Zásady schvalování cest Wikimedia Foundation

Purpose

Účelem těchto zásad je zajistit, aby všechny cesty jménem Wikimedia Foundation byly vhodné a povolené.

Tyto zásady se vztahují pouze na cestující, jejichž výdaje hradí Wikimedia Foundation.

Všechny cestovní výdaje podléhají celkové cestovní politice.

Celkové prohlášení o politice

Cestující Wikimedia Foundation je zaměstnanec Wikimedia Foundation, člen správní rady nebo jakákoli jiná osoba, která cestuje v rámci autorizovaného podnikání Wikimedia Foundation.

Cestující musí:

1. Seznámit se s ustanovením výše uvedené cestovní politiky před odjezdem;
2. Získat předchozí souhlas s cestou, jak je popsáno níže a
3. Předložit žádosti o cestovní výdaje s nezbytnou podpůrnou dokumentací, včetně stvrzenek a vysvětlení podle potřeby.

Postupy a pokyny

1. Před odjezdem na jakoukoli cestu jménem Wikimedia Foundation si cestující vyžádá písemné schválení cesty, jak je popsáno níže ve "Schválení – role a odpovědnosti".
2. Žádost o schválení by měla obsahovat: Cíl cesty, dobu trvání, účel (včetně seznamu aktivit nebo konkrétního programu) a také přibližné očekávané náklady.
3. Cestování by nemělo být prováděno, dokud neobdržíte písemný souhlas.
4. Po návratu musí být vyplněn formulář žádosti o cestovní výdaje a podepsán osobou, která cestu schválila. Pro výdaje členů představenstva formulář vyplní a podepíše výkonný ředitel nebo někdo jím k tomu pověřený.
5. V závislosti na účelu cesty si může schvalovatel vyžádat od cestujícího souhrnnou zprávu po jeho návratu. Tato souhrnná zpráva by měla obsahovat úspěchy a zjištění, které lze potenciálně sdílet s ostatními.

Schválení: Role a odpovědnosti

1. Zaměstnanec Wikimedia Foundation, který bude cestovat v rámci podniku Wikimedia Foundation, který je mimo stát (pro cestovatele nacházející se ve Spojených státech) nebo ze země (pro cestovatele nacházející se mimo Spojené státy), bude vyžadovat písemné povolení od výkonného ředitele;
2. Výkonný ředitel, který bude cestovat za prací nadace Wikimedie, která se nachází mimo zemi, bude vyžadovat písemné povolení od člena správní rady, nejlépe předsedy nebo místopředsedy;
3. Člen správní rady, který bude cestovat za prací nadace Wikimedie mimo zemi, bude vyžadovat písemné povolení od předsedy správní rady nebo jeho zástupce;
4. Předseda správní rady, který bude cestovat za prací Wikimedia Foundation mimo zemi, bude vyžadovat písemné povolení od jakýchkoli dalších dvou členů správní rady.
5. Když výkonný ředitel nebo kterýkoli člen správní rady cestuje za prací Wikimedia Foundation, po návratu sepíše souhrnnou zprávu, která bude zaslána správní radě.

Schvalovatel:

1. Určí, zda je nutné cestovat;
2. Předběžně povolí cestu (písemně) a
3. Zajistí, aby veškeré výdaje hrazené nebo hrazené Wikimedia Foundation byly v souladu s celkovou cestovní politikou a schvalujte výdaje v souladu s touto politikou.