Proces nákupu a vyplácení Wikimedia Foundation

Všimněte si, že tento dokument obsahuje 2 sekce, které vypadají velmi podobně. První část obsahuje základy nákupní politiky a procesu. Druhá část opakuje to, co je v první části, ale obsahuje další informace, které jsou důležité pro orgány dohledu a nebo vlastníky rozpočtu.

Nákupní hodnoty/filosofie Wikimedia Foundation

Ve Wikimedia Foundation se snažíme o správnou rovnováhu mezi vhodnými zárukami a kontrolami souvisejícími s majetkem a výdaji a nepřiměřenou byrokracií. Předpokládáme, že zaměstnanci jsou profesionální, mají ty nejlepší úmysly a nehodlají nadační prostředky (v podstatě dárcovské příspěvky) utrácet neuváženě.

Naším cílem je poskytnout rámec pro nákup, který zaměstnancům umožňuje značnou míru autonomie. Na oplátku vás žádáme o spolupráci při dodržování postupů, které jsme stanovili. Žádáme zaměstnance, aby při nákupech z fondů nadace uplatňovali dobrý úsudek. Chceme, aby zaměstnanci mohli nakupovat to, co jim pomáhá v práci, a aby se cítili ve své práci podporováni, zároveň musíme dodržovat rozumné standardy. Náš práh útraty není stejný jako u ostatních deseti nejlepších webů nebo obecně v Silicon Valley. V případě pochybností by se člověk měl mýlit směrem k větší šetrnosti a ne k menší.

Jak provést nákup

Existují 3 hlavní metody (v závislosti na úrovni schválení – viz úrovně schválení níže):

1. Objednání prostřednictvím týmu administrativních služeb – vedoucího administrace kanceláře/asistenta kanceláře/IT Managera nebo administrátora ve vašem oddělení – (mnoho nákupů lze provést tímto způsobem; příklady zahrnují: nákupy související s kanceláří, telefony, mobilní telefony, mi-fi, technické vybavení, stoly, židle, běžné kancelářské potřeby a také nákupy související s cestováním – např. účast na konferencích, letenky, hotely atd. – další postupy související s cestováním naleznete níže). Pokud si nejste jisti, kde s nákupem začít, začněte s týmem administrativních služeb.
2. Objednání přímo od stávajícího dodavatele Wikimedia Foundation.
3. Zaplacení osobními prostředky a požádání o náhradu prostřednictvím zprávy o výdajích (toto by měla být poslední možnost).

Nemáte-li svůj vlastní rozpočet, musíte si vyžádat písemný souhlas vlastníka rozpočtu, než mu do jeho rozpočtu vzniknou náklady. Je na každém oddělení, aby určilo logistiku výdajů v rámci oddělení – nicméně faktury a výkazy výdajů musí být nakonec schváleny vlastníky rozpočtu a nebudou zaplaceny bez řádného schválení.

Cestování

Cestování ve většině případů podléhá předběžnému schválení nezávisle na limitu pro schválení (viz Cestovní zásady a Zásady schvalování cest)

Vyplňte prosím formulář cestovní žádosti, abyste získali předběžné schválení, a poté vyplňte návrh cestovního itineráře pomocí Egencia. (Viz tým Admin Services pro přístup/školení pro Egenciu.) Cestu dokončí tým Admin Services za předpokladu, že obdržel řádné předběžné schválení.

Poznámka: Zásady schvalování cest uvádí, že výkonný ředitel musí předem písemně schválit cestu. Výkonný ředitel delegoval tento souhlas na zaměstnance na úrovni C, kteří mohou a měli by poskytnout písemný souhlas s cestami zaměstnanců na jejich oddělení. Zaměstnanci úrovně C musí získat písemný předběžný souhlas s vlastní cestou od ED nebo DD.

Smlouvy

Nákupy, které zahrnují smlouvy, musí projít kontrolou smlouvy. Prosím počkejte na tento proces. Formulář pro přezkoumání smlouvy by měl vyplnit a podepsat žadatel a nadřízený na úrovni C. Poté by měl být směrován k CFOO. Jakmile ji finanční ředitel zkontroluje, finanční ředitel určí, zda je vyžadována právní kontrola, a pokud ano, předá ji dále. Nakonec musí být skutečná smlouva předána (s formulářem pro přezkoumání smlouvy) pracovníkům úrovně C nebo ED k podpisu na základě jejich úrovní schválení. Jakmile je smlouva podepsána všemi stranami, musí být její kopie zaslána do účetnictví. (Poznámka: Pokud uvažujete o najmutí nezávislého dodavatele, viz HR.)

Stravování

Kromě pokynů týkajících se stravování během cestování si prosím uvědomte, že kolegové nejsou oprávněni schvalovat stravování mezi sebou. Například manažer jednoho oddělení nemůže vzít manažera z jiného oddělení na oběd a zaplatit ho. Je-li k tomu oprávněný pracovní důvod, je třeba získat předchozí písemný souhlas nadřízeného osoby, která bude oběd vydávat.

Schválení a úrovně schválení

Úrovně schválení jsou:

• Nerozpočtový vlastník – nákupy jakékoli částky musí schválit vlastník rozpočtu
• Vlastník rozpočtu – 1 000 USD
• Zaměstnanci na úrovni C – 10 000 USD
• ED nebo DD musí předem schválit výdaje nad 10 000 USD.

Vlastníci rozpočtu musí podepsat faktury účtované jejich oddělení přímým podpisem na faktuře nebo e-mailem potvrzujícím nákup. Kromě toho by osoba, která iniciovala nákup, měla podepsat fakturu a potvrdit její přijetí.

Pokud je částka nákupu vyšší než limit vlastníka rozpočtu (obvykle 1 000 USD), musí oddělení C-úrovně odhlásit, a pokud je částka vyšší než 10 000 USD, nákup musí být předem schválen e-mailem C-úrovně, šéf C-úrovně (ED nebo DD) s cc pro CFOO.

Zprávy o výdajích musí zkontrolovat a podepsat nadřízený a vlastník rozpočtu, pokud nejsou totožné. Pokud je celková částka vyšší než 1 000 USD, musí být zpráva podepsána také oddělením úrovně C. Výkazy výdajů, kódy výdajů a pokyny, jak je vyplnit, naleznete na Office Wiki-Finance Corner.

Odeslání zprávy o fakturách a výdajích

Řádně schválené faktury a hlášení o výdajích odevzdejte do úterý do 17:00 účetní jednotce k pátečnímu proplacení. Faktury a hlášení o výdajích by měly jasně označovat kód(y) oddělení a účtu. Kódy účtů lze nalézt na Office Wiki Finance Corner. Faktury, které souvisejí se smlouvou nebo mají všeobecné předběžné schválení, by měly být podepsány jako potvrzení přijetí zboží/služeb, ale nemusí být podepsány všemi schvalovateli, protože podepsali souhrn smlouvy a nebo původní smlouvu.

Pokud vám byla přidělena karta Wikimedia Foundation American Express na vaše jméno, měli byste zaplatit účet přímo a požadovat náhradu na základě zprávy o výdajích.

Zásady a proces nákupu a vyplácení Wikimedia Foundation pro vlastníky rozpočtu a nebo supervizory/manažery

Nákupní hodnoty/filosofie Wikimedia Foundation

Ve Wikimedia Foundation se snažíme o správnou rovnováhu mezi vhodnými zárukami a kontrolami souvisejícími s majetkem a výdaji a nepřiměřenou byrokracií. Předpokládáme, že zaměstnanci jsou profesionální, mají ty nejlepší úmysly a nehodlají nadační prostředky (v podstatě dárcovské příspěvky) utrácet neuváženě.

Naším cílem je poskytnout rámec pro nákup, který zaměstnancům umožňuje značnou míru autonomie. Na oplátku vás žádáme o spolupráci při dodržování postupů, které jsme stanovili. Žádáme zaměstnance, aby při nákupech z fondů nadace uplatňovali dobrý úsudek. Chceme, aby zaměstnanci mohli nakupovat to, co jim pomáhá v práci, a aby se cítili ve své práci podporováni, zároveň musíme dodržovat rozumné standardy. Náš práh útraty není stejný jako u ostatních deseti nejlepších webů nebo obecně v Silicon Valley. V případě pochybností by se člověk měl mýlit směrem k větší šetrnosti a ne k menší.

Jako vlastník rozpočtu a nebo supervizor/manažer máte další odpovědnost za to, abyste zajistili, že výdaje budou prováděny v souladu s pokyny, že budou získána řádná schválení, půjdete příkladem a budete obecně podporovat politiku.

Jak provést nákup

Existují 3 hlavní způsoby (v závislosti na vaší úrovni schválení – viz úrovně schválení níže):

1. Objednání prostřednictvím týmu administrativních služeb – vedoucího administrace kanceláře/asistenta kanceláře/IT Managera nebo administrátora ve vašem oddělení – (mnoho nákupů lze provést tímto způsobem; příklady zahrnují: nákupy související s kanceláří, telefony, mobilní telefony, mi-fi, technické vybavení, stoly, židle, běžné kancelářské potřeby a také nákupy související s cestováním – např. účast na konferencích, letenky, hotely atd. – další postupy související s cestováním naleznete níže). Pokud si nejste jisti, kde s nákupem začít, začněte s týmem administrativních služeb.
2. Objednání přímo od stávajícího dodavatele Wikimedia Foundation.
3. Zaplacení osobními prostředky a požádání o náhradu prostřednictvím zprávy o výdajích (toto by měla být poslední možnost).

Bez vašeho souhlasu by neměly být účtovány poplatky do vašeho rozpočtu. V rámci svých rozpočtových oddělení se můžete rozhodnout, jak chcete, aby zaměstnanci, kteří nejsou vlastníky rozpočtu, nakupovali. Můžete se například rozhodnout, že mohou nakupovat až do výše 100 USD bez vašeho předběžného schválení, ale nakonec musí být faktury a výkazy výdajů podepsány vlastníky rozpočtu a nebudou zaplaceny bez řádného schválení.

Cestování

Cestování ve většině případů podléhá předběžnému schválení nezávisle na limitu pro schválení (viz Cestovní zásady a Zásady schvalování cest)

Vyplňte, prosím, formulář cestovní žádosti, abyste získali předběžné schválení, a poté vyplňte návrh cestovního itineráře pomocí Egencia. (Viz tým Admin Services pro přístup/školení pro Egenciu.) Cestu dokončí tým Admin Services za předpokladu, že obdržel řádné předběžné schválení.

Poznámka: Zásady schvalování cest uvádí, že výkonný ředitel musí předem písemně schválit cestu. Výkonný ředitel delegoval tento souhlas na zaměstnance na úrovni C, kteří mohou a měli by poskytnout písemný souhlas s cestami zaměstnanců na jejich oddělení. Zaměstnanci úrovně C musí získat písemný předběžný souhlas s vlastní cestou od ED nebo DD.

Smlouvy

Nákupy, které zahrnují smlouvy, musí projít kontrolou smlouvy. Prosím, počkejte na tento proces. Formulář pro přezkoumání smlouvy by měl vyplnit a podepsat žadatel a nadřízený na úrovni C. Poté by měl být směrován k CFOO. Jakmile ji finanční ředitel zkontroluje, finanční ředitel určí, zda je vyžadována právní kontrola, a pokud ano, předá ji dále. Nakonec musí být skutečná smlouva (s formulářem pro přezkoumání smlouvy) předána pracovníkům úrovně C nebo ED k podpisu na základě jejich úrovní schválení. Jakmile je smlouva podepsána všemi stranami, musí být její kopie zaslána do účetnictví.

Stravování

Kromě pokynů týkajících se stravování během cestování si prosím uvědomte, že kolegové nejsou oprávněni schvalovat stravování mezi sebou. Například manažer jednoho oddělení nemůže vzít manažera z jiného oddělení na oběd a zaplatit ho. Je-li k tomu oprávněný pracovní důvod, je třeba získat předchozí písemný souhlas nadřízeného osoby, která bude oběd vydávat.

Schválení a úrovně schválení

Úrovně schválení jsou:

• Nerozpočtový vlastník – nákupy jakékoli částky musí schválit vlastník rozpočtu
• Vlastník rozpočtu – 1 000 USD
• Zaměstnanci na úrovni C – 10 000 USD
• ED nebo DD musí předem schválit výdaje nad 10 000 USD.

Vlastníci rozpočtu musí podepsat faktury účtované jejich oddělení přímým podpisem na faktuře nebo e-mailem potvrzujícím nákup. Kromě toho by osoba, která iniciovala nákup, měla podepsat fakturu a potvrdit její přijetí.

Pokud je částka nákupu vyšší než limit vlastníka rozpočtu (obvykle 1 000 USD), musí ji oddělení C-úrovně schválit, a pokud je částka vyšší než 10 000 USD, nákup musí být předem schválen e-mailem C-level, šéf C-úrovně (ED nebo DD) s ccm pro CFOO.

Zprávy o výdajích musí zkontrolovat a podepsat nadřízený. Není-li nadřízený vlastníkem rozpočtu, musí jej podepsat také vlastník rozpočtu. Pokud je zpráva vyšší než schvalovací limit vlastníka rozpočtu, musí být podepsána také oddělením úrovně C, ale obecně by zprávy o výdajích neměly zahrnovat vysoké částky v dolarech.

Při kontrole výkazů výdajů je odpovědností kontrolora zajistit, aby souhlasil s tím, že náklady jsou organizací řádně propláceny. Například data cesty ve zprávě by se měla shodovat s dříve schválenými daty. Pokud se na stravování podílejí i jiné osoby než personál, mělo by být dohodnuto, že pro zařazení další osoby (osob) existuje platný obchodní důvod. Náklady by měly být přezkoumány z hlediska přiměřenosti. Pokud se náklady zdají vysoké (tj. jídlo pro jednu osobu, které stojí 100 USD), měl by nadřízený získat další podrobnosti od zaměstnance. Pokud nadřízený nesouhlasí s tím, že by organizaci měly být účtovány náklady, může a měl by je ve zprávě vynechat. Pokud si nejsou jisti, mohou se obrátit na Účetnictví a zjistit, zda Wikimedia Foundation v minulosti podobné poplatky proplácela.

Účetní oddělení zkontroluje základní matematiku, zkontroluje dodržování obecných zásad (tj. Wikimedia Foundation nehradí výdaje na minibar) a zkontroluje správné směnné kurzy.

Kódy výdajů a pokyny, jak je vyplnit, najdete na Office Wiki-Finance Corner.

Odeslání zprávy o fakturách a výdajích

Řádně schválené faktury a hlášení o výdajích odevzdejte do úterka do 17:00 na účetní jednotku k platbě v pátek. Faktury a hlášení o výdajích by měly jasně označovat kód(y) oddělení a účtu. Kódy účtů lze nalézt na Office Wiki-Finance Corner. Faktury, které se týkají smlouvy, by měly být podepsány, aby bylo potvrzeno přijetí zboží/služeb, ale nemusí být podepsány všemi schvalovateli, protože podepsali úvodní shrnutí smlouvy a nebo smlouva.

Související

• Náhrada výdajů