Chính sách Đi lại và Chi phí của Wikimedia Foundation

I. Mục đích

Wikimedia Foundation ("WMF") tin rằng việc đi lại nhân danh sứ mệnh của tổ chức là rất quan trọng để nâng cao mức độ nhận diện của các dự án Wikimedia và ghi nhận lực lượng nhân sự phân tán của mình.

Chính sách này nhằm đảm bảo rằng những người được yêu cầu và được phê duyệt đi lại dưới danh nghĩa của WMF và được yêu cầu hoàn trả chi phí đi lại đều được đối xử bình đẳng và công bằng. Các nguyên tắc chỉ đạo là:

1. Những người đi công tác cho WMF sẽ được hoàn trả các chi phí đi lại thực tế hợp lệ, hợp lý và cần thiết phát sinh trong quá trình công tác dựa trên các mức trợ cấp đã được quy định trong chính sách này.
2. Những người đi công tác này được kỳ vọng sẽ sử dụng ngân sách của WMF một cách có trách nhiệm, và thực hiện việc đi lại một cách tiết kiệm và hiệu quả.

II. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, thành viên hội đồng quản trị, nhà cung cấp và các khách mời khác, những người đi lại hoặc phát sinh chi phí công tác trong khi đi lại dưới danh nghĩa của WMF. Chính sách này chỉ áp dụng cho những người đi có chi phí do WMF chi trả; chính sách không áp dụng cho những người đi có chi phí được chi trả bởi một tổ chức khác, hoặc bởi chính bản thân người đi; cũng như không áp dụng cho những người nhận học bổng.

III. Chính sách

Chính sách này nhằm hỗ trợ người đi công tác cho WMF và đội ngũ quản lý của tổ chức thông qua việc thiết lập các hướng dẫn và yêu cầu báo cáo liên quan đến những kỳ vọng của WMF và các quy định của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS).

Wikimedia Foundation được giao phó trọng trách quản lý các nguồn lực của phong trào Wikimedia một cách có trách nhiệm. Do đó, WMF khuyến nghị người đi công tác cân nhắc những điều sau:

1. Trước khi thực hiện bất kỳ sắp xếp đi lại nào dưới danh nghĩa của Wikimedia Foundation, người đi phải nhận được sự chấp thuận bằng văn bản cho chuyến đi từ người có thẩm quyền quản lý ngân sách được ủy quyền của họ.
2. Yêu cầu phê duyệt cần bao gồm: Điểm đến của chuyến đi, thời gian, mục đích (bao gồm danh sách các hoạt động hoặc lịch trình cụ thể), cũng như chi phí dự kiến ước tính.
3. Người phê duyệt phải:
   1. Xác định xem việc đi lại có cần thiết hay không;
   2. Phê duyệt trước chuyến đi (bằng văn bản); và
   3. Đảm bảo rằng mọi chi phí được Wikimedia Foundation hoàn trả hoặc thanh toán đều tuân thủ chính sách đi lại chung và phê duyệt các khoản chi phí theo đúng chính sách này.
4. Trừ khi có sự chấp thuận trước từ Nhóm Phụ trách Đi lại và Hội họp Toàn cầu (Global Travel and Convening Team), mọi sắp xếp và đặt chỗ đi lại cần thiết cho chuyến công tác (đường hàng không, đường sắt, thuê phương tiện và chỗ ở), bao gồm cả mọi thay đổi và hủy bỏ các sắp xếp đi lại, đều phải được thực hiện thông qua Nhóm Phụ trách Đi lại và Hội họp Toàn cầu. Những người đi lại dưới danh nghĩa của WMF không được phép tự sắp xếp việc đi lại bằng thẻ tín dụng cá nhân.
5. Các khoản chi phí phải tuân thủ các hướng dẫn tổ chức đã được WMF thiết lập và sẽ được hoàn trả khi có các chứng từ hợp lệ.
6. Nên tìm kiếm các mức giá vé máy bay thấp nhất hiện có khi đặt vé. Tất cả những người đi công tác được kỳ vọng sẽ di chuyển bằng vé hạng phổ thông.
7. Tiêu chuẩn cho việc đi lại bằng đường sắt là hạng phổ thông.
8. Trong những trường hợp mang tính tiết kiệm và thiết thực, có thể sử dụng phương tiện thuê ngoài.
9. Những người đi công tác của WMF sẽ được hoàn trả các khoản chi phí thực tế và hợp lý cho chỗ ở.
10. Chi phí đi taxi có thể được hoàn trả; tuy nhiên, WMF khuyến khích người đi công tác sử dụng các giải pháp thay thế tiết kiệm hơn bất cứ khi nào có thể.
11. Những người đi công tác cho WMF có thể nhận được một khoản phụ cấp ăn uống tiêu chuẩn hàng ngày (công tác phí/per diem) đối với các bữa ăn không được cung cấp sẵn trong chuyến đi.
12. Các khoản chi phí khác có thể được hoàn trả nếu chúng liên quan trực tiếp đến công việc của WMF và mang tính hợp lệ, cần thiết cũng như hợp lý.
13. Người đi công tác đôi khi có thể kết hợp chuyến đi cá nhân và chuyến đi của WMF, với điều kiện không làm phát sinh thêm chi phí cho WMF.
14. Việc đi công tác tiết kiệm chi phí là trách nhiệm của tất cả những người đi công tác và người phê duyệt chi phí của họ. Tất cả các báo cáo chi phí cần được xem xét kỹ lưỡng và được phê duyệt bởi từng người phê duyệt chi phí. Các khoản không được hoàn trả cần được thông báo cho người đi công tác trước khi nộp yêu cầu hoàn trả.
15. Người đi công tác phải nộp báo cáo chi phí đi lại, kèm theo tất cả các thông tin được yêu cầu, cho WMF trong vòng 1 tháng kể từ khi hoàn thành chuyến đi, trừ khi việc chậm trễ hơn được Chủ tịch Hội đồng Quản trị hoặc CEO (Giám đốc Điều hành) phê duyệt. Mọi nỗ lực sẽ được thực hiện để hoàn trả cho người đi công tác trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo.
16. Mặc dù chính sách này hướng tới sự toàn diện, nhưng không thể dự liệu trước mọi tình huống mà người đi công tác có thể gặp phải. WMF kỳ vọng các chi phí liên quan đến việc đi lại phải hợp lý và cần thiết; đồng thời, người đi cũng được kỳ vọng sẽ áp dụng chính sách này một cách thận trọng. Bất kỳ chi phí đi công tác hợp lệ, hợp lý và cần thiết nào không nằm trong phạm vi điều chỉnh của chính sách này đều cần được đề xuất và phê duyệt trước bởi Giám đốc Tài chính (CFO) hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền.
17. Nếu người đi công tác không tuân thủ chính sách này, WMF có thể từ chối hoàn trả cho khoản chi phí nằm ngoài chính sách.

IV. Định nghĩa

Người đi - Có nghĩa là bất kỳ ai có chuyến đi được chi trả và được phê duyệt trực tiếp bởi WMF cho các mục đích đi lại liên quan đến WMF.

Người phê duyệt chi phí - Các nhân viên của WMF, những người sẽ xem xét các báo cáo chi phí trước khi chúng được người đi nộp để yêu cầu hoàn trả thanh toán. Quản lý trực tiếp của người đi, người quản lý ngân sách (khi không phải là cùng một người) và/hoặc nhân sự kế toán đóng vai trò là những người phê duyệt chi phí.

V. Document version history

Version	Date	Author	Change description
1.1	13 tháng 9 năm 2022	Travel & Convening Team	Draft to update the current Travel Policy
1.2	9 tháng 6 năm 2025	Travel & Convening Team	Updates to Section III, item 8.

Xem thêm

• Expense reimbursement
• Scholarship travel policy
• Service provider travel guidance