Richtlinie der Wikimedia-Stiftung zu Interessenkonflikten für Mitglieder des Kuratoriums, leitende Angestellte, Führungskräfte und wichtige Mitarbeiter

Zweck

Die Wikimedia-Stiftung ist eine gemeinnützige Organisation, deren Mitglieder des Kuratoriums, leitende Angestellte, Führungskräfte und wichtige Mitarbeiter (wie im IRS-Formular 990 definiert) ausgewählt werden, um den öffentlichen Zwecken zu dienen, denen sie gewidmet ist. Diese Personen sind verpflichtet, die Geschäfte der Stiftung im Einklang mit diesen Zwecken zu führen und nicht ihre persönlichen Interessen zu verfolgen. Diese Richtlinie zu Interessenkonflikten soll es der Stiftung und ihren Mitgliedern des Kuratoriums, leitenden Angestellten, Führungskräften und wichtigen Mitarbeitern ermöglichen, alle tatsächlichen, potenziellen oder scheinbaren Interessenkonflikte zu identifizieren, zu bewerten und anzugehen, die tatsächlich oder dem Anschein nach auftreten könnten und ihre Pflicht zur uneingeschränkten Treue zur Stiftung in Frage stellen könnten.

Definitionen

Interessenkonflikt.

Ein Interessenkonflikt entsteht in Situationen, in denen:

• die externen Interessen einer betroffenen Person mit den Interessen der Stiftung konkurrieren;
• die Stiftung eine betroffene Transaktion mit einer betroffene Person oder einer verbundenen Partei eingeht; oder
• eine betroffene Person geteilte Loyalitäten hat.

Betroffene Person.

Eine Person, die derzeit als Kuratoriumsmitglied, leitender Angestellter, Führungskraft oder wichtiger Mitarbeiter der Wikimedia-Stiftung tätig ist oder in den vorangegangenen 12 Monaten eine solche Funktion innehatte. Der Begriff "wichtiger Mitarbeiter" wird hier in Übereinstimmung mit der Definition im Formular 990 der US-Steuerbehörde verwendet.

Betroffene Transaktion.

Ein Geschäft, eine Vereinbarung oder eine andere Abmachung zwischen:

• der Stiftung und einer betroffenen Person;
• der Stiftung und einer verbundenen Partei; oder
• einer betroffenen Person und einer anderen Partei, wenn vernünftigerweise davon auszugehen ist, dass die Transaktion wesentliche nachteilige Auswirkungen auf die Stiftung haben wird.

Beispiele für betroffene Transaktionen sind Arbeitsverträge, Fördervereinbarungen, Verträge oder Zahlungen für Dienstleistungen, Markenlizenzverträge und Affiliate-Vereinbarungen. Die Erstattung angemessener Auslagen für Geschäfte der Stiftung ist keine betroffene Transaktion, unterliegt jedoch den normalen Prüfverfahren der Stiftung für die Erstattung von Auslagen.

Interessierte Person.

Eine betroffene Person, deren externe Interessen und Loyalitäten, auch aufgrund einer bedeutenden Beziehung, zu dem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt führen, um den es in einer bestimmten Situation geht.

Nahestehende Partei.

Eine Person oder Organisation, zu der eine betroffene Person in einer relevanten Beziehung steht.

Relevante Beziehung.

Eine relevante Beziehung entsteht aus:

• einer engen familiären Beziehung, z. B. als Ehepartner, Elternteil, Geschwister, Kind, Stiefkind, Großeltern, Enkel, Urenkel, Schwiegereltern oder Lebenspartner;
• einer wesentlichen finanziellen Beteiligung, wie eine Beteiligung von insgesamt mehr als 10% an einer Gesellschaft (als Einzelperson oder insgesamt unter Personen mit einer engen familiären Beziehung); oder
• einer Funktion als leitender Angestellter, Leiter, Kuratoriumsmitglied, Partner oder Mitarbeiter.

Erkennen von Interessenkonflikten

Der erste Schritt beim Umgang mit Interessenkonflikten besteht darin, die Fälle zu ermitteln, in denen ein Konflikt besteht oder bestehen könnte. In diesem Schritt sollten möglichst viele Fälle einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle Interessenkonflikte erkannt werden.

Fragebogen

Um die Stiftung bei der Erkennung potenzieller Interessenkonflikte zu unterstützen, füllt jede betroffene Person einmal im Jahr einen von der Stiftung bereitgestellten Fragebogen zu Interessenkonflikten aus und aktualisiert ihren Fragebogen bei Bedarf, um unterjährige Änderungen zu berücksichtigen. Die Fragebögen sind dem Justiziar der Stiftung vorzulegen, der für ihre Verwahrung verantwortlich ist. Die ausgefüllten Fragebögen können von jedem Kuratoriumsmitglied, sowie von Geschäftsführer und Finanzdirektor eingesehen und vom Justiziar der Stiftung geprüft werden.

Offenlegung

Sobald eine betroffene Person von einem geplanten betroffenen Geschäft oder einem anderen potenziellen Interessenkonflikt erfährt, ist sie verpflichtet, das Kuratorium sowie den Geschäftsführer und den Justitiar schriftlich über das Vorliegen und die Umstände des Geschäfts zu informieren. Eine betroffene Person muss alle potenziellen Interessenkonflikte melden, von denen sie Kenntnis erlangt, auch wenn sie keine interessierte Person ist. Bestehen Zweifel daran, ob ein tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikt vorliegt, der offengelegt werden muss, muss der Vorsitzende des Kuratoriums (oder der stellvertretende Vorsitzende, wenn der Vorsitzende eine interessierte Person ist) die Angelegenheit klären.

Bewertung von Interessenkonflikten

Nachdem dem Kuratorium ein möglicher Interessenkonflikt gemeldet wurde, muss das Kuratorium Informationen sammeln und feststellen, ob tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt. Das Kuratorium kann einen Unterausschuss damit beauftragen, Beweise zu sammeln und Empfehlungen auszusprechen, aber die endgültige Entscheidung muss vom gesamten Kuratorium getroffen werden.

Ausschluss von interessierten Personen

Interessierte Personen müssen sich dem Kuratorium zur Verfügung stellen, um Fragen zu beantworten und Informationen über den potenziellen Interessenkonflikt zu geben, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Interessierte Personen müssen sich ansonsten von der Teilnahme an allen Diskussionen über den Interessenkonflikt enthalten. Interessierte Personen dürfen Diskussionen des Kuratoriums oder des Ausschusses über den Interessenkonflikt nicht zuhören, bei ihnen anwesend sein oder an ihnen teilnehmen, es sei denn, sie werden zur Beantwortung von Fragen benötigt. Interessierte Personen dürfen ihren persönlichen Einfluss nicht geltend machen, um das Kuratorium zu einer bestimmten Entscheidung zu bewegen. Diese Verpflichtungen gelten für interessierte Personen während der gesamten Dauer der Bewertung, Revision und Genehmigung des potenziellen Interessenkonflikts durch das Kuratorium.

Entscheidung des Kuratoriums

Das Kuratorium prüft die Beweise und stellt fest, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, ohne dass interessierte Personen beteiligt sind oder daran teilnehmen. Bei seiner Entscheidung sollte das Kuratorium berücksichtigen, ob:

• eine betroffene Person oder eine nahestehende Partei einen (finanziellen oder sonstigen) Vorteil aus der vorgeschlagenen betroffenen Transaktion erhalten würde;
• eine betroffene Person zwei sich widersprechende Rollen einnehmen würde; oder
• eine vorgeschlagene betroffene Transaktion von Parteien außerhalb der Stiftung als Interessenkonflikt wahrgenommen werden könnte.

Die Diskussion wird im Protokoll des Kuratoriums festgehalten, und die Entscheidung wird als Beschluss des Koratoriums dokumentiert. Für die Feststellung, dass kein Interessenkonflikt vorliegt, ist eine Mehrheitsbeschluss des Kuratoriums erforderlich. Stellt das Kuratorium fest, dass kein Interessenkonflikt vorliegt, ist die Prüfung des Interessenkonflikts abgeschlossen, und alle betroffenen Transaktionen können wie üblich durchgeführt werden.

Behandlung von Interessenkonflikten

Wenn das Kuratorium festgestellt hat, dass ein Interessenkonflikt vorliegt, muss es entscheiden, ob es die vorgeschlagenen betroffenen Transaktionen genehmigt. Das Kuratorium muss sich auch mit etwaigen Verstößen gegen diese Richtlinie befassen.

Genehmigung durch das Kuratorium

Das Kuratorium kann eine betroffene Transaktion mit Mehrheitsbeschluss genehmigen. Um eine betroffene Transaktion zu genehmigen, muss das Kuratorium zu dem Schluss kommen, dass:

• ihm alle wesentlichen Umstände im Zusammenhang mit der betroffenen Transaktion und alle Interessen der betroffenen Personen an der Transaktion bekannt sind;
• die betroffene Transaktion kein Insichgeschäft oder anderweitig rechtlich unzulässig ist;
• die betroffene Transaktion für die Stiftung vorteilhaft ist und im besten Interesse der Stiftung liegt (Abwägen der potenziellen Risiken gegen den Nutzen);
• die Kosten für die Stiftung auf der Grundlage vergleichbarer Marktdaten fair und angemessen sind;
• es für die Stiftung praktisch nicht möglich ist, eine vorteilhaftere Vereinbarung zu treffen, um den gleichen Nutzen zu erzielen, die keinen Interessenkonflikt hervorrufen würde; und
• die betroffene Transaktion nicht beinhaltet, dass die Stiftung eine Person als Angestellten oder Auftragnehmer einstellt, die innerhalb der vorangegangenen 6 Monate ein Kuratoriumsmitglied der Wikimedia-Stiftung war.

Das Kuratorium kann im Rahmen seiner Entscheidung Rechtsberater und andere externe Berater hinzuziehen. Die Beratungen des Kuratoriums und die Grundlage für seine Zustimmung werden im Protokoll des Kuratoriums festgehalten, und die Zustimmung des Kuratoriums wird als Kuratoriumsbeschluss dokumentiert. Das veröffentlichte Protokoll muss mindestens die Tatsache enthalten, dass das Kuratorium eine betroffene Transaktion besprochen und genehmigt hat.

Verletzungen der Richtlinie

Bei der Erfüllung seiner Pflichten im Rahmen dieser Richtlinie kann das Kuratorium (oder einer seiner Ausschüsse) von Informationen Kenntnis erlangen, die ihm begründeten Anlass zu der Annahme geben, dass eine betroffene Person einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt nicht offengelegt oder anderweitig gegen diese Richtlinie verstoßen hat. In diesem Fall informiert das Kuratorium die betroffene Person über die Grundlage seiner Einschätzung und gibt ihr Gelegenheit, die angeblichen Verstöße zu erklären. Das Kuratorium führt weitere Untersuchungen durch, soweit die Umstände dies rechtfertigen, stellt fest, ob ein Verstoß gegen diese Richtlinie vorliegt, und ergreift geeignete Disziplinar- und Abhilfemaßnahmen.

Zuständigkeit für diese Richtlinie

Diese Richtlinie wird vom Kuratorium verwaltet. Das Kuratorium ist für Folgendes verantwortlich:

• Erhalten von Meldungen über geplante betroffene Transaktionen;
• die Prüfung der eingereichten betroffenen Transaktionen, um festzustellen, ob sie die Kriterien für eine Genehmigung erfüllen;
• die Führung von Unterlagen, die notwendig und angemessen sind, um ihre Prüfung der betroffenen Transaktionen zu dokumentieren, einschließlich Sitzungsprotokollen, Beschlüssen und persönlichen Verpflichtungserklärungen; und
• die Anwendung dieser Richtlinie zu prüfen und von Zeit zu Zeit Änderungen vorzunehmen, sofern dies angebracht ist.

Bestätigung

Jede betroffene Person ist verpflichtet, zu bestätigen, dass sie diese Richtlinie gelesen hat und sie einhält. Sie ist verpflichtet, die persönliche Verpflichtungserklärung zu unterzeichnen und einen Fragebogen zu Interessenkonflikten auszufüllen, wenn sie die Rolle annimmt, die sie in den Geltungsbereich dieser Richtlinie bringt. Sie ist verpflichtet, diese schriftliche Verpflichtung mindestens einmal jährlich zu aktualisieren und zu erneuern.

Siehe auch

• Verhaltenskodex und Richtlinien zu Interessenkonflikten (Meta-Wiki)