Policy:Wikimedia Foundation Travel and Expense Policy/tr

I. Amaç

Wikimedia Vakfı ("WMF"), misyonu adına seyahat etmenin, Wikimedia projelerinin görünürlüğünü artırmak ve dağınık durumdaki iş gücünü tanımak için kritik olduğuna inanmaktadır.

Bu politikanın amacı, WMF adına seyahat etmesi gereken ve seyahat için geri ödeme talebinde bulunan kişilerin eşit ve adil bir şekilde muamele görmesini sağlamaktır. Rehber ilkeler şunlardır:

1. WMF için seyahat edenler, bu politikada belirlenen ödeneklere dayalı olarak, WMF işleri sırasında yaptıkları gerçek, meşru, makul ve gerekli seyahat masrafları için geri ödeme alacaklardır.
2. WMF için seyahat edenlerinin, WMF fonlarını sorumlu bir şekilde kullanmaları ve seyahatlerini ekonomik ve verimli bir şekilde yapmaları beklenmektedir.

II. Kapsam

Bu politika, WMF adına seyahat eden veya seyahatleri sırasında iş masrafları oluşan tüm personel, yönetim kurulu üyeleri, tedarikçiler ve diğer misafirler için geçerlidir. Bu politika yalnızca masrafları WMF tarafından karşılananlar için uygulanır. Başka bir kuruluş, seyahat eden kişinin kendisi tarafından karşılananlara veya bursiyerlere uygulanmaz.

III. Politika

This policy is intended to assist WMF's business traveler and its management team by establishing guidelines and reporting requirements related to WMF's expectations and Internal Revenue Service (IRS) regulations.

The Wikimedia Foundation is entrusted with responsibly stewarding resources for the Wikimedia movement. As a result, WMF recommends travelers to consider to following:

1. Except with prior approval from the Global Travel and Convening Team, all travel arrangements and reservations required for business travel (air, rail, vehicle rental and lodging), including all changes and cancellations of travel arrangements, must be made through the Global Travel and Convening Team. People traveling on behalf of WMF are not allowed to make their own travel arrangements using a personal credit card.
2. Expenses must fall within WMF's established organizational guidelines and will be reimbursed with proper documentation.
3. The lowest available airfares should be sought when making bookings. All travelers are expected to travel in economy class.
4. The standard for rail travel is economy class.
5. Where it is economical and practical, rental vehicles may be used.
6. WMF travelers shall be reimbursed actual and reasonable expenses for accommodation.
7. Taxi fares are reimbursable, however WMF encourages travelers to use more economical alternatives whenever possible.
8. WMF travelers can submit actual receipts for meals, or receive a standard daily meal allowance (per diem), for meals not provided during the trip.
9. Other expenses are reimbursable if they are directly related to WMF business and are legitimate, necessary and reasonable.
10. Travelers may combine personal and WMF travel on occasion provided there is no additional cost to WMF.
11. Cost-effective business travel is the responsibility of all travelers and their expense approvers. All expense reports should be carefully reviewed and approved by each expense approver. Items that are not reimbursable should be brought to the attention of the traveler prior to being submitted for reimbursement.
12. Travelers must submit travel expense reports, with all required information, to the WMF within 1 month of completion of the trip, unless a longer delay is approved by the chair of the Board or the CEO (Chief Executive Officer). Every effort will be made to reimburse travelers within five working days of receipt.
13. While this policy is intended to be comprehensive, it is impossible to anticipate every situation that a traveler may face. WMF expects travel-related expenses to be reasonable and necessary and the traveler is expected to apply this policy prudently. Any legitimate, reasonable, and necessary business-related travel expenses that are not covered by this policy should be proposed to and approved in advance by the CFO or delegated authority.
14. