Kebijakan:Kebijakan Pelapor Pelanggaran Yayasan Wikimedia

Kami serius dalam hal kepatuhan hukum dan kami serius dalam melindungi pelapor yang berniat baik menyampaikan kejadian kemungkinan perilaku melanggar hukum atau penyelewengan keuangan kepada kami. Para wali amanat, pejabat, karyawan, relawan, dan kontraktor mandiri yang dipekerjakan untuk melakukan layanan di Yayasan Wikimedia harus mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka. Kebijakan pelapor ini berlaku untuk semua individu tersebut.

Kita semua punya tanggung jawab bersama untuk memastikan bahwa tempat kerja kita bebas dari perilaku yang melanggar hukum dan penyelewengan keuangan. Jika Anda menerima pengaduan yang tercakup dalam kebijakan ini, atau jika Anda menyaksikan perilaku apa pun yang menurut Anda wajar tercakup dalam kebijakan ini, kami mengharapkan Anda dengan niat baik untuk melaporkan pengaduan atau perilaku tersebut, dan kami mendorong Anda untuk menggunakan saluran yang tercantum dalam kebijakan ini. Kami juga mengharapkan karyawan kami dan semua pihak lain yang terkait dengan Yayasan Wikimedia untuk sepenuhnya bekerja sama dengan penyelidikan pengaduan apa pun.

Cakupan dan Tujuan

Kebijakan ini menetapkan prosedur pelaporan dan perlindungan pelapor terkait pengaduan tentang potensi pelanggaran hukum dan penyelewengan keuangan. Kebijakan ini tidak mencakup semua jenis pengaduan atau pelanggaran, meski kebijakan lain yang mengatur pengaduan dan pelanggaran demikian juga secara ketat melindungi dari pembalasan terhadap mereka yang membuat laporan/pengaduan dengan niat baik. Misalnya, pelecehan seksual, diskriminasi, perselisihan dengan rekan kerja, dan berbagai jenis konflik kepentingan tercakup dalam kebijakan lain. Pengaduan tersebut dapat memicu berbagai saluran pelaporan atau penyelidikan dan harus dilaporkan kepada anggota tertentu dari departemen Bakat & Budaya atau kepada individu atau departemen yang sesuai, sebagaimana diatur dalam kebijakan yang bersangkutan.

Tujuan utama kebijakan pelapor pelanggaran ini adalah untuk:

1. Mendorong pelaporan dengan niat baik atas dugaan (a) aktivitas ilegal, maupun (b) penyalahgunaan sumber daya atau properti Yayasan Wikimedia secara curang, tak jujur, atau tak etis; dan
2. Melindungi mereka yang melaporkan aktivitas demikian kepada kami dengan niat baik atau yang menggunakan saluran pelaporan lain yang tersedia berdasarkan hukum atau peraturan yang berlaku.

Walau kebijakan ini menyediakan mekanisme pelaporan untuk memberi tahu Yayasan Wikimedia tentang segala kekhawatiran, Anda mungkin mempunyai saluran dan hak pelaporan tambahan berdasarkan hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal yang berlaku, termasuk pelaporan langsung kepada penegak hukum. Meskipun demikian, kami mendorong Anda untuk mengajukan laporan berdasarkan kebijakan ini untuk memastikan Yayasan Wikimedia bisa sepenuhnya menyelidiki kekhawatiran Anda.

Proses pelaporan

Apa yang boleh Anda laporkan?

Sebagaimana telah disebutkan, jika Anda secara wajar dan dengan nait baik yakin bahwa Anda telah menyaksikan atau diberitahu tentang potensi perilaku melanggar hukum atau penyalahgunaan sumber daya atau properti Yayasan Wikimedia, Anda harus melaporkan kejadian tersebut. Kami mendorong Anda untuk menggunakan saluran Yayasan Wikimedia yang tercantum dalam kebijakan ini untuk melaporkan kebijakan, praktik, atau perilaku Yayasan Wikimedia yang menurut Anda secara wajar merupakan (a) aktivitas ilegal berdasarkan hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal yang berlaku; maupun (b) penyalahgunaan sumber daya atau properti Yayasan Wikimedia yang curang, tak jujur, atau tak etis, termasuk tetapi tidak terbatas pada, penggelapan dana; pemalsuan catatan keuangan; pelaporan keuangan yang curang atau tindakan yang dapat menyebabkan pelaporan yang curang tersebut; menghancurkan, mengubah, menyembunyikan, atau memalsukan dokumen atau proses resmi; secara curang memengaruhi atau menyesatkan akuntan publik mandiri yang terlibat dalam pelaksanaan audit laporan keuangan Yayasan Wikimedia; atau bentuk ketidakpatutan keuangan lainnya (ini bukan daftar lengkap tetapi lebih merupakan panduan untuk jenis perilaku tak pantas yang tercakup dalam kebijakan ini).

Siapa yang dapat mengirimkan laporan?

Wali Amanay, pejabat, karyawan, relawan, dan kontraktor mandiri Yayasan Wikimedia yang dipekerjakan untuk melakukan layanan di Yayasan Wikimedia.

Bagaimana cara mengirimkan laporan?

Sehubungan dengan laporan yang dibuat di dalam Yayasan Wikimedia berdasarkan kebijakan ini, Anda dapat melaporkan kekhawatiran Anda secara lisan atau tertulis kepada salah satu dari berikut ini: pengelola Anda, atasan pengelola Anda, individu yang ditunjuk di departemen Bakat & Budaya (yaitu, Kepala Bidang Bakat dan Budaya, Kuasa Usaha, atau Pemimpin Hubungan dan Penyertaan Karyawan), Kepala Bagian Keuangan, Penasihat Umum, Pengarah Eksekutif, Ketua Panitia Audit, atau Ketua Dewan Wali Amanat. Anda juga dapat melaporkan kekhawatiran Anda secara anonim melalui saluran telepon kami dengan layanan independen.

Jika subjek laporan Anda adalah Pengarah Eksekutif, Anda dapat menyampaikan kekhawatiran Anda langsung kepada Ketua Panitia Audit atau Ketua Dewan Wali Amanat. Jika subjek laporan apa pun adalah Ketua Panitia Audit, Anda dapat menyampaikan kekhawatiran Anda langsung kepada Ketua Dewan Wali Amanat.

Apa yang terjadi setelah laporan dikirimkan?

Semua laporan akan menjalani penilaian awal. Dengan anggapan laporan tersebut sesuai dengan kebijakan ini, laporan tersebut akan ditangani oleh Ketua Panitia Audit, yang bertanggung jawab untuk mengawasi penilaian dan penyelidikan atas kekhawatiran tentang potensi aktivitas ilegal maupun penyalahgunaan sumber daya atau properti Yayasan Wikimedia yang dilaporkan berdasarkan kebijakan ini. Seperti yang disebutkan di atas, jika subjek laporan adalah Ketua Panitia Audit, laporan tersebut dapat diteruskan langsung kepada Ketua Dewan Wali Amanat.

Ketua Panitia Audit dapat meminta bantuan pihak lain, termasuk Penasihat Hukum Umum, Kepala Bagian Keuangan, anggota Panitia Audit lain, anggota staf lain, dan kemungkinan pula penasihat hukum eksternal dalam penyelidikan dan penyelesaian laporan tersebut. Namun, tidak ada wali amanat, pejabat, atau anggota staf yang boleh berpartisipasi dalam penyelidikan laporan di mana ia menjadi subjek, atau hadir dalam musyawarah atau pemungutan suara apa pun.

Semua kekhawatiran mengenai perilaku yang melanggar hukum yang disampaikan kepada Ketua Panitia Audit akan segera dinilai dan diselidiki, dan jika diperlukan, tindakan korektif dapat diambil.

Kerahasiaan

Laporan yang tercakup dalam kebijakan ini akan dirahasiakan sejauh mungkin, sesuai dengan pelaksanaan penyelidikan yang lengkap dan adil serta pencapaian resolusi yang tepat. Hal ini mungkin memerlukan pembagian informasi dalam laporan dengan pihak lain, seperti anggota staf yang relevan, saksi lain, Dewan Wali Amanat, Panitia Audit, dan akuntan serta pengacara eksternal Yayasan Wikimedia.

Kecuali Anda menyampaikan kekhawatiran Anda secara anonim, kami akan memberi tahu Anda tentang tindakan apa yang akan diambil (atau tidak diambil) sejauh yang memungkinkan dan sesuai dengan batasan privasi atau kerahasiaan apa pun. Jika tidak ada tindakan atau penyelidikan lebih lanjut, kami juga akan memberikan penjelasan kepada Anda sejauh yang memungkinkan dan sesuai dengan batasan privasi atau kerahasiaan apa pun.

Apa perbedaan antara pelaporan "secara anonim" dan pelaporan "secara rahasia"?

Jika Anda mengirimkan laporan secara anonim, kami tidak akan mengetahui identitas Anda sejauh laporan Anda tidak berisi rincian yang dapat mengidentifikasi Anda. Semua laporan (dan identitas Anda, jika Anda memilih untuk mengungkapkannya) akan dirahasiakan dalam saluran pelaporan, sesuai dengan kewajiban kami untuk melakukan penyelidikan yang lengkap dan adil. Kami akan membagikan atau mengungkapkan laporan Anda sebagaimana mestinya hanya untuk melakukan penyelidikan yang lengkap dan adil serta mencapai resolusi yang tepat, untuk meninjau operasional Yayasan Wikimedia secara umum, atau untuk mematuhi hukum yang berlaku.

Perlindungan dari pembalasan

Sesuai dengan kebijakan ini dan hukum yang berlaku, Yayasan Wikimedia tidak akan memecat, menurunkan pangkat, menangguhkan, mengancam, melecehkan, atau melakukan pembalasan terhadap Anda berdasarkan fakta bahwa Anda (a) bertindak sesuai dengan kebijakan ini, jika dilakukan dengan niat baik; atau (b) menggunakan hak Anda berdasarkan hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal.

Kegiatan yang dilindungi dari pembalasan meliputi:

1. Mengirimkan laporan yang wajar dan jujur ​​sesuai dengan kebijakan ini;
2. Memulai, memberikan kesaksian, membantu, atau berpartisipasi dalam penyelidikan, gugatan, atau tindakan administratif apa pun terkait pelanggaran hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal;
3. Menyediakan, atau menyatakan niat untuk menyediakan, dengan niat baik kepada petugas penegak hukum informasi yang berkaitan dengan terjadinya atau kemungkinan terjadinya pelanggaran terhadap hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal;
4. Menolak untuk berpartisipasi dalam aktivitas apa pun yang merupakan penyalahgunaan sumber daya atau properti Yayasan Wikimedia yang curang, tak jujur, atau tak etis dan mengajukan laporan tentang masalah ini sesuai dengan kebijakan ini; dan/atau
5. Menolak untuk berpartisipasi dalam aktivitas ilegal apa pun yang melanggar hukum dan peraturan setempat, negara, atau federal yang berlaku.

Jika Anda secara beralasan yakin bahwa Anda telah menjadi korban pembalasan yang melanggar kebijakan ini, Anda harus mengikuti tata cara untuk mengajukan laporan ke salah satu departemen atau individu yang tercantum di atas. Siapa pun individu di dalam Yayasan Wikimedia dikenakan tindakan penertiban jika mereka melakukan pembalasan terhadap individu yang telah melaporkan dengan niat baik potensi pelanggaran yang tercakup dalam kebijakan ini, yang telah bekerja sama dalam penyelidikan pelanggaran tersebut, atau yang telah bertindak dengan niat baik sesuai dengan ketentuan kebijakan ini.