Maggie trat zu diesem Zeitpunkt der Sitzung bei, um detaillierte Neuigkeiten aus der Abteilung für Community-Engagement zu teilen. Das Team für Community-Engagement arbeitet daran, die Anzahl, Qualität, Vielfalt und Reichweite der Wikimedia-Projekte zu verbessern. Zu den Initiativen des Teams gehören die Verwaltung von Fördermitteln für Community-Initiativen, die strategische Unterstützung von Community-Programmen wie GLAM-Partnerschaften und Bildungsinitiativen, die Zusammenarbeit mit Community-Entwicklern an Produktfunktionen sowie die Unterstützung von Funktionsträgern und anderen Gruppen, die für die Gesundheit der Community wichtig sind.

Ein wichtiger Schwerpunkt lag auf dem Verständnis und der Bekämpfung von Belästigung in den Wikimedia-Projekten. Die Probleme der Wikimedia-Projekte stehen im Kontext der umfassenderen Problematik toxischen Verhaltens im Internet. Nach der Veröffentlichung einer Umfrage zu Belästigungsproblemen in Wikimedia arbeitet das Team für Community-Engagement nun an verschiedenen Initiativen, um den Bedenken Rechnung zu tragen. Dazu gehören eine Inspirationskampagne zu diesem Thema, die Erstellung von Schulungsmodulen zur Unterstützung von Freiwilligen bei der Bewältigung von Problemen sowie die Unterstützung der technischen Community bei der Fertigstellung einer neuen Verhaltensrichtlinie für technische Bereiche. Das Kuratorium erörterte einige der Herausforderungen bei der Bekämpfung von Belästigung, den Zusammenhang mit der Geschlechterungleichheit in Wikipedia und die unterschiedlichen Arten akzeptablen Verhaltens in den verschiedenen Sprachversionen von Wikipedia. Das Kuratorium bekräftigte seine Unterstützung für die Förderung einer gesunden und produktiven Community-Kultur und diskutierte die dafür benötigten Ressourcen.

Maggie wurde nach Abschluss dieses Teils der Sitzung entlassen.

Beteiligungsumfrage

Zu diesem Punkt in der Sitzung trat David Ostberg von CultureAmp in die Diskussion ein. Er präsentierte die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung der Foundation aus dem Jahr 2016 und verglich sie mit der Befragung aus dem Jahr 2015, die sechs Monate zuvor durchgeführt worden war. Insgesamt verzeichnete die Befragung eine hohe Beteiligung. Sie zeigte deutliche Verbesserungen in der Führungsebene und der Kommunikation auf. Dennoch wurden weiterhin Bereiche identifiziert, in denen die Vision der Organisation und deren Kommunikation verbessert werden müssen. Katherine erklärte, dass die Ergebnisse der Befragung mit den Mitarbeitern besprochen werden, um die wichtigsten Handlungsfelder für weitere Verbesserungen zu ermitteln.

Um 17:16 Uhr wurde die Sitzung für den Tag geschlossen.

Suche nach dem Geschäftsführer

Die Sitzung wurde am 23. Juni um 9:30 Uhr MEZ mit allen anwesenden Mitgliedern des Kuratoriums fortgesetzt. Christophe und Nataliia sowie Lisa Gruwell, Katie Horn, Kathleen Yazbeck und Doron Weber nahmen an diesem Teil der Sitzung teil.

Das Kuratorium und das Steuerungskomitee für die Suche nach dem Geschäftsführer hielten eine Exekutivsitzung ab, um über den aktuellen Stand der Suche zu beraten. Nach der ersten Diskussion nahmen Stephen und Geoff an der Sitzung teil. Es wurde ein Antrag gestellt, Katherine Maher zur ständigen Geschäftsführerin der Wikimedia Foundation zu ernennen. Nach einer kurzen Diskussion brachte Patricio einen entsprechenden Antrag ein, der von María unterstützt wurde. Das Kuratorium stimmte diesem Beschluss einstimmig zu. Auch Nataliia und Christophe befürworteten die Annahme des Beschlusses. Katherine nahm daraufhin erneut an der Sitzung teil. Sie wurde über das Angebot informiert und nahm es an.

Katie und Kathleen wurden nach Abschluss dieses Teils der Sitzung entlassen.

Endowment

Lisa präsentierte Neuigkeiten zur Satzung des Endowment und zum Betriebsvertrag, die noch mit dem Audit-Komiter und den Mitarbeitern besprochen werden. Das Kuratorium beschloss, die endgültigen Dokumente nach der Festlegung dieser Punkte dem Kuratorium zur weiteren Beratung und Genehmigung vorzulegen. Anschließend diskutierte das Kuratorium kurz über die Mittelbeschaffung für das Endowment.

