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Policy:Richtlinie der Wikimedia Foundation zur Delegation von Befugnissen

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Zweck

Diese Richtlinie legt den Delegationsprozess der Wikimedia Foundation sowie die spezifische Delegation der dem Geschäftsführer vom Kuratorium gewährten Finanz- und Ausgabenbefugnis an die Mitarbeiter der Wikimedia Foundation fest.

Übersicht

Finanzielle Befugnisdelegierungen sind die Mechanismen, mit denen die Wikimedia Foundation ihren Mitarbeitern ermöglicht, im Namen der Wikimedia Foundation Gelder bereitzustellen. Befugnisdelegierungen erteilen den Mitarbeitern der Wikimedia Foundation die formelle Befugnis, finanzielle und rechtliche Verpflichtungen für die Wikimedia Foundation einzugehen und im Namen der Wikimedia Foundation Verbindlichkeiten einzugehen.

Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter der Wikimedia Foundation. Die spezifischen Befugnisebenen für leitende Mitarbeiter sind in der Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen aufgeführt, die unten dargelegt ist. Diese Aufstellung listet die Position der leitenden Mitarbeiter und die für jede Position geltenden Befugnisse für Finanzen und Ausgaben auf.

In Bezug auf die Einleitung des Genehmigungsverfahrens für Verträge können leitende Mitarbeiter ihre Budgetverantwortung im Rahmen des Genehmigungsverfahrens für Verträge an ihre direkten Untergebenen delegieren, vorbehaltlich der Beschränkungen dieser Richtlinie. Budgetverantwortung und Verantwortung zur Vertragsunterzeichnung sind jedoch unterschiedliche Arten von Befugnissen. Nur Mitarbeiter der Wikimedia Foundation, die in der unten aufgeführten Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen aufgelistet sind, dürfen Verträge im Namen der Wikimedia Foundation unterzeichnen (innerhalb ihrer festgelegten Grenzen).

Richtlinie

  • Diese Richtlinie zur Delegation von Befugnissen unterliegt der fortbestehenden Gültigkeit des Beschlusses des Kuratoriums vom 11. Juli 2012, geändert am 13. August 2014.
  • Die Delegation finanzieller Befugnisse richtet sich nach der Position des Mitarbeiters und kann vom Geschäftsführer jederzeit widerrufen werden.
  • Die unten aufgeführte Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen stellt die schriftliche Übertragung von Befugnissen durch den Geschäftsführer dar. Diese Aufstellung wird jährlich vom Geschäftsführer bestätigt und bei der Finanzabteilung eingereicht. Die Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen kann vom Geschäftsführer jederzeit geändert werden.
  • Die Finanzabteilung führt eine aktuelle Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen mit einer Liste der zugelassenen Delegierten, um die Ausgabebefugnis zu überprüfen.
  • Diese Richtlinie zur Delegation von Befugnissen gilt auch für Transaktionen, bei denen es sich nicht um einen Geldbetrag handelt, die für die Wikimedia Foundation aber dennoch rechtlich bindend sind oder bei denen Verbindlichkeiten für die Wikimedia Foundation entstehen. Jede Transaktion, die Markenzeichen oder vertrauliche Informationen über Mitarbeiter der Wikimedia Foundation oder Benutzer betrifft, muss von der Rechtsabteilung genehmigt werden.
  • Der Geschäftsführer kann leitenden Mitarbeitern gestatten, bei Bedarf Sonderdelegationen an andere Mitarbeiter der Wikimedia Foundation vorzunehmen. Solche Sonderdelegationen müssen gemäß der unten aufgeführten Aufstellung der Sonderbefugnisse zu Finanzdelegationen bei der Finanzabteilung registriert werden.

BEFUGNISSE

  • Die Vollmacht für Vertragsbudget, die es den Mitarbeitern der Wikimedia Foundation ermöglicht, den Vertragsgenehmigungsprozess einzuleiten, kann an andere Mitarbeiter delegiert und auf der Seite Delegation und Subdelegation der Budgeteigentümer für Zuweisungen an Mitarbeiter aufgezeichnet werden. Die Unterzeichnungsvollmacht für Verträge ist jedoch nur den leitenden Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern vorbehalten, die in der unten aufgeführten Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen genannt sind.
  • Eine Delegation von Befugnissen - sei es die Befugnis zum Unterzeichnen von Verträgen oder andere Finanz- oder Ausgabenbefugnisse - darf nur erfolgen, wenn sie in der untenstehenden Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen erläutert ist.
  • Alle Delegationen beziehen sich auf die Position des Delegierten und nicht auf die Person in dieser Position.
  • Eine Delegation von Befugnissen im Rahmen dieser Richtlinie kann vom Geschäftsführer, dem Betriebsleiter oder dem Finanz- und Verwaltungsleiter jederzeit ganz oder teilweise widerrufen oder eingeschränkt werden (entweder dauerhaft oder vorübergehend).
  • Eine Delegation an Personen, die keine Mitarbeiter sind, ist nicht möglich.
  • Der Vorgesetzte eines Delegierten kann über dieselbe Autorität verfügen wie der Delegierte (das heißt, die Autoritätsebenen sind hierarchisch durch entsprechende Verantwortungslinien strukturiert).
  • Ungeachtet dieser Delegationen sollten die Delegierten ihre Vorgesetzten über bedeutende Initiativen und Projekte auf dem Laufenden halten, auch wenn die Kosten dieser Initiativen und Projekte unter dem delegierten Betrag liegen.

TRANSAKTIONEN

  • Ein im Rahmen dieser Richtlinie benannter Delegierter ist befugt, eine für die Durchführung der Transaktion erforderliche Maßnahme zu ergreifen oder ein Dokument zu unterzeichnen. Jede derartige Maßnahme oder Unterschrift muss den erforderlichen rechtlichen und finanziellen Genehmigungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Transaktion entsprechen, wie beispielsweise dem Prozess für Vertragsgenehmigungen für Verträge.
  • Die Delegation von Ausgaben muss im Rahmen des jeweils genehmigten Budgets erfolgen.
  • Ein Delegierter kann seine Befugnisse nur in Bezug auf den gesamten Transaktionswert ausüben, der auch verbundene und integrierte Transaktionen umfasst.
  • Wenn sich die Kosten einer Transaktion erhöhen, dann:
  • muss der Delegierte, der die ursprüngliche Transaktion genehmigt hat, diese Änderung genehmigen; oder
  • muss, wenn die Summe der Abweichung und der ursprünglichen Kosten der Transaktion die Befugnisse des Delegierten für diese Art von Transaktion überschreiten, ein Delegierter mit der entsprechenden Befugnis diese Abweichung genehmigen.
  • Alle Verträge müssen gemäß dem Prozess für Vertragsgenehmigungen abgewickelt werden.

EIGENE AUSGABEN

  • Delegierte dürfen weder die Veranlassung noch die Erstattung eigener Ausgaben oder Vorschüsse genehmigen, selbst wenn diese innerhalb ihres Delegationslimits liegen. Solche Ausgaben müssen vom unmittelbaren Vorgesetzten der betreffenden Person oder vom Finanzdirektor (mit einer schriftlichen Delegation des Geschäftsführers, die bis auf Widerruf gültig bleibt) genehmigt werden.

EINHALTUNG UND VERSTÖßE

  • Die Wikimedia Foundation kann entsprechende Disziplinarverfahren einleiten, wenn eine Person, für die diese Richtlinie gilt, gegen diese Richtlinie verstößt.

Aufstellung der Befugnisse zu Finanzdelegationen

DATIERT UND GÜLTIG AB 25. JULI 2017

Position des leitenden Mitarbeiters Delegationsebene (pro Transaktion)
Finanzdirektor, Leiter der Rechtsabteilung, Leiter der Förderungsabteilung oder ein anderer vom Geschäftsführer benannter Delegierter
  • Im Falle einer dokumentierten Abwesenheit des Geschäftsführers und einer Mitteilung per E-Mail über die ausdrückliche Delegation verbleiben alle Befugnisse beim Geschäftsführer.
Finanzdirektor
  • Alle Befugnisse werden vom Kuratorium als Leitung der Finanzen und der Verwaltung erteilt.
  • Befugnis zur Überweisung von Geldern und zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltskonten sowie der Kreditorenkonten bis zu einem Betrag von 1.000.000 US-Dollar.
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
  • Befugnis zur Unterzeichnung rechtsverbindlicher Vertragsvereinbarungen im Wert von bis zu 1.000.000 US-Dollar.
  • Befugnis zur Unterzeichnung von Förderungsvereinbarungen im Wert von bis zu 2.000.000 US-Dollar.
Syndikus
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
  • Befugnis zur Beilegung von Rechtsstreitigkeiten bis zu 100.000 US-Dollar.
Leiter Community-Engagement
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
  • Gewährung von Förderungen in Höhe von bis zu 50.000 US-Dollar.
Leiter der Förderungsabteilung
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
Leiter der Kommunikation
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
Leiter der Talentabteilung
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
Vizepräsident Produkt
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.
Technologieleiter
  • Allgemeine Ausgaben und Vertragsbefugnis bis zu 50.000 US-Dollar.

Aufstellung der Sonderbefugnisse zu Finanzdelegationen

DATIERT UND GÜLTIG AB 25. JULI 2017

Position Delegationsebene (pro Transaktion)
Rechtsberater, wie ausdrücklich schriftlich vom Syndikus delegiert
  • Allgemeine Vertragsvollmacht für nichtmonetäre Verträge.
Direktor von Community-Ressourcen, wie ausdrücklich schriftlich vom Leiter Community-Engagement delegiert
  • Befugnis zum Abschluss genehmigter Förderungsvereinbarungen über eine Auszahlung von bis zu 50.000 US-Dollar.
Leitende Angestellte, wie ausdrücklich schriftlich vom Finanzdirektor delegiert
  • Befugnis zur Überweisung von Geldern und zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltskonten sowie der Kreditorenkonten bis zu einem Betrag von 1.000.000 US-Dollar.
Direktor, Leiter Forschung, wie ausdrücklich schriftlich vom Technologieleiter delegiert
  • Befugnis zur Unterzeichnung nichtmonetärer Empfehlungsschreiben für Forscher mit Benachrichtigung des Vizepräsidenten Produkt.
Controller, wie ausdrücklich schriftlich vom Finanzdirektor delegiert
  • Sämtliche dem Finanzdirektor im Rahmen dieser Richtlinie erteilte Befugnisse.
Stellvertretender Syndikus oder in dessen Abwesenheit der Leiter der Rechtsabteilung, wie ausdrücklich schriftlich vom Syndikus delegiert
  • Jegliche dem Syndikus im Rahmen dieser Richtlinie erteilte Befugnis.

Referenzen