Politique: Voyage et dépenses de la Fondation Wikimedia

Objectif

La Fondation Wikimedia ("WMF") croit que voyager au nom de sa mission, est essentiel pour accroître la visibilité des projets Wikimedia et reconnaître sa main-d'œuvre distribuée.

L'objectif de cette politique est de garantir que les personnes qui sont tenues et approuvées pour voyager au nom de WMF et qui demandent un remboursement de voyage soient traitées de manière égale et équitable. Les principes directeurs sont les suivants:

1. Les voyageurs WMF seront remboursés pour les frais de voyage réels légitimes, raisonnables et nécessaires engagés lors de leurs activités WMF sur la base des allocations établies dans la présente politique.
2. Les voyageurs du WMF sont censés utiliser les fonds du WMF de manière responsable et voyager de manière économique et efficace.

II. Cadre

Cette politique s'applique à tous les membres du personnel, des membres du conseil d'administration, des fournisseurs et d'autres clients qui voyagent ou engagent des dépenses commerciales lors de voyages au nom de WMF. Cette politique ne s'applique qu'aux voyageurs dont les dépenses sont payées par le WMF; elle ne s' applique pas aux voyageurs dont le paiement est effectué par une autre organisation ou par le voyageur lui-même; elle ne se applique pas non plus aux boursiers.

III. Politique

Cette politique vise à aider les voyageurs d'affaires et l'équipe de direction de WMF en établissant des lignes directrices et des exigences de déclaration relatives aux attentes de WMf et aux règlements du Service des recettes internes (IRS).

La Fondation Wikimedia est chargée de gérer de manière responsable les ressources du mouvement Wikimedia. En conséquence, le WMF recommande aux voyageurs de prendre en compte les éléments suivants:

1. Avant de prendre des dispositions pour un voyage au nom de la Fondation Wikimedia, le voyageur doit obtenir l'approbation écrite de son autorité budgétaire déléguée pour le voyage.
2. La demande d'approbation devrait inclure: la destination du voyage, la durée, la finalité (y compris une liste d'activités ou un programme spécifique), ainsi que le coût estimé approximatif.
3. L'approuvant doit:
   1. déterminer si le voyage est nécessaire;
   2. autoriser les voyages (par écrit); et
   3. Veiller à ce que les dépenses remboursées ou payées par la Fondation Wikimedia soient conformes à la politique générale de voyage et approuver les dépenses conformément à cette politique.
4. Sauf approbation préalable de l'équipe mondiale des voyages et des réunions, tous les arrangements de voyage et toutes les réservations nécessaires pour des voyages d'affaires (avions, trains, location de véhicules et logement), y compris tous les changements et annulations des arrangements de voyage, doivent être effectués par l'intermédiaire de l' équipe mondiale des voyags et des réuniones. Les personnes voyageant pour le compte de WMF ne sont pas autorisées à prendre leurs propres dispositions de voyage à l'aide d'une carte de crédit personnelle.
5. Les dépenses doivent être régies par les lignes directrices organisationnelles établies par le WMF et seront remboursées avec une documentation appropriée.
6. Les tarifs aériens les plus bas disponibles doivent être recherchés lors de la réservation. Tous les voyageurs doivent voyager en classe économique.
7. La norme pour les voyages en train est la classe économique.
8. Dans les cas où il est économique et pratique, des véhicules de location peuvent être utilisés.
9. Les voyageurs WMF sont remboursés des frais réels et raisonnables pour leur logement.
10. Les tarifs de taxi sont remboursables, mais le WMF encourage les voyageurs à utiliser des alternatives plus économiques chaque fois que possible.
11. Les voyageurs du WMF peuvent recevoir une allocation quotidienne standard (par jour), pour les repas non fournis pendant le voyage.
12. Les autres dépenses sont remboursables si elles sont directement liées aux activités de la WMF et si elles sont légitimes, nécessaires et raisonnables.
13. Les voyageurs peuvent combiner des voyages personnels et WMF à l'occasion, à condition qu'il n'y ait pas de frais supplémentaires pour WMF.
14. Les voyages d'affaires rentables sont la responsabilité de tous les voyageurs et de leurs débiteurs. Tous les rapports de dépenses doivent être examinés attentivement et approuvés par chaque approuveur des dépenses. Les articles qui ne sont pas remboursables doivent être portés à l'attention du voyageur avant de les soumettre au remboursement.
15. Les voyageurs doivent soumettre au WMF des rapports sur les frais de voyage, avec toutes les informations requises, dans un délai d'un mois à compter de la fin du voyage, sauf si le président du conseil d'administration ou le directeur général (directeur général) approuve un délai plus long. Les voyageurs seront remboursés dans les cinq jours ouvrables suivant leur réception.
16. Bien que cette politique soit destinée à être exhaustive, il est impossible d'anticiper chaque situation que peut rencontrer un voyageur. Le WMF s'attend à ce que les dépenses liées aux voyages soient raisonnables et nécessaires et il est prévu que le voyageur applique cette politique avec prudence. Les dépenses de voyage liées aux affaires légitimes, raisonnables et nécessaires qui ne sont pas couvertes par la présente politique devraient être proposées et approuvées à l'avance par le directeur financier ou l'autorité déléguée.
17. Si un voyageur ne respecte pas cette politique, WMF peut refuser le remboursement d'une dépense hors politique.

IV. Définitions

Voyageur - Désigne toute personne dont le voyage est payé et approuvé directement par WMF pour un voyage lié à WMF.

Approbateur des dépenses : membre du personnel de WMF qui examine les notes de frais avant leur soumission par le voyageur pour remboursement. Le responsable direct du voyageur, le responsable du budget (lorsqu'il ne s'agit pas de la même personne) et/ou le service comptable agissent en qualité d'approbateurs des dépenses.

V. Historique des versions du document

Version	Date	Auteur	Modifier la description
1.1	13 septembre 2022	Équipe de voyage et de convocation	Projet de mise à jour de la Politique de voyage actuelle
1.2	9 juin 2025	Équipe de voyage et de convocation	Mises à jour de la section III, article 8.

Voir aussi

• Remboursement des dépenses
• Politique des bourses de voyage
• Conseils de voyage pour les prestataires de services