Strategie

Katherine berichtete über Neuigkeiten zur Planung für eine neue langfristige strategische Vision. Die Interessenvertreter der Bewegung und die Mitarbeiter der Foundation haben deutlich gemacht, dass eine einheitliche strategische Vision notwendig ist. Diese soll die Foundation bei der Einbindung der Community und der Mitarbeiter, der Fokussierung der Aktivitäten der Bewegung, der Verteilung wichtiger Ressourcen, der Entwicklung zentraler Programme und der Erfolgsmessung der Bewegung leiten. Der nächste Strategieprozess soll auf bewährten Verfahren aus früheren Wikimedia-Strategieprozessen und vergleichbaren globalen Organisationen basieren. Er sollte Beiträge der Community, der Mitarbeiter der Wikimedia Foundation, anderer Wikimedia-Organisationen, relevanter Experten und weiterer Interessenvertreter einbeziehen. Die Mitglieder des Kuratoriums erörterten die Bedeutung der Einbeziehung von Lesern und Begünstigten in die vorgeschlagenen Ansätze.

Katherine erläuterte die Schritte, die zu einer detaillierteren Strategiebesprechung mit dem Kuratorium beim Strategietreffen im November 2016 führen werden. Die Strategie muss flexibel und iterativ sein und soll voraussichtlich innerhalb der nächsten 12 bis 18 Monate abgeschlossen werden.

Lisa war bei diesem Teil der Sitzung anwesend.

Ziele des Kuratoriums

Das Kuratorium führte eine offene Brainstorming-Diskussion über seine Prioritäten durch. Lisa und Heather waren bei diesem Teil der Sitzung anwesend.

Nach eingehender Diskussion legte das Kuratorium drei Ziele fest. Erstens ist das Kuratorium für die Aufrechterhaltung des langfristigen Plans der Organisation verantwortlich. Dieser Plan wird in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung entwickelt und muss zudem mit anderen Wikimedia-Interessenvertretern abgestimmt werden. Der Vorsitzende des Kuratoriums und die Geschäftsführerin tragen die Verantwortung für die Umsetzung dieses Ziels innerhalb des Kuratoriums. Zweitens hat das Kuratorium ein großes Interesse an der Verbesserung seiner internen Führung. Das Kuratorium erörterte einige mögliche Verbesserungsbereiche, darunter die Sicherstellung der Kontinuität im Kuratorium. Der Vorsitzende des Führungskomitees des Kuratoriums ist für die Verbesserung der internen Führung verantwortlich. Drittens besteht die Rolle des Kuratoriums darin, die Geschäftsführerin zu unterstützen und zu stärken. Der Vorsitzende trägt die Verantwortung für dieses Ziel und wird dabei vom Personalkomitee unterstützt.

Lisa wurde nach Abschluss dieses Teils der Sitzung entlassen.

Transparenz des Kuratoriums

Juliet trat für diesen Teil der Sitzung bei.

María und Dariusz haben gemeinsam mit dem Kommunikationsteam unkomplizierte Maßnahmen zur Verbesserung der Transparenz erarbeitet, darunter eine flexible Kommunikation mit der Öffentlichkeit über die Arbeit des Kuratoriums. Das Kuratorium erörterte die Bedeutung einer klaren und informativen Kommunikation. Außerdem diskutierte es unkomplizierte Ansätze zur Verbesserung der Kommunikation, wie beispielsweise regelmäßige Berichte des Kuratoriums.

Juliet und Heather wurden nach Abschluss dieses Teils der Sitzung entlassen.

Unterstützung des Kuratoriums durch Mitarbeiter

Katherine berichtete über Neuigkeiten zu den Mitarbeiterpositionen der Geschäftsführerin und des Assistenten des Kuratoriums.

Ernennung neuer Mitglieder

Ernennung von Christophe

Nach einem Antrag von Patricio, der von Dariusz unterstützt wurde, hat das Kuratorium einstimmig einen Beschluss zur Ernennung von Christophe genehmigt.

Ernennung von Nataliia

Nach einem Antrag von Patricio, der von Frieda unterstützt wurde, hat das Kuratorium einstimmig einen Beschluss zur Ernennung von Nataliia genehmigt.

Patricio und Frieda blieben für den Rest der Sitzung Beobachter ohne Stimmrecht.

Vorstandspositionen

Die Mitglieder des Kuratoriums erörterten die Rollen der Amtsträger und einigten sich auf Folgendes:

Vorsitzender: Christophe Henner

Stellvertretende Vorsitzende: María Sefidari

Führungskomitee

Vorsitzende: Nataliia Tymkiv

Mitglieder: Kelly Battles, Dariusz Jemielniak, Christophe Henner

Personalkomitee

Vorsitzende: Alice Wiegand

Mitglieder: Nataliia Tymkiv, Jimmy Wales, Christophe Henner

Auditkomitee

Vorsitzende: Kelly Battles

Mitglieder: María Sefidari, Nataliia Tymkiv

Verbindungspersonen für das Affiliations Committee: Nataliia Tymkiv, María Sefidari

Verbindungspersonen für das Funds Dissemination Committee: Dariusz Jemielniak, Guy Kawasaki

Nach einem Antrag von Alice, der von Kelly unterstützt wurde, hat das Kuratorium einstimmig diese Positionen genehmigt.

Exekutivsitzung

Das Kuratorium hielt eine nichtöffentliche Exekutivsitzung ab, zu der weder Mitarbeiter noch Beobachter anwesend waren. Nach Abschluss der Exekutivsitzung wurde die Sitzung circa um 17:00 CET geschlossen.