Policy:Pedoman Jamuan Dinas Wikimedia Foundation

Berikut ini adalah pedoman jamuan dinas dari Wikimedia Foundation. Silakan merujuk pada Kebijakan Proses Pembelian dan Pembayaran untuk panduan mengenai pengajuan klaim biaya dan proses persetujuannya. Untuk panduan mengenai biaya yang berkaitan langsung dengan perjalanan, silakan merujuk pada Kebijakan Perjalanan.

Definisi jamuan dinas

Istilah "jamuan dinas" merujuk pada pengeluaran yang digunakan untuk makanan, minuman, hiburan umum, atau pemberian tanda terima kasih. Contohnya termasuk biaya tiket acara, ongkos taksi menuju acara, bunga atau hadiah sebagai ucapan terima kasih, biaya masuk kegiatan, dan sejenisnya. Beberapa contoh umum dari jamuan dinas antara lain: mengirim bunga kepada seorang donatur, makan siang dengan calon karyawan, atau menghadiri acara jejaring (networking). Jamuan dinas bukanlah pengeluaran yang bersifat sembrono atau tanpa tujuan. Penggunaannya harus selalu sejalan dengan tujuan dan kepentingan terbaik Wikimedia Foundation.

Jamuan dinas tidak mencakup makanan dan minuman yang disediakan sebagai bagian dari kegiatan kerja sehari-hari, misalnya makan siang katering atau camilan yang disediakan dalam rapat di kantor. Ini juga tidak mencakup makanan yang disediakan untuk staf yang bekerja di luar jam kerja normal, mengikuti pelatihan, atau kegiatan pengembangan staf lainnya. Pengeluaran seperti itu diklasifikasikan sebagai biaya rapat.

Jamuan dinas juga tidak mencakup biaya perjalanan biasa untuk individu. Sebagai contoh, seseorang yang makan di restoran selama perjalanan dinas atas nama Foundation akan mencatat biaya tersebut sebagai biaya perjalanan, bukan sebagai jamuan dinas.

Contoh jamuan dinas yang diperbolehkan:

• Seorang anggota dewan mengajak donatur utama makan malam.
• Direktur Eksekutif mengirim bunga kepada donatur utama.
• Kepala Keuangan dan Operasional mengajak staf langsung makan siang untuk evaluasi kinerja.

Pernyataan kebijakan

Secara umum, tujuan dari pengeluaran jamuan dinas adalah untuk meningkatkan reputasi Wikimedia Foundation secara keseluruhan di mata para donatur dan pemangku kepentingan lainnya, serta untuk meningkatkan keterlibatan dan pengembangan staf maupun sukarelawan.

Wikimedia Foundation sebagian besar didanai oleh sumbangan dari masyarakat umum. Oleh karena itu, semua pengeluaran untuk jamuan dinas harus wajar dan dapat dipertanggungjawabkan secara terbuka. Secara umum, Wikimedia Foundation mengharuskan perwakilannya untuk menggunakan pertimbangan yang baik dalam melakukan pengeluaran jamuan dinas. Jika terdapat keraguan mengenai kelayakan suatu pengeluaran, kami menganjurkan agar perwakilan Foundation berkonsultasi terlebih dahulu dengan Direktur Eksekutif atau Kepala Keuangan dan Operasional (CFOO).

Secara umum, penggunaan dana Foundation untuk keperluan jamuan dinas tidak dianjurkan, kecuali dalam beberapa pengecualian berikut:

• Pengeluaran yang secara langsung berkaitan dengan penggalangan dana (misalnya, membina hubungan dengan donatur atau calon donatur). Pengeluaran ini hanya boleh dilakukan oleh anggota dewan, Direktur Eksekutif, Wakil Direktur, atau staf penggalangan dana. Segala pengeluaran jamuan dinas mengenai penggalangan dana yang dilakukan oleh pihak lain harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Eksekutif, Wakil Direktur, atau staf penggalangan dana.
• Pengeluaran dalam jumlah wajar yang berkaitan langsung dengan pengembangan staf (misalnya, makan siang tahunan atau dua kali setahun bersama staf langsung atau peserta magang). Pengeluaran ini hanya boleh dilakukan oleh atasan yang bersangkutan, bukan oleh rekan kerja.
• Pengeluaran dalam jumlah wajar yang berkaitan langsung dengan keterlibatan staf (misalnya, kue ulang tahun, bunga untuk peristiwa penting dalam hidup). Pengeluaran ini hanya boleh dilakukan oleh atasan yang bersangkutan, bukan oleh rekan kerja.
• Pengeluaran dalam jumlah wajar yang berkaitan langsung dengan keterlibatan sukarelawan (misalnya, makan siang bersama sukarelawan, atau penyediaan makanan ringan sederhana dalam kopdar komunitas).

Sebagai organisasi amal, Wikimedia Foundation berupaya menjaga profil yang sederhana, dan kegiatan pemasaran maupun penjualannya sangat terbatas. Secara umum, perwakilan Foundation tidak dianjurkan melakukan pengeluaran jamuan dinas yang berkaitan dengan hubungan bisnis, termasuk dengan konsultan, kontraktor, dan penyedia jasa.

Prosedur dan pedoman

• Silakan merujuk pada Kebijakan Proses Pembelian dan Pembayaran untuk panduan tentang pengajuan klaim biaya dan proses persetujuannya.
• Menjadi tanggung jawab pihak yang melakukan pengeluaran untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut wajar dan berkaitan dengan kepentingan sah Wikimedia Foundation. Jika terdapat keraguan mengenai kelayakan suatu pengeluaran, maka menjadi tanggung jawab pihak yang bersangkutan untuk meminta klarifikasi terlebih dahulu.
• Saat mengajukan pengeluaran untuk disetujui, pihak yang melakukan pengeluaran wajib mencantumkan nama semua peserta (misalnya, yang hadir dalam jamuan makan atau acara), serta penjelasan singkat mengenai alasan pengeluaran tersebut. Informasi ini akan disimpan oleh departemen akuntansi dan tidak akan dipublikasikan.
• Pihak yang memberikan persetujuan atas pengeluaran bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut wajar, sah secara organisasi, serta bahwa nama-nama peserta dan alasan pengeluaran telah disertakan dalam pengajuan.
• Pengeluaran untuk minuman beralkohol diperbolehkan, dalam batas kewajaran. Minuman beralkohol yang disajikan dalam suatu acara sosial (misalnya, acara penggalangan dana di kantor) harus terlebih dahulu disetujui oleh Direktur Eksekutif. Penyediaan alkohol harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Dalam suatu pertemuan, hanya pejabat dengan jabatan paling tinggi yang hadir yang diizinkan untuk mengajukan biaya. Sebagai contoh, dalam suatu pertemuan yang dihadiri oleh Direktur Eksekutif, CFOO, manajer kantor, dan akuntan, hanya Direktur Eksekutif yang berwenang mengajukan biaya. Dalam pertemuan serupa tanpa kehadiran Direktur Eksekutif, hanya CFOO yang dapat mengajukannya.
• Staf tidak diperkenankan mengajukan biaya untuk pertemuan dengan rekan sejawat tanpa persetujuan terlebih dahulu. Misalnya, pertemuan antara kepala komunikasi, kepala pengembangan bisnis, dan penasihat hukum umum hanya dapat diajukan sebagai biaya jika telah mendapat persetujuan sebelumnya dari Direktur Eksekutif atau CFOO.
• Pengeluaran untuk jamuan dinas akan terus dipantau secara berkala, dan apabila dinilai berlebihan, permintaan penggantiannya dapat ditolak.