Jump to content

Policy:Conflict of Interest Policy for Wikimedia Foundation Board Members, Officers, Executives, and Key Employees/nl

From Wikimedia Foundation Governance Wiki

Doel

De Wikimedia Foundation is een liefdadigheidsorganisatie die zich inzet voor het dienen van het publiek door haar missie na te streven. De personen in leidinggevende posities bij de Foundation hebben de plicht om de zaken van de Foundation te behartigen op een manier die in overeenstemming is met die missie, en niet om hun persoonlijke belangen of de belangen van derden te bevorderen. Dit beleid is bedoeld als leidraad om de beheerders, functionarissen, leidinggevenden en belangrijke werknemers van de Wikimedia Foundation te helpen bij het identificeren van gevallen waarin zij een persoonlijk belang hebben dat hun plicht van onverdeelde loyaliteit aan de Foundation in twijfel zou kunnen trekken, en om de procedure te definiëren voor het evalueren en aanpakken van dergelijke belangenconflicten als deze zich voordoen.

Definities

Belangenconflicten.

Een belangenconflict ontstaat in situaties waarin:
  • de externe belangen van een Gedekte Persoon concurreren met de belangen van de Foundation;
  • de Foundation sluit een Gedekte Transactie met een Gedekte Persoon of een Verbonden Partij; of
  • een Gedekte Persoon heeft gedeelde loyaliteiten.

Gedekte Persoon.

Een persoon die nu werkzaam is als Bestuurslid, functionaris, leidinggevende of belangrijke werknemer van de Wikimedia Foundation, of die op een bepaald moment in de afgelopen 12 maanden in een dergelijke rol heeft gediend. "Belangrijke werknemer" wordt hier gebruikt in overeenstemming met de definitie van het formulier 990 van de Amerikaanse Internal Revenue Service.

Gedekte Transactie.

ː Een transactie, overeenkomst of andere regeling tussen:

  • de Foundation en een Gedekte Persoon;
  • de Foundation en een Verbonden Partij; of
  • een Gedekte Persoon en een andere partij, indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat de transactie een wezenlijk nadelig effect op de Foundation zal hebben.

Voorbeelden van Gedekte Transacties zijn arbeidsovereenkomsten, subsidieovereenkomsten, contracten of betaling voor diensten, handelsmerkenlicentieovereenkomsten en gelieerde overeenkomsten. De vergoeding van redelijke kosten voor de activiteiten van de Foundation is geen Gedekte Transactie, maar is onderworpen aan de standaardgoedkeuring en procedures voor de vergoeding.

Betrokken Persoon.

Een Gedekte Persoon wiens externe belangen en loyaliteiten, onder meer als gevolg van een Significante Relatie, aanleiding geven tot het feitelijke of potentiële Belangenconflict dat in een bepaalde situatie aan de orde is.

Verbonden Partij.

Een persoon of entiteit waarmee een Gedekte Persoon een Significante Relatie heeft.

Significante Relatie.

Een Significante Relatie ontstaat uit:

  • een nauwe familierelatie, ook als echtgenoot, ouder, broer, zus, kind, stiefkind, grootouder, kleinkind, achterkleinkind, schoonvader of huiselijke partner;
  • een materiële financiële belang, zoals een eigendomsbelang van meer dan 10% in een entiteit (als individu of in totaal tussen personen met een nauwe familie relatie); of
  • een rol als ambtenaar, directeur, trustee, partner of werknemer.

Belangenconflicten in kaart brengen

De eerste stap bij het aanpakken van belangenconflicten is het identificeren van gevallen waarin er een conflict is of waar er een conflict kan zijn. Deze stap moet ten onrechte aan de kant van overinclusie vallen om ervoor te zorgen dat alle belangenconflicten worden geïdentificeerd.

Vragenlijst

Om de Foundation te helpen bij het identificeren van mogelijke belangenconflicten, moet elke Gedekte Persoon een Vragenlijst belangenconflicten invullen die eenmaal per jaar door de Foundation wordt verstrekt, en zal haar vragenlijst indien nodig bijwerken om veranderingen in de loop van het jaar weer te geven. Vragenlijsten worden ingediend bij de juridisch adviseur van de Foundation, die verantwoordelijk is voor de bewaring ervan. Ingevulde vragenlijsten zullen ter inzage liggen door elke Trustee, de Chief Executive Officer en de Chief Financial Officer, en ze kunnen worden beoordeeld door de juridisch adviseur van de Foundation.

Openbaar maken

Wanneer een Gedekte Persoon zich van een voorgestelde Gedekte Transactie of een andere potentiële belangenconflict bewust wordt, is hij verplicht het bestaan en omstandigheden schriftelijk aan de Raad van Bestuur, de directeur en de advocaat-generaal te melden. Een Gedekte Persoon moet alle mogelijke belangenconflicten melden waarvan hij of zij kennis krijgt, ook al is hij of zij geen Betrokken Persoon. Wanneer er twijfel bestaat over de vraag of een situatie een daadwerkelijke of potentiële belangenconflict met zich meebrengt die openbaarmaking vereist, moet de kwestie worden opgelost door de voorzitter van de Raad van Bestuur (of de vicevoorzitter(s) indien de voorzitter een belanghebbende is).

Beoordeling van belangenconflicten

Nadat een mogelijk belangenconflict is gemeld aan de Raad van Bestuur, moet de Raad informatie verzamelen en bepalen of er daadwerkelijk sprake is van een belangenconflict. De Raad kan een subcommissie aanwijzen om bewijsmateriaal te verzamelen en aanbevelingen te doen, maar de uiteindelijke beslissing moet worden genomen door de voltallige Raad.

Wraking van Betrokken Personen

De Betrokken Personen moeten zich aan de Raad van Bestuur bereikbaar houden om vragen te beantwoorden en informatie te verstrekken, voor zover wettelijk toegestaan, die relevant is voor het mogelijke belangenconflict. Zij moeten zich anderszins van alle besprekingen betreffende het belangenconflict onthouden. Zij mogen geen commissie- of raadbesprekingen over het belangenconflict observeren, aanwezig zijn of deelnemen, behalve wanneer dit nodig is om vragen te beantwoorden. De Betrokken Personen moeten zich ervan onthouden hun persoonlijke invloed te gebruiken om de Raad aan te moedigen tot een bepaalde conclusie te komen. De Raad heeft de Commissie verzocht om een aanvullende informatie te verstrekken over de mogelijkheid van een conflict van belang.

Bestuursbepaling

De Raad van Bestuur zal, zonder de betrokkenheid of deelname van Betrokken Personen, het bewijsmateriaal beoordelen en bepalen of er sprake is van een Belangenconflict. Bij het nemen van zijn beslissing moet de Raad overwegen of:

  • een Gedekte Persoon of een Verbonden Partij zou een voordeel (financieel of anderszins) ontvangen van de voorgestelde Gedekte Transactie;
  • een Gedekte Persoon zou in twee conflicterende rollen zitten; of
  • een voorgestelde Gedekte Transactie kan door partijen buiten de Foundation als een belangenconflict worden ervaren.

De discussie wordt gedocumenteerd in de notulen van de Raad en de beslissing wordt gedocumenteerd als een resolutie van de Raad. Een meerderheid van stemmen is vereist voor de Raad om te bepalen dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Als de Raad vaststelt dat er geen sprake is van een belangenconflict, wordt het beoordelingsproces van het belangenconflict afgerond en kunnen alle betrokken transacties gewoon doorgaan.

Benoemen van belangenconflicten

Na het vaststellen dat er een belangenconflict bestaat, moet de Raad van Bestuur beslissen of zij de voorgestelde Gedekte Transacties goedkeurt. De Raad moet ook alle schendingen van dit beleid aanpakken.

Goedkeuring door de Raad

De Raad van Bestuur kan een Gedekte Transactie met meerderheid van stemmen goedkeuren. Om een Gedekte Transactie te goedkeuren, moet de Raad van Bestuur concluderen dat:

  • het op de hoogte is van alle materiële feiten betreffende de Gedekte Transactie en de belangen van alle Betrokken Personen in de transactie;
  • de Gedekte Transactie niet een handeling is van zelfhandel of anderszins wettelijk ontoegankelijk;
  • de Gedekte Transactie zou de Foundation ten goede komen en is in het belang van de Foundation (met het wegen van de potentiële risico's tegen de voordelen);
  • de kosten voor de Foundation zijn eerlijk en redelijk, op basis van vergelijkbare marktgegevens;
  • het is redelijkerwijs niet mogelijk dat de Foundation een gunstiger regeling kan aangaan om hetzelfde voordeel te behalen dat geen belangenconflict zou veroorzaken; en
  • de Gedekte Transactie houdt niet in dat de Foundation een persoon in dienst neemt als werknemer of aannemer die binnen de voorgaande zes maanden een Wikimedia Foundation Trustee was geweest.

De Raad kan bij haar besluit juridische adviseurs en andere externe adviseurs raadplegen. De besprekingen van de Raad en de basis voor de goedkeuring daarvan worden gedocumenteerd in het raadsprotocol en de goedkeuring door de Raad wordt vastgelegd als een resolutie van de Raad. De openbaar gepubliceerde notulen bevatten ten minste het feit dat de Raad een Gedekte Transactie heeft besproken en goedgekeurd.

Schendingen van het beleid

Tijdens het vervullen van zijn taken onder dit beleid, kan de Raad (of een van zijn commissies) kennis nemen van informatie die het redelijke reden geeft om aan te nemen dat een Gedekte Persoon heeft nagelaten een feitelijk of potentieel Belangenconflict bekend te maken, of anderszins dit beleid heeft geschonden. In dergelijke omstandigheden zal de Raad de Gedekte Persoon op de hoogte stellen van de basis van zijn overtuiging en de Gedekte Persoon de gelegenheid bieden om de vermeende overtredingen toe te lichten. De Raad zal verder onderzoek doen als de omstandigheden dit rechtvaardigen, bepalen of er sprake is van een schending van dit beleid en passende disciplinaire en corrigerende maatregelen nemen.

Beleid administratie

Dit beleid wordt beheerd door de Raad van Bestuur. De Raad is verantwoordelijk voor:

  • het ontvangen van informatie over voorgestelde Gedekte Transacties;
  • het beoordelen van voorgestelde Gedekte Transacties om te bepalen of ze voldoen aan de criteria voor goedkeuring;
  • het bijhouden van documentatie die nodig en gepast kan zijn om de beoordeling van Gedekte Transacties te documenteren, met inbegrip van notulen van vergaderingen, resoluties en toezeggingen van persoonlijke betrokkenheid; en
  • het herzien van de werking van dit beleid en het indien nodig van tijd tot tijd aanbrengen van wijzigingen.

Erkenning van het beleid

Elke Gedekte Persoon is verplicht te verklaren dat hij dit beleid heeft gelezen en naleeft. Ze moeten de belofte van persoonlijke betrokkenheid ondertekenen en een vragenlijst over belangenconflicten invullen wanneer ze de rol accepteren die hen aan dit beleid onderwerpt. Zij zijn verplicht deze schriftelijke toezeggingen ten minste eenmaal per jaar bij te werken en te vernieuwen.

Zie ook