Policy:Kebijakan Konflik Kepentingan untuk Anggota Dewan, Pejabat, Eksekutif, dan Karyawan Kunci Wikimedia Foundation

Purpose

Wikimedia Foundation adalah organisasi amal yang didedikasikan untuk melayani publik melalui misi pengetahuan bebas. Individu-individu yang memegang posisi kepemimpinan di Foundation memiliki kewajiban untuk menjalankan urusan Foundation dengan cara yang sesuai dengan misi tersebut, dan bukan untuk kepentingan pribadi mereka atau kepentingan pihak ketiga manapun. Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan panduan bagi Anggota Dewan Pengawas, pejabat, eksekutif, dan karyawan kunci Wikimedia Foundation dalam mengidentifikasi situasi ketika mereka mungkin memiliki kepentingan pribadi yang dapat meragukan kesetiaan penuh mereka kepada Foundation, serta untuk mendefinisikan prosedur dalam mengevaluasi dan menangani konflik kepentingan tersebut jika terjadi.

Definisi

Konflik Kepentingan.

Konflik kepentingan terjadi dalam situasi-situasi berikut:

• kepentingan luar dari Orang yang Dijamin bersaing dengan kepentingan Foundation;
• Foundation melakukan Transaksi yang Dijamin dengan Orang yang Dijamin atau Pihak Terkait;
• Orang yang dijamin memiliki kesetiaan yang terbagi.

Orang yang Dijamin.

Individu yang saat ini menjabat sebagai Anggota Dewan, pejabat, eksekutif, atau karyawan kunci Wikimedia Foundation, atau yang pernah menjabat dalam peran tersebut dalam 12 bulan terakhir. "Karyawan kunci" digunakan di sini sesuai dengan definisinya pada Formulir 990 dari Internal Revenue Service (IRS) AS.

Transaksi yang Dijamin.

Transaksi, perjanjian, atau pengaturan lain antara:

• Foundation dan Orang yang Dijamin;
• Foundation dan Pihak Terkait;
• Orang yang Dijamin dan pihak lain, jika transaksi tersebut dapat diperkirakan secara wajar akan berdampak negatif secara material terhadap Foundation.

Contoh transaksi yang dijamin termasuk perjanjian kerja, perjanjian hibah, kontrak atau pembayaran untuk layanan, perjanjian lisensi merek dagang, dan perjanjian afiliasi. Penggantian biaya yang wajar untuk keperluan bisnis Foundation bukanlah transaksi yang dijamin, tetapi tetap tunduk pada prosedur dan persetujuan penggantian biaya standar Foundation.

Pihak yang Berkepentingan.

Seseorang yang Dijamin yang kepentingan dan kesetiaannya di luar organisasi, termasuk yang disebabkan oleh Hubungan Signifikan, menyebabkan konflik kepentingan yang nyata atau berpotensi terjadi dalam situasi yang dimaksud.

Pihak Terkait.

Individu atau entitas yang memiliki Hubungan Signifikan dengan Orang yang Dijamin.

Hubungan Istimewa.

Hubungan signifikan timbul dari:

• Hubungan keluarga dekat, termasuk pasangan, orangtua, saudara kandung, anak, anak tiri, kakek/nenek, cucu, cicit, mertua, atau pasangan hidup;
• Kepentingan finansial yang material, seperti kepemilikan lebih dari 10% dalam suatu entitas (baik sebagai individu atau dalam jumlah agregat di antara individu-individu dengan hubungan keluarga dekat);
• Posisi sebagai pejabat, direktur, anggota Dewan, mitra, atau karyawan.

Mengidentifikasi Konflik Kepentingan

Langkah pertama dalam menangani konflik kepentingan adalah mengidentifikasi situasi ketika terdapat konflik atau kemungkinan adanya konflik. Dalam tahap ini, pendekatan yang lebih inklusif perlu diterapkan agar semua potensi konflik kepentingan dapat dikenali.

Kuesioner

Untuk membantu Foundation dalam mengidentifikasi potensi konflik kepentingan, setiap orang yang tercakup diwajibkan untuk mengisi Kuesioner Konflik Kepentingan yang disediakan oleh Foundation satu kali setiap tahun, serta memperbaruinya bila terjadi perubahan sepanjang tahun. Kuesioner ini harus diserahkan kepada penasihat hukum Foundation, yang bertanggung jawab atas penyimpanannya. Kuesioner yang telah diisi dapat ditinjau oleh setiap anggota Dewan, Direktur Eksekutif, dan Kepala Keuangan, serta dapat ditelaah oleh penasihat hukum Foundation.

Pengungkapan

Segera setelah Orang yang Dijamin mengetahui adanya transaksi yang tercakup atau potensi konflik kepentingan lainnya, ia memiliki kewajiban untuk mengungkapkan keberadaan dan situasinya secara tertulis kepada Dewan Pengawas, Direktur Eksekutif, dan Penasihat Umum. Orang yang Dijamin harus melaporkan semua potensi konflik kepentingan yang diketahuinya, meskipun dirinya bukan merupakan Pihak yang Berkepentingan dalam situasi tersebut. Bila terdapat keraguan apakah suatu situasi merupakan konflik kepentingan yang nyata atau potensial dan perlu diungkapkan, keputusan akhir harus diambil oleh Ketua Dewan Pengawas (atau Wakil Ketua jika Ketua termasuk pihak yang berkepentingan).

Mengukur Konflik Kepentingan

Setelah potensi konflik kepentingan dilaporkan kepada Dewan Pengawas, Dewan wajib mengumpulkan informasi dan menetapkan apakah konflik tersebut benar-benar ada. Dewan dapat menunjuk sebuah subkomite untuk mengumpulkan bukti dan memberikan rekomendasi, tetapi keputusan akhir harus dibuat oleh Dewan secara penuh.

Ketidakterlibatan Pihak yang Berkepentingan

Pihak yang Berkepentingan wajib bersedia memberikan informasi dan menjawab pertanyaan Dewan Pengawas sejauh diizinkan oleh hukum, jika relevan dengan potensi konflik kepentingan. Namun, pihak yang berkepentingan harus mengundurkan diri dari seluruh diskusi mengenai konflik tersebut. Mereka tidak diperkenankan mengamati, hadir dalam, atau berpartisipasi dalam diskusi Dewan atau komite mengenai konflik kepentingan tersebut, kecuali saat dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan. Mereka juga harus menahan diri dari memengaruhi Dewan dengan cara apa pun untuk mencapai kesimpulan tertentu. Kewajiban ini tetap berlaku selama proses penilaian, peninjauan, dan persetujuan atas Konflik Kepentingan berlangsung.

Penentuan oleh Dewan Pengawas

Dewan Pengawas, tanpa keterlibatan atau partisipasi dari pihak yang berkepentingan, akan meninjau bukti yang tersedia dan menentukan apakah Konflik Kepentingan memang ada. Dalam membuat keputusan, Dewan harus mempertimbangkan apakah:

• Orang yang Dijamin atau Pihak Terkait akan menerima keuntungan (baik secara finansial maupun non-finansial) dari Transaksi yang Dijamin;
• Orang yang Dijamin berada dalam dua posisi yang saling bertentangan;
• Transaksi yang Dijamin dapat dipersepsikan sebagai Konflik Kepentingan oleh pihak luar Foundation.

Diskusi tersebut harus dicatat dalam risalah rapat Dewan, dan keputusan akhir harus dituangkan dalam bentuk resolusi Dewan. Keputusan bahwa tidak terdapat Konflik Kepentingan harus diambil melalui pemungutan suara mayoritas. Jika Dewan memutuskan bahwa tidak ada Konflik Kepentingan, maka proses peninjauan dianggap selesai dan transaksi yang bersangkutan dapat dilanjutkan seperti biasa.

Mengatasi Konflik Kepentingan

Setelah menetapkan bahwa suatu Konflik Kepentingan benar-benar ada, Dewan Pengawas harus memutuskan apakah Transaksi yang Dijamin dapat disetujui. Dewan juga wajib menangani setiap pelanggaran terhadap kebijakan ini.

Persetujuan Dewan

Dewan Pengawas dapat menyetujui suatu Transaksi yang Dijamin melalui pemungutan suara mayoritas. Untuk dapat menyetujui transaksi tersebut, Dewan harus menyimpulkan bahwa:

• Dewan telah memahami seluruh fakta material terkait Transaksi yang Dijamin, termasuk kepentingan Pihak-pihak yang Berkepentingan;
• Transaksi yang Dijamin bukan merupakan tindakan yang menguntungkan diri sendiri secara tidak sah atau melanggar hukum;
• Transaksi yang Dijamin memberikan manfaat bagi Foundation dan sejalan dengan kepentingan terbaik Foundation (dengan mempertimbangkan risiko dan manfaatnya);
• Biaya yang ditanggung Foundation adalah wajar dan sebanding dengan data pasar;
• Tidak ada alternatif pengaturan yang lebih menguntungkan dan bebas dari Konflik Kepentingan untuk mencapai manfaat yang sama; dan
• Transaksi yang Dijamin tidak melibatkan perekrutan individu yang pernah menjadi anggota Dewan Wikimedia Foundation dalam enam bulan terakhir sebagai karyawan atau penyedia jasa.

Dewan dapat berkonsultasi dengan penasihat hukum maupun penasihat eksternal lainnya dalam membuat keputusan. Diskusi dan dasar pertimbangan Dewan harus dicatat dalam risalah rapat, dan persetujuan harus dituangkan dalam bentuk resolusi Dewan. Risalah rapat yang dipublikasikan secara terbuka minimal harus memuat bahwa Dewan telah mendiskusikan dan menyetujui Transaksi yang Dijamin.

Pelanggaran Kebijakan

Selama menjalankan tugas berdasarkan kebijakan ini, Dewan Pengawas (atau salah satu komitenya) mungkin memperoleh informasi yang memberikan alasan kuat untuk meyakini bahwa Orang yang Dijamin gagal mengungkapkan Konflik Kepentingan yang nyata atau potensial, atau telah melanggar kebijakan ini dengan cara lain. Dalam situasi seperti itu, Dewan harus memberitahukan dasar keyakinannya kepada individu yang bersangkutan dan memberikan kesempatan untuk menjelaskan dugaan pelanggaran tersebut. Dewan kemudian harus melakukan penyelidikan lebih lanjut sesuai kebutuhan, menetapkan apakah telah terjadi pelanggaran kebijakan, dan mengambil tindakan disipliner atau korektif yang sesuai.

Pelaksanaan Kebijakan

Kebijakan ini dilaksanakan oleh Dewan Pengawas. Dewan bertanggung jawab atas hal-hal berikut:

• menerima pengungkapan mengenai Transaksi yang Dijamin;
• meninjau Transaksi yang Dijamin untuk menentukan apakah transaksi tersebut memenuhi kriteria persetujuan;
• menyimpan dokumentasi yang diperlukan dan relevan untuk mencatat proses peninjauan Transaksi yang Dijamin, termasuk risalah rapat, resolusi, dan pernyataan komitmen pribadi; dan
• meninjau pelaksanaan kebijakan ini secara berkala dan melakukan perubahan jika dianggap perlu.

Pengakuan

Setiap Orangyang Dijamin wajib menyatakan bahwa mereka telah membaca kebijakan ini dan mematuhinya. Mereka diwajibkan menandatangani pernyataan komitmen pribadi serta mengisi kuesioner konflik kepentingan pada saat menerima posisi yang membuat mereka tunduk pada kebijakan ini. Komitmen tertulis ini harus diperbarui dan diperbaharui setidaknya satu kali setiap tahun.

Lihat pula

• Kebijakan Kode Etik dan Konflik Kepentingan (Meta-Wiki)