方針:ウィキメディア財団サービス提供者出張ガイダンス

I. 目的

当ページサービス提供者出張ガイダンス（以下「ガイダンス」^※1）ウィキメディア財団サービス契約本文（MSA^※2）の条件に同意したサービス提供者（Service Providers）を対象としています。ウィキメディア財団（以下「ウィキメディア」または「WMF」^※3）はウィキメディアのプロジェクト類の認知度向上には、その使命を掲げた出張が不可欠と考えます。ウィキメディアの使命推進に対応するため、サービス提供者を活用し、契約することがあります。（※1＝Service Provider Travel Guidance。※2＝Wikimedia Foundation Master Services Agreement。※3＝Wikimedia Foundation。）

このガイダンスは、ウィキメディアとの業務範囲（以下「SOW」^※）の遂行のため出張が必要であり出張費の払い戻しを請求するサービス提供者が平等かつ公平に扱われることを目的とします。（※＝Scope of Work。）

ウィキメディアのサービス提供者に対する出張原則の指針：

1. Wikimedia encourages its Service Providers to use Wikimedia funds responsibly. If travel is required Wikimedia encourages Service Providers to travel in an economical and sustainable manner.
2. Wikimedia Service Providers are expected to include travel and related expenses in their MSA SOW.
3. 契約に基づくサービスの提供にあたり、予期せぬ出張が必要となった場合、サービス提供者はWMF担当者（Contact）から当該の出張に関して必ず書面による事前承認を得てください。サービス提供者は前述のガイダンスおよびMSAの定めた規定に基づき、ウィキメディアの業務遂行中に発生した正当かつ合理的で必要な出張費用の実費精算を受ける場合があります。

II. 範囲

当ガイダンスは、ウィキメディアとの SOW 履行のため出張する際に発生するサービス提供者の出張費および関連業務経費すべてに適用します。

III. ガイダンス

このガイダンスはウィキメディアにおける出張関連の経費精算の原則と要件を確立し、そのサービス提供者の出張計画の補佐を目的とします。

Wikimedia is entrusted with responsibly stewarding resources for the Wikimedia movement.

As noted above, Service Providers should include expected travel in their contract fees and SOW. If unexpected travel in relation to the Wikimedia SOW arises, the Service Provider should obtain written pre-approval from the primary WMF Contact so that reasonable and necessary travel expenses incurred while delivering on the SOW may be reimbursed.

As a result, Wikimedia recommends that Service Providers, in order to receive reimbursements for their reasonable and necessary travel expenses, are aware:

1. Proper documentation must be provided for reimbursement of expenses.
2. Wikimedia suggests the lowest available airfares should be sought when making bookings.
3. Wikimedia suggests the standard for rail travel is economy class.
4. Service Providers shall be reimbursed actual and reasonable expenses in accordance with the MSA.
5. Travel-related expenses should be directly related to the services provided to Wikimedia under the MSA and approved as legitimate, necessary and reasonable by Wikimedia in order to be reimbursed.
6. Under the MSA, the Service Provider needs written pre-approval by the WMF Contact for expense reports. Items that are not reimbursable should be brought to the attention of the Service Provider prior to being submitted for reimbursement.
7. Service Providers must submit travel expense reports, with all required information, to Wikimedia within 30 days of incurring the expenses, unless a longer delay is approved by their WMF Contact. Wherever possible, requests for reimbursement shall be included in invoices for payment submitted by Service Provider subject to the payment terms.
8. When invoicing for reimbursement, the Service Provider should itemize the approved travel expenses aside from the rendered service/goods and submitted as required in the MSA and SOW.
9. While this Guidance is intended to be comprehensive, it is impossible to anticipate every situation that a Service Provider may face. Wikimedia expects travel-related expenses to be legitimate, reasonable and necessary and the Service Provider is expected to apply this Guidance prudently. Any legitimate, reasonable, and necessary business-related travel expenses that are not covered by this Guidance should be proposed to and approved in advance by the WMF Contact.
10. ウィキメディアは、本ガイドラインに基づき正当、合理的かつ必要でない経費の払い戻しを却下する場合があります。

IV. 定義

サービス提供者 - ウィキメディアMSAおよびSOWに同意し、サービスを提供する者、外注業者 vendor、相談先 consultant。（Service Provider。Master Services Agreement。Scope of Work）

WMF お問い合わせ先 - ウィキメディア財団職員で、支払いの払い戻しを受けようとするサービス提供者に対応し、提出前に出張経費の確認と承認を担当する係。（WMF Contact）

V. 説明文書の改版歴

版	日付	執筆者	変更の説明
1.1	2023-01-26	法務	旅行方針に基づくサービス提供者向けの草稿

参照

• 経費の精算
• 旅費補助金の方針
• 旅費経費の方針