Policy:Reise- und Spesenrichtlinie

I. Zweck

Die Wikimedia-Stiftung (WMF) ist davon überzeugt, dass das Reisen im Namen ihrer Mission von entscheidender Bedeutung ist, um die Sichtbarkeit von Wikimedia-Projekten zu erhöhen und ihre geografisch verteilten Mitarbeiter anzuerkennen.

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass Personen, die verpflichtet und berechtigt sind, im Namen der WMF zu reisen und eine Reisekostenerstattung beantragen, gleich und fair behandelt werden. Die Leitprinzipien sind:

1. WMF-Reisenden werden auf der Grundlage der in dieser Richtlinie festgelegten Vergütungen die tatsächlichen legitimen, angemessenen und notwendigen Reisekosten erstattet, die ihnen während ihrer Geschäftstätigkeit bei der WMF entstanden sind.
2. Von WMF-Reisenden wird erwartet, dass sie verantwortungsvoll mit Mitteln der WMF umgehen und wirtschaftlich und effizient reisen.

II. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Mitglieder des Kuratoriums, Verkäufer und andere Gäste, die im Auftrag der WMF reisen oder bei deren Reisen Geschäftskosten anfallen. Diese Richtlinie gilt nur für Reisende, deren Kosten von der WMF übernommen werden; Sie gilt nicht für Reisende, deren Kosten von einer anderen Organisation oder vom Reisenden selbst übernommen werden und nicht für Empfänger von Reisestipendien.

III. Richtlinie

Diese Richtlinie soll den Geschäftsreisenden der WMF und ihrem Managementteam helfen, indem sie Richtlinien und Berichtspflichten im Zusammenhang mit den Erwartungen der WMF und den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) festlegt.

Die Wikimedia-Stiftung ist mit der verantwortungsvollen Verwaltung der Ressourcen der Wikimedia-Bewegung betraut. Aus diesem Grund empfiehlt die WMF Reisenden, Folgendes zu beachten:

1. Sofern keine vorherige Genehmigung des Teams für globale Reisen und Treffen vorliegt, müssen alle für Geschäftsreisen erforderlichen Reisevorbereitungen und Reservierungen (Flug, Bahn, Fahrzeugmiete und Unterkunft), einschließlich aller Änderungen und Stornierungen von Reisearrangements, über das Teams für globale Reisen und Treffen erfolgen. Personen, die im Auftrag der WMF reisen, ist es nicht gestattet, ihre Reise selbst mit einer persönlichen Kreditkarte zu bezahlen.
2. Ausgaben müssen sich an die festgelegten Organisationsrichtlinien der WMF halten und werden erstattet, sofern sie angemessen dokumentiert sind.
3. Bei der Buchung sollte auf die günstigsten verfügbaren Flugpreise geachtet werden. Von allen Reisenden wird erwartet, dass sie in der Economy Class reisen.
4. Der Standard für Bahnreisen ist die Economy Class.
5. Wo es wirtschaftlich und sinnvoll ist, können Mietfahrzeuge eingesetzt werden.
6. Reisenden der WMF werden die tatsächlichen und angemessenen Kosten für die Unterkunft erstattet.
7. Taxifahrten sind erstattungsfähig, die WMF empfiehlt Reisenden jedoch, nach Möglichkeit günstigere Alternativen zu nutzen.
8. WMF-Reisende können Belege für Mahlzeiten vorlegen oder für Mahlzeiten, die während der Reise nicht bereitgestellt werden, eine tägliche Verpflegungspauschale (Tagespauschale) erhalten.
9. Sonstige Ausgaben sind erstattungsfähig, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der WMF stehen und legitim, notwendig und angemessen sind.
10. Reisende können bei Gelegenheit persönliche und WMF-Reisen kombinieren, sofern für die WMF keine zusätzlichen Kosten entstehen.
11. Kostengünstige Geschäftsreisen liegen in der Verantwortung aller Reisenden und ihrer Ausgabengenehmiger. Alle Ausgabenabrechnungen sollten von jedem Ausgabengenehmiger sorgfältig geprüft und genehmigt werden. Gegenstände, die nicht erstattungsfähig sind, sollten dem Reisenden zur Kenntnis gebracht werden, bevor sie zur Rückerstattung eingereicht werden.
12. Reisende müssen Reisekostenabrechnungen mit allen erforderlichen Informationen innerhalb eines Monats nach Abschluss der Reise bei der WMF einreichen, es sei denn, der Vorsitzende des Kuratoriums oder der CEO (Geschäftsführer) genehmigt eine längere Verzögerung. Wir unternehmen alle Anstrengungen, um den Reisenden innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Erhalt die Rückerstattung zu leisten.
13. Obwohl diese Richtlinie umfassend sein soll, ist es unmöglich, jede Situation vorherzusehen, mit der ein Reisender konfrontiert sein könnte. Die WMF geht davon aus, dass reisebezogene Ausgaben notwendig sind, und vom Reisenden wird erwartet, dass er diese Richtlinie umsichtig anwendet. Alle legitimen, angemessenen und notwendigen geschäftsbezogenen Reisekosten, die nicht durch diesen Leitfaden abgedeckt sind, sollten dem CFO oder der zuständigen Stelle vorab vorgeschlagen und genehmigt werden.
14. Wenn ein Reisender diese Richtlinie nicht befolgt, kann die WMF die Erstattung einer gegen die Richtlinien verstoßenden Ausgabe verweigern.

IV. Definitionen

Reisender - Bezeichnet jede Person, deren WMF-bezogene Reise direkt von der WMF bezahlt und genehmigt wird.

'Ausgabengenehmiger - WMF-Mitarbeiter, die Ausgabenabrechnungen prüfen, bevor sie vom Reisenden zur Erstattung der Zahlung eingereicht werden. Als Ausgabengenehmiger fungieren der direkte Vorgesetzte des Reisenden, der Budgeteigentümer (falls es sich nicht um dieselbe Person handelt) und/oder das Buchhaltungspersonal.

V. Versionsgeschichte des Dokuments

Version	Datum	Autor	Änderungsbeschreibung
1.1	2022-09-13	Team Reisen & Treffen	Entwurf zur Aktualisierung der aktuellen Reiserichtlinie

Siehe auch

• Kostenerstattung
• Richtlinie zu Reisestipendien
• Anleitung für Reisen von Dienstleistern