Reisegenehmigungsrichtlinie der Wikimedia-Stiftung

Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass alle Reisen im Namen der Wikimedia-Stiftung angemessen und genehmigt sind.

Diese Richtlinie gilt nur für Reisende, deren Ausgaben von der Wikimedia-Stiftung übernommen werden.

Alle Reisekosten unterliegen der allgemeinen Reiserichtlinie.

Allgemeine Grundsatzerklärung

Ein Reisender der Wikimedia-Stiftung ist ein Mitarbeiter der Wikimedia-Stiftung, ein Mitglied des Kuratoriums oder eine andere Person, die im Rahmen einer von der Wikimedia-Stiftung genehmigten Geschäftsreise reist.

Der Reisende muss:

1. Sich vor Reiseantritt mit den Bestimmungen der oben genannten Reiserichtlinien vertraut machen;
2. Sich wie unten beschrieben die vorherige Genehmigung für die Reise einholen; Und
3. Reisekostenabrechnungen mit den erforderlichen Belegen einreichen, einschließlich Quittungen und Erklärungen, falls erforderlich.

Prozeduren und Leitfäden

1. Bevor der Reisende im Namen der Wikimedia-Stiftung eine Reise antritt, muss er die schriftliche Genehmigung für die Reise gemäß den unten beschriebenen “Genehmigungen - Rollen und Verantwortlichkeiten“ einholen.
2. Der Genehmigungsantrag sollte Folgendes enthalten: Das Ziel der Reise, die Dauer, den Zweck (einschließlich einer Liste von Aktivitäten oder einer spezifischen Agenda) sowie die ungefähren voraussichtlichen Kosten.
3. Reisevorbereitungen sollten erst nach Erhalt der schriftlichen Genehmigung getroffen werden.
4. Bei der Rückkehr muss ein Reisekostenabrechnungsformular ausgefüllt und von der Person unterzeichnet werden, die die Reise genehmigt hat. Für die Ausgaben von Mitgliedern des Kuratoriums wird das Formular vom Geschäftsführer oder einer von ihm damit beauftragten Person ausgefüllt und unterzeichnet.
5. Abhängig vom Zweck der Reise kann der Genehmiger nach seiner Rückkehr einen zusammenfassenden Bericht vom Reisenden anfordern. Dieser zusammenfassende Bericht sollte Erfolge und Erkenntnisse enthalten, die möglicherweise mit anderen geteilt werden können.

Genehmigungen: Rollen und Verantwortlichkeiten

1. Ein Mitarbeiter der Wikimedia-Stiftung, der im Rahmen einer Geschäftsreise der Wikimedia-Stiftung außerhalb der Staaten (für Reisende mit Sitz in den Vereinigten Staaten) oder im Ausland (für Reisende mit Sitz außerhalb der Vereinigten Staaten) unterwegs ist, benötigt eine schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers;
2. Der Geschäftsführer, der im Rahmen einer Geschäftsreise der Wikimedia-Stiftung ins Ausland reist, benötigt eine schriftliche Genehmigung eines Mitglieds des Kuratoriums, vorzugsweise des Vorsitzenden oder stellvertretenden Vorsitzenden;
3. Ein Mitglied des Kuratoriums, das im Rahmen einer Geschäftsreise der Wikimedia-Stiftung ins Ausland reist, benötigt eine schriftliche Genehmigung des Vorsitzenden des Kuratoriums oder seines/ihres Stellvertreters;
4. Der Vorsitzende des Kuratoriums, der im Rahmen einer Geschäftsreise der Wikimedia-Stiftung ins Ausland reist, benötigt die schriftliche Genehmigung von zwei weiteren Mitgliedern des Kuratoriums.
5. Wenn der Geschäftsführer oder ein Mitglied des Kuratoriums im Rahmen einer Geschäftsreise der Wikimedia-Stiftung reist, verfasst er/sie nach seiner Rückkehr einen zusammenfassenden Bericht, der an das Kuratorium gesendet wird.

Der Genehmiger muss:

1. Feststellen, ob eine Reise erforderlich ist;
2. Die Reise vorab (schriftlich) genehmigen; Und
3. Sicherstellen, dass alle von der Wikimedia-Stiftung erstatteten oder bezahlten Ausgaben der allgemeinen Reiserichtlinie entsprechen, und Ausgaben gemäß dieser Richtlinie genehmigen.