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Las mejores prácticas organizativas

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Esta votación aprobó por unanimidad las siguientes mejores prácticas para las organizaciones de Wikimedia. Fue aprobada el 31 de marzo de 2012.

Se resuelve: que el Consejo de Administración apruebe las siguientes mejores prácticas organizativas, que describen las prácticas que todas las organizaciones de Wikimedia se animan a seguir. El Consejo agradece al Comité de Auditoría su ayuda en la preparación de estos documentos.

Los proyectos de Wikimedia han reunido a cientos de miles de personas para trabajar hacia una visión común. Esta descentralización es uno de los principios fundamentales de nuestro movimiento, y nos esforzamos por aplicar este principio a nivel organizacional también.

Para construir confianza a nivel organizacional, tanto dentro de nuestro movimiento como con los más de un millón de donantes que contribuyen a nuestra causa, cada organización en nuestro movimiento debe ir más allá de los requisitos regulatorios locales y adoptar los principios únicos y las mejores prácticas de nuestro movimiento en torno a la gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas.

Principios generales

Utiliza el tiempo de los voluntarios, los fondos de los donantes, las marcas, la reputación y otros recursos del movimiento para lograr el mayor impacto posible en la consecución de nuestra visión. Comparte públicamente los detalles de lo que haces para que otros entiendan y puedan aprender de tus actividades.

Las mejores prácticas para todas las organizaciones

Gobernanza

• Cumplir con las obligaciones legales y reglamentación básicas de su jurisdicción (por ejemplo, informes, auditoría, estructura de la junta, etc.). * Firmar los acuerdos legales necesarios (por ejemplo, capítulo, concesión, marca) para recibir el reconocimiento de la movimiento o utilizar los recursos del movimiento como las marcas.
• Cumplir con todos los compromisos contraídos con nuestro movimiento (por ejemplo, subvenciones, capítulos, recaudación de fondos o acuerdos de marca). * Desarrollar planes anuales que incluyan objetivos y actividades programadas. Las mejores prácticas incluyen la elaboración de un presupuesto de alto nivel, las fuentes de ingresos planificadas y una evaluación de los riesgos.
• Para las organizaciones más desarrolladas, elabore y publique un plan estratégico plurianual con objetivos para el desarrollo de la organización, con foco en el impacto de la visión. * Para las organizaciones más desarrolladas, adoptar políticas de gobernanza básicas, incluido un código de conducta para la Junta y el personal que requiera al menos la divulgación de todos los posibles conflictos de intereses.

Transparencia

• Cumplir los compromisos básicos de transparencia y divulgación de su jurisdicción y documentos rectores.
• Publicar informes de actividad con frecuencia. La mejor práctica es publicar informes al menos una vez cada 90 días (cada 180 días como mínimo) y enlazar a los informes desde Reports.
• Publicar planes anuales. La mejor práctica consiste en publicarlos en los 30 días siguientes al comienzo del año y enlazar a este plan desde Financial reports.
• Publicar informes financieros anuales. La mejor práctica consiste en publicarlos en un plazo de 120 días desde el final del año fiscal y enlazar con los informes desde Financial reports.
• Publique sin demora los actas de las reuniones del Consejo y los resúmenes de otras actividades organizativas. La mejor práctica es informar a más tardar 30 días después de la sesión. * Publique información sobre cualquier donación importante al menos una vez al año.
• Publiquen regularmente información sobre las subvenciones significativas concedidas, las subvenciones importantes recibidas y el desempeño en relación con dichas subvenciones. * Publicar información sobre los acuerdos de asociación importantes al menos una vez al año. * Las organizaciones de movimiento se mantienen actualizadas entre sí cuando sea apropiado en las discusiones de asociación .

Evaluaciones

• Realizar revisiones periódicas del impacto. Esto puede incluir la autoevaluación, la revisión por pares y la retroalimentación de la comunidad de voluntarios pertinente (por ejemplo, editores en el país de un capítulo geográfico). También puede incluir una revisión de los planes anuales de cada organización y los resultados respecto a dichos planes anuales. La mejor práctica consiste en completar el ciclo de evaluación anual antes del 30 de mayo de cada año, tras la presentación de informes del año natural pero antes del inicio en octubre de la recaudación anual de fondos. Si bien el objetivo principal de esta evaluación es ayudar a la formación y la mejora continua, las mejores prácticas para un proceso de este tipo incluye consecuencias reales para el incumplimiento continuo de las normas, incluida la eliminación del reconocimiento como parte del movimiento Wikimedia.

• Apoyar a otras organizaciones del movimiento en la medida en que desarrollan capacidades para lograr el trabajo del programa y cumplir con los principios de responsabilidad y transparencia de nuestro movimiento.

Buenas prácticas relacionadas con la recaudación de fondos

• Cualquier organización que utilice el nombre de nuestro movimiento para recaudar fondos debe ser escrupulosa en asegurarse de que las comunicaciones con los posibles donantes reflejen con exactitud el uso previsto de esos fondos.
• A las organizaciones que participan como procesadoras de pagos en la campaña anual de recaudación de fondos se les puede exigir que sigan prácticas adicionales, como preparar documentación detallada de los procedimientos y controles de gestión de fondos, seguir las normas sobre privacidad de los donantes y seguridad de los datos de los donantes, documentar las expectativas de transferencia de fondos y la evaluación legal, someterse al equivalente de una revisión completa de la subvención y someterse a una auditoría anual in situ.

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Aprueban

Phoebe Ayers, Ting Chen, Bishakha Datta, Matt Halprin, Samuel Klein, Arne Klempert, Jan-Bart de Vreede, Jimmy Wales, Kat Walsh, Stu West