Hinweisgeber-Richtlinie der Wikimedia-Stiftung

Wir nehmen die Einhaltung von Gesetzen ernst und wir nehmen den Schutz von Hinweisgebern ernst, die uns in gutem Glauben auf mögliche rechtswidrige Handlungen oder finanzielles Fehlverhalten aufmerksam machen. Unsere Treuhänder, leitenden Angestellten, Mitarbeitenden, Freiwilligen und unabhängigen Auftragnehmer, die für die Wikimedia Foundation tätig sind, müssen bei der Ausübung ihrer Pflichten und Verantwortlichkeiten die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Diese Whistleblower-Richtlinie gilt für alle diese Personen.

Wir alle sind mitverantwortlich dafür, dass unser Arbeitsplatz frei von rechtswidrigem Verhalten und finanziellem Fehlverhalten ist. Wenn du eine Beschwerde erhältst, die unter diese Richtlinie fällt, oder wenn du Zeuge eines Verhaltens wirst, von dem du glaubst, dass es unter diese Richtlinie fällt, erwarten wir von dir, dass du diese Beschwerde oder dieses Verhalten in gutem Glauben meldest, und wir ermutigen dich, die in dieser Richtlinie beschriebenen Kanäle zu nutzen. Wir erwarten auch von unseren Mitarbeitenden und allen anderen, die mit der Wikimedia Foundation verbunden sind, dass sie bei der Untersuchung von Beschwerden uneingeschränkt kooperieren.

Geltungsbereich und Zielsetzung

Diese Richtlinie regelt die Meldeverfahren und den Schutz von Hinweisgebern im Zusammenhang mit Beschwerden über mögliche Rechtsverstöße und finanzielles Fehlverhalten. Sie deckt nicht alle Arten von Beschwerden oder Fehlverhalten ab, obwohl die anderen Richtlinien, die solche Beschwerden und Fehlverhalten regeln, diejenigen, die in gutem Glauben Meldungen/Beschwerden einreichen, ebenfalls rigoros vor Vergeltungsmaßnahmen schützen. Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Streitigkeiten mit Kollegen und verschiedene Arten von Interessenkonflikten werden zum Beispiel von anderen Richtlinien abgedeckt. Diese Beschwerden können unterschiedliche Melde- oder Untersuchungskanäle auslösen und sollten an bestimmte Mitglieder der Abteilung Talent & Kultur oder an die zuständige Person oder Abteilung gemeldet werden, wie in der jeweiligen Richtlinie festgelegt.

Die wichtigsten Ziele dieser Hinweisgeberrichtlinie sind:

1. Ermutigung zur gutgläubigen Meldung von vermuteten (a) illegalen Aktivitäten oder (b) betrügerischem, unehrlichem oder unethischem Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation; und
2. Schutz derjenigen, die uns solche Aktivitäten in gutem Glauben melden oder die andere Meldewege nutzen, die nach geltendem Recht oder Vorschriften zur Verfügung stehen.

Diese Richtlinie bietet zwar einen Meldemechanismus, mit dem du die Wikimedia Foundation über etwaige Bedenken informieren kannst, doch stehen dir nach den geltenden lokalen, bundesstaatlichen oder föderalen Gesetzen und Vorschriften möglicherweise weitere Meldewege und Rechte zur Verfügung, einschließlich der direkten Meldung an die Strafverfolgungsbehörden. Nichtsdestotrotz ermutigen wir dich, Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie einzureichen, um sicherzustellen, dass die Wikimedia Foundation deine Bedenken vollständig untersuchen kann.

Meldeverfahren

Was solltest du melden?

Wie bereits erwähnt, solltest du solche Vorfälle melden, wenn du vernünftigerweise und in gutem Glauben glaubst, dass du Zeuge eines möglicherweise rechtswidrigen Verhaltens oder Missbrauchs von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation geworden bist oder darüber informiert wurdest. Wir ermutigen dich, die in dieser Richtlinie genannten Kanäle der Wikimedia Foundation zu nutzen, um Richtlinien, Praktiken oder Verhaltensweisen der Wikimedia Foundation zu melden, von denen du vernünftigerweise annimmst, dass es sich um (a) illegale Aktivitäten gemäß den geltenden lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften handelt; oder (b) um betrügerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Veruntreuung von Geldern, die Fälschung von Finanzunterlagen; betrügerische Finanzberichte oder Handlungen, die zu solchen betrügerischen Berichten führen können; das Zerstören, Verändern, Verbergen oder Fälschen von Dokumenten oder offiziellen Verfahren; die betrügerische Beeinflussung oder Irreführung eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers, der mit der Prüfung der Jahresabschlüsse der Wikimedia Foundation beauftragt ist; oder jede andere Form von finanziellem Fehlverhalten (dies soll keine erschöpfende Aufzählung sein, sondern eher ein Leitfaden für die Arten von unangemessenem Verhalten, die unter diese Richtlinie fallen).

Wer kann einen Bericht einreichen?

Treuhänder der Wikimedia Foundation, leitende Angestellte, Mitarbeitende, Freiwillige und unabhängige Auftragnehmer, die zur Erbringung von Dienstleistungen bei der Wikimedia Foundation eingestellt wurden.

Wie reicht man einen Bericht ein?

Bei Meldungen innerhalb der Wikimedia Foundation im Rahmen dieser Richtlinie kannst du dich mündlich oder schriftlich an eine der folgenden Personen wenden: deinen Vorgesetzten, den Vorgesetzten deines Vorgesetzten, eine bestimmte Person in der Abteilung Talent & Kultur (nämlich den Chief Talent and Culture Officer, die Chargée d'Affaires oder den People Relations and Inclusion Lead), den Chief Financial Officer, den General Counsel, den Executive Director, den Chair of the Audit Committee oder den Chair of the Board of Trustees. Du kannst deine Bedenken auch anonym über unsere Hotline bei einem unabhängigen Dienst melden.

Wenn der Executive Director Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du deine Bedenken direkt an den Chair of the Audit Committee oder den Chair of the Board of Trustees melden. Wenn der Chair of the Audit Committee Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du dein Anliegen direkt an den Chair of the Board of Trustees weiterleiten.

Was passiert, nachdem eine Meldung eingereicht wurde?

Alle Meldungen werden einer ersten Prüfung unterzogen. Vorausgesetzt, die Meldung fällt unter diese Richtlinie, wird sie vom Chair of the Audit Committee bearbeitet, der für die Überwachung von Bewertungen und Untersuchungen von Bedenken über potenziell rechtswidrige Aktivitäten oder Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation, die im Rahmen dieser Richtlinie gemeldet werden, verantwortlich ist. Wie oben erwähnt, kann der Bericht direkt an den Chair of the Board of Trustees weitergeleitet werden, wenn es sich bei dem Betroffenen um den Chair of the Audit Committee handelt.

Der Chair of the Audit Committee kann andere Personen, darunter den General Counsel, den Chief Financial Officer, andere Mitglieder des Audit Committee, andere Mitarbeitende und möglicherweise externe Anwälte um Unterstützung bei der Untersuchung und Lösung des Berichts bitten. Kein Treuhänder, leitender Angestellter oder Mitarbeiter darf jedoch an der Untersuchung eines Berichts, der ihn oder sie betrifft, teilnehmen oder bei einer Beratung oder Abstimmung anwesend sein.

Alle Hinweise auf rechtswidriges Verhalten, die an den Chair of the Audit Committee weitergeleitet werden, werden umgehend bewertet und untersucht, und es können, wenn nötig, Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Vertraulichkeit

Berichte, die unter diese Richtlinie fallen, werden so weit wie möglich vertraulich behandelt, um eine vollständige und faire Untersuchung durchzuführen und eine angemessene Lösung zu erreichen. Dazu kann es erforderlich sein, die in dem Bericht enthaltenen Informationen an andere Personen weiterzugeben, z. B. an die zuständigen Mitarbeitenden, andere Zeugen, das Kuratorium, den Prüfungsausschuss und die externen Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte der Wikimedia Foundation.

Wenn du deine Bedenken nicht anonym einreichst, werden wir dich im Rahmen des Möglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit darüber informieren, welche Maßnahmen wir ergreifen (oder nicht ergreifen) werden. Wenn keine weiteren Maßnahmen oder Untersuchungen eingeleitet werden, werden wir dir im Rahmen des Möglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit eine Erklärung geben.

Was ist der Unterschied zwischen einer "anonymen" Meldung und einer "vertraulichen" Meldung?

Wenn du deine Meldung anonym einreichst, kennen wir deine Identität nicht, sofern deine Meldung keine Details enthält, die dich identifizieren könnten. Alle Meldungen (und deine Identität, falls du sie preisgeben möchtest) werden innerhalb des Meldekanals vertraulich behandelt, da wir verpflichtet sind, eine vollständige und faire Untersuchung durchzuführen. Wir werden deinen Bericht nur weitergeben oder anderweitig offenlegen, wenn dies zur Durchführung einer vollständigen und fairen Untersuchung und zur Erzielung einer angemessenen Lösung, zur Überprüfung der Aktivitäten der Wikimedia Foundation im Allgemeinen oder zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist.

Schutz vor Vergeltung

Im Einklang mit dieser Richtlinie und den geltenden Gesetzen wird die Wikimedia Foundation dich nicht entlassen, degradieren, suspendieren, bedrohen, belästigen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen dich ergreifen, weil du (a) in gutem Glauben in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie gehandelt hast oder (b) deine Rechte nach lokalen, bundesstaatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften wahrgenommen hast.

Aktivitäten, die vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, umfassen:

1. Das Einreichen von angemessenen, in gutem Glauben erstellten Berichten im Rahmen dieser Richtlinie;
2. Einleitung, Aussage, Unterstützung oder anderweitige Teilnahme an einer Untersuchung, einem Gerichtsverfahren oder einer Verwaltungsklage in Bezug auf Verstöße gegen lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften;
3. Bereitstellung von Informationen über die Begehung oder mögliche Begehung von Verstößen gegen lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften an einen Strafverfolgungsbeamten oder Äußerung der Absicht, diese in gutem Glauben bereitzustellen;
4. Verweigerung der Teilnahme an einer Aktivität, die einen betrügerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation darstellt, und Einreichen eines Berichts über diesen Sachverhalt gemäß dieser Richtlinie; und/oder
5. Die Weigerung, sich an illegalen Aktivitäten zu beteiligen, die gegen geltende lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften verstoßen.

Wenn du berechtigterweise glaubst, dass gegen dich Vergeltungsmaßnahmen unter Verstoß gegen diese Richtlinie ergriffen wurden, solltest du die oben genannten Verfahren zur Meldung bei einer der Abteilungen oder Personen einhalten. Jede Person innerhalb der Wikimedia Foundation kann disziplinarisch belangt werden, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen gegen eine andere Person ergreift, die in gutem Glauben einen potenziellen Verstoß im Sinne dieser Richtlinie gemeldet hat, die bei der Untersuchung eines solchen Verstoßes kooperiert hat oder die auf andere Weise in gutem Glauben gemäß den Bestimmungen dieser Richtlinie gehandelt hat.