Kebijakan:Panduan Perjalanan Penyedia Jasa Yayasan Wikimedia
 | Kebijakan atau tata cara ini diurus Yayasan Wikimedia. Ingatlah bahwa jika ada perbedaan makna atau penafsiran antara versi asli berbahasa Inggris konten ini dan terjemahannya, versi asli berbahasa Inggrisnya yang akan didahulukan. |
I. Tujuan
Panduan Perjalanan Penyedia Jasa ini ("Panduan") ditujukan untuk Penyedia Jasa yang telah tunduk pada ketentuan Perjanjian Jasa Utama (PJU) Yayasan Wikimedia. Yayasan Wikimedia ("Wikimedia" atau "WMF") percaya bahwa perjalanan atas nama misinya dapat menjadi bagian penting dalam meningkatkan keterlihatan proyek Wikimedia. Wikimedia dapat menggunakan dan menjalin kontrak dengan Penyedia Jasa untuk membantu memajukan misinya.
Tujuan dari Panduan ini adalah untuk memastikan perlakuan yang setara dan adil bagi Penyedia Jasa yang harus melakukan perjalanan untuk memenuhi Lingkup Kerja (LK) mereka dengan Wikimedia dan meminta penggantian biaya perjalanan.
Prinsip-prinsip panduan perjalanan Wikimedia untuk Penyedia Jasa:
- Wikimedia mendorong Penyedia Jasa untuk menggunakan dana Wikimedia secara bertanggung jawab. Jika perjalanan diperlukan, Wikimedia mendorong Penyedia Jasa untuk melakukan perjalanan dengan cara yang ekonomis dan berkelanjutan.
- Penyedia Jasa Wikimedia diharapkan untuk memasukkan biaya perjalanan dan biaya terkait lainnya dalam PJU dan LK mereka.
- Jika perjalanan tak terduga diperlukan untuk pengantaran jasa terkontrak, Penyedia Jasa harus memperoleh pra-persetujuan tertulis dari Narahubung WMF mereka untuk perjalanan tersebut. Penyedia Jasa dapat menerima penggantian biaya perjalanan yang sah, wajar, dan diperlukan yang dikeluarkan saat menjalankan bisnis Wikimedia berdasarkan tunjangan yang ditetapkan sebagaimana tercantum dalam Panduan ini dan PJU.
II. Lingkup
Panduan ini berlaku untuk semua biaya perjalanan dan pengeluaran bisnis terkait yang dikeluarkan oleh Penyedia Jasa saat melakukan perjalanan untuk memenuhi LK mereka dengan Wikimedia.
III. Panduan
Panduan ini dimaksudkan untuk membantu Penyedia Jasa Wikimedia dalam perencanaan perjalanan mereka dengan memapankan prinsip dan persyaratan untuk penggantian biaya terkait perjalanan.
Wikimedia dipercayakan untuk mengurus sumber daya bagi gerakan Wikimedia secara bertanggung jawab.
Sebagaimana disebutkan di atas, Penyedia Jasa harus memasukkan biaya perjalanan yang diharapkan dalam biaya kontrak dan LK mereka. Jika terjadi perjalanan tak terduga sehubungan dengan LK Wikimedia, Penyedia Layanan harus mendapatkan pra-persetujuan tertulis dari Narahubung WMF utama agar biaya perjalanan yang wajar dan diperlukan yang dikeluarkan saat melaksanakan LK dapat diganti.
Oleh karena itu, Wikimedia merekomendasi agar Penyedia Jasa, untuk menerima penggantian biaya perjalanan yang wajar dan diperlukan, menyadari hal-hal berikut:
- Dokumentasi yang sesuai harus disediakan untuk penggantian biaya.
- Wikimedia menyarankan untuk mencari harga tiket pesawat termurah yang tersedia saat melakukan pemesanan (booking).
- Wikimedia menyarankan standar untuk perjalanan kereta api adalah kelas ekonomi.
- Penyedia Jasa akan mendapatkan penggantian biaya sebenarnya dan wajar sesuai dengan PJU.
- Biaya perjalanan harus terkait langsung dengan jasa yang disediakan kepada Wikimedia berdasarkan PJU dan disetujui sebagai sah, perlu, dan wajar oleh Wikimedia agar dapat diganti.
- Berdasarkan PJU, Penyedia Jasa perlu pra-persetujuan tertulis dari Narahubung WMF untuk laporan pengeluaran. Butir atau hal yang tidak dapat diganti biayanya harus diberitahukan kepada Penyedia Jasa sebelum diajukan untuk penggantian biaya.
- Penyedia Jasa wajib mengirimkan laporan pengeluaran perjalanan, dengan semua informasi yang diperlukan, kepada Wikimedia dalam waktu 30 hari setelah pengeluaran tersebut terjadi, kecuali jika penundaan yang lebih lama disetujui oleh Narahubung WMF mereka. Sebisa mungkin, permintaan penggantian biaya harus disertakan dalam tagihan pembayaran yang diajukan oleh Penyedia Jasa sesuai dengan ketentuan pembayaran.
- Saat membuat tagihan untuk penggantian biaya, Penyedia Jasa harus merinci biaya perjalanan yang disetujui selain jasa/barang yang diberikan dan diserahkan sesuai persyaratan dalam PJU dan LK.
- Walau Panduan ini dimaksudkan untuk bersifat lengkap, tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap situasi yang mungkin dihadapi Penyedia Jasa. Wikimedia mengharapkan pengeluaran terkait perjalanan bersifat sah, wajar, dan perlu, dan Penyedia Jasa diharapkan untuk menerapkan Panduan ini dengan bijaksana. Apa pun pengeluaran perjalanan terkait bisnis yang sah, wajar, dan perlu yang tidak tercakup dalam Panduan ini harus diajukan kepada dan disetujui terlebih dahulu oleh Narahubung WMF.
- Wikimedia dapat menolak penggantian biaya yang tidak sah, tidak wajar, dan tidak perlu berdasarkan Pedoman ini.
IV. Pengertian
Penyedia Jasa - Penyedia jasa, vendor, atau konsultan yang telah menyetujui PJU dan LK Wikimedia.
Narahubung WMF - Anggota staf Wikimedia yang akan meninjau dan mendapatkan persetujuan untuk biaya perjalanan bisnis sebelum diajukan oleh Penyedia Jasa untuk penggantian pembayaran.
V. Riwayat versi dokumen
| Versi | Tanggal | Penulis | Ubah keterangan |
| 1.1 | 2023-01-26 | Hukum | Draf khusus untuk Penyedia Jasa dari Kebijakan Perjalanan |