Policy:Wikimedia Foundation Travel and Expense Policy/cs

I. Účel

Wikimedia Foundation ("WMF") věří, že cestování ve jménu jejího poslání je zásadní pro zvýšení viditelnosti projektů Wikimedie a uznání její distribuované pracovní síly.

Účelem těchto zásad je zajistit, aby se s lidmi, kteří jsou povinni a schváleni cestovat jménem WMF a požadují náhradu za cestu, zacházelo stejně a spravedlivě. Hlavní zásady jsou:

1. Cestujícím WMF budou uhrazeny skutečné legitimní, přiměřené a nezbytné cestovní výdaje vzniklé při podnikání WMF na základě stanovených povolenek uvedených v těchto zásadách.
2. Od cestovatelů WMF se očekává, že budou používat finanční prostředky WMF zodpovědně a budou cestovat hospodárným a efektivním způsobem.

II. Rozsah

Tyto zásady se vztahují na všechny zaměstnance, členy představenstva, prodejce a další hosty, kteří cestují nebo jim vznikají obchodní výdaje při cestování jménem společnosti WMF. Tato politika se vztahuje pouze na cestující, jejichž výdaje hradí WMF. Nevztahuje se na cestující, jejichž výdaje hradí jiná organizace nebo cestující sám. Nevztahuje se ani na stipendisty.

III. Pravidla

Účelem těchto zásad je pomoci obchodním cestujícím společnosti WMF a jejímu manažerskému týmu stanovením pokynů a požadavků na podávání zpráv týkajících se očekávání společnosti WMF a předpisů Internal Revenue Service (IRS).

Wikimedia Foundation je pověřena zodpovědnou správou zdrojů pro hnutí Wikimedia. V důsledku toho WMF doporučuje cestujícím, aby zvážili následující:

1. S výjimkou předchozího souhlasu Global Travel and Convening Team musí být veškerá cestovní opatření a rezervace požadované pro služební cesty (letecká, železniční, pronájem vozidel a ubytování), včetně všech změn a zrušení cestovních opatření, provedena prostřednictvím Global Travel and Convening. Tým. Lidé, kteří cestují jménem WMF, si nemohou zařídit vlastní cestovní záležitosti pomocí osobní kreditní karty.
2. Výdaje musí odpovídat zavedeným organizačním směrnicím WMF a budou uhrazeny s řádnou dokumentací.
3. Při rezervaci byste měli hledat nejnižší dostupné ceny letenek. Očekává se, že všichni cestující budou cestovat v ekonomické třídě.
4. Standardem pro cestování vlakem je ekonomická třída.
5. Tam, kde je to ekonomické a praktické, lze použít vozidla z pronájmu.
6. Cestujícím WMF budou uhrazeny skutečné a přiměřené náklady na ubytování.
7. Jízdné za taxi se proplácí, ale společnost WMF doporučuje cestujícím, aby používali ekonomičtější alternativy, kdykoli je to možné.
8. Cestující WMF mohou za jídla, která nebyla poskytnuta během cesty, předložit skutečné účtenky za jídlo nebo obdržet standardní denní stravné (na denní diety).
9. Ostatní výdaje se proplácejí, pokud přímo souvisejí s podnikáním WMF a jsou legitimní, nezbytné a přiměřené.
10. Cestující mohou příležitostně kombinovat osobní a WMF cestování za předpokladu, že pro WMF nejsou žádné dodatečné náklady.
11. Nákladově efektivní služební cesty jsou odpovědností všech cestujících a jejich schvalovatelů výdajů. Všechny výkazy výdajů by měly být pečlivě přezkoumány a schváleny každým schvalovatelem výdajů. Na položky, které nelze proplatit, by měl být cestující upozorněn před předložením k proplacení.
12. Cestující musí WMF předložit výkazy cestovních výdajů se všemi požadovanými informacemi do 1 měsíce od dokončení cesty, pokud předseda představenstva nebo generální ředitel (generální ředitel) neschválí delší zpoždění. Vynaložíme veškeré úsilí, abychom cestujícím vrátili peníze do pěti pracovních dnů od obdržení.
13. I když jsou tato pravidla zamýšlena jako komplexní, není možné předvídat každou situaci, které může cestovatel čelit. Společnost WMF očekává, že výdaje spojené s cestováním budou přiměřené a nezbytné, a od cestujícího se očekává, že bude tato pravidla uplatňovat obezřetně. Jakékoli legitimní, přiměřené a nezbytné cestovní výdaje související s podnikáním, které nejsou pokryty těmito zásadami, by měly být předem navrženy a schváleny finančním ředitelem nebo pověřeným orgánem.
14. Pokud cestující nedodrží tyto zásady, společnost WMF může odmítnout proplacení výdajů mimo pojištění.

IV. Definice

Cestovatel - znamená každého, jehož cesta je hrazena a schválena přímo společností WMF pro cesty související s WMF.

Schvalovatel výdajů - zaměstnanec WMF, který zkontroluje zprávy o výdajích předtím, než je cestující předloží k proplacení platby. Přímý manažer cestujícího, vlastník rozpočtu (pokud nejde o stejnou osobu) a nebo účetní pracovníci jednají jako schvalovatelé výdajů.

V. Historie verzí dokumentu

Verze	Datum	Autor	Změna popisu
1.1	2022-09-13	tým Travel & Convening	Návrh aktualizace aktuálních cestovních zásad

Související

• Náhrada výdajů
• Pravidla stipendijních cest
• Průvodce poskytování služebních cest