Resolution:Committee Standards/id

←Resolusi

Standar Panitia

Umpan balik?→

Pungutan suara ini secara bulat menyetujui anjuran standar panitia untuk panitia-panitia Wikimedia. Standar ini diloloskan pada 30 Maret 2012.

Diputuskanlah, bahwa Dewan Wali Amanat menyetujui standar Panitia berikut, yang menjabarkan standar dan praktik yang dianjurkan Dewan agar dicapai oleh semua Panitia Wikimedia. Dewan berterima kasih ke Panitia Tata Kelola Dewan atas bantuannya dalam mempersiapkan standar ini.

Anjuran Standar Panitia

Piagam

Panitia harus memiliki piagam yang jelas yang menguraikan mandat, peran, dan tanggung jawabnya. Apa wewenang yang dimilikinya? Apa yang tidak dimilikinya? Bagaimana komposisinya dan apa yang termasuk dalam kuorum?

Komposisi

• Panitia harus diisi oleh orang-orang dengan keterampilan, pengalaman, dan keahlian yang bersangkutan untuk melaksanakan mandat panitia.
• Panitia harus diisi dengan keragaman yang cukup untuk memastikan panitia tersebut mewakili berbagai suara penting dari para pemangku kepentingannya, bukan untuk memperjuangkan kepentingan khusus, tetapi untuk menyuarakan berbagai sudut pandang
• Anggota panitia harus dapat meluangkan waktu yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya
• Panitia sebaiknya memiliki jumlah anggota ganjil untuk alasan pemungutan suara (catatan: Dewan Wali Amanat Yayasan Wikimedia saat ini memiliki jumlah anggota genap, yang tidak ideal. Di sisi lain, ketiga panitia dewan kami semuanya memiliki tiga anggota)
• Panitia harus menetapkan batasan masa jabatan – yang menyeimbangkan praktik yang baik dalam menggilirkan anggota panitia dengan kebutuhan akan kemantapan panitia dan pengetahuan kelembagaan

Dinamika Kerja

• Anggota panitia harus mampu bekerja sama secara mangkus dan menyelesaikan pertentangan secara membangun
• Anggota panitia harus berupaya membangun konsensus berdasarkan argumen yang berasaskan fakta dan kemauan untuk mengubah pendapat setelah menyimak sudut pandang semua orang
• Panitia harus diisi oleh orang-orang yang berkomitmen untuk membangun hubungan kerja yang sopan santun dan berdasarkan kepercayaan dengan anggota panitia lainnya
• Anggota harus menghadiri rapat dengan persiapan yang matang dan berperan serta secara giat dalam rapat
• Anggota harus memahami bahwa kewajiban mereka adalah kepada panitia, bukan kepada kelompok kepentingan atau perorangan tertentu

Praktik dan Tata Cara

• Panitia harus memutuskan bagaimana mereka akan menangani pengambilan keputusan: meskipun pencarian konsensus adalah ideal, panitia perlu jelas memutuskan bagaimana cara memberikan suara ketika konsensus akhir tidak dapat dicapai untuk menghindari penundaan yang tidak wajar dan kurangnya kemajuan yang terkait. Bisakah anggota abstain karena alasan selain pertentangan? Bagaimana dengan ketidakhadiran? Berapa lama perbincangan bisa berlanjut hingga pemungutan suara akhir dilakukan dan berapa lama waktu yang dimiliki anggota untuk memberikan suara?
• Panitia harus secara jelas membahas dan memutuskan bagaimana mereka ingin berinteraksi: Daftar surel? Obrolan IRC? Apakah rapat tatap muka biasa, rapat IRC atau Skype akan dijadwalkan? Bagaimana caranya?
• Agenda untuk tiap pertemuan harus disusun 2 minggu atau lebih sebelum tiap pertemuan
• Agenda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas, memperdebatkan, dan mencapai kesimpulan yang baik untuk setiap butir
• Bahan bacaan pendahuluan harus diedarkan setidaknya 1 minggu sebelum rapat. Anggota panitia harus berkomitmen untuk membaca materi ini sebelum rapat
• Satu orang, biasanya Ketua Dewan, harus memastikan bahwa rapat berjalan sesuai agenda dan batasan waktu, serta melacak keputusan yang dibuat dan hal-hal yang perlu ditindaklanjuti
• Tanggal rapat tatap muka harus dijadwalkan 9-12 bulan sebelumnya agar setiap anggota bisa berkomitmen untuk menghadiri rapat
• Rapat harus diadakan cukup sering agar dapat memenuhi mandat dan kepentingannya
• Komunikasi tindak lanjut harus mencakup topik yang dibahas, keputusan yang diambil, dan langkah selanjutnya – dan harus dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan. Notulen rapat harus mencatat hal ini
• Tiap rapat berikutnya harus membandingkan poin-poin tindakan yang disepakati dari rapat sebelumnya dengan apa yang sebenarnya telah dicapai

Ketua Panitia

• Ketua harus mampu mengikuti praktik dan tata cara yang baik serta membina (dan memastikan) dinamika kerja yang bagus
• Ketua harus dihormati oleh anggota Panitia dan terus berupaya untuk mendapatkan rasa hormat mereka
• Ketua pada akhirnya bertanggung jawab atas pencapaian mandat panitia
• Ketua bertanggung jawab untuk mengatasi pertentangan yang terbukti tidak bisa diselesaikan oleh anggota panitia sendiri
• Panitia dapat memutuskan apakah Wakil Ketua juga diperlukan, untuk memastikan kesinambungan jika Ketua tidak hadir, ketika Ketua sedang bepergian, atau ketika beban kerja terlalu tinggi

Penilaian Kinerja

• Panitia harus menetapkan tujuan tahunan untuk kinerja mereka dan tujuan terkait proyek sebagaimana mestinya dengan jangka waktu yang jelas. Tujuan individual juga harus ditetapkan
• Panitia harus dinilai setiap tahun berdasarkan tujuan yang telah mereka tetapkan
• Panitia harus secara teratur mengevaluasi struktur mereka untuk memastikan bahwa struktur tersebut sesuai untuk mencapai mandat mereka
• Perorangan harus dievaluasi setiap tahun berdasarkan kinerja mereka terhadap tujuan serta bagaimana mereka berinteraksi dengan anggota panitia lainnya. Berikut adalah contoh kriteria evaluasi Dewan Wali Amanat Yayasan Wikimedia: Berkas:2010 Trustee Assessment Questionnaire.pdf.

---

Setuju

Phoebe Ayers, Ting Chen, Bishakha Datta, Matt Halprin, Samuel Klein, Arne Klempert, Jan-Bart de Vreede, Jimmy Wales, Kat Walsh, Stu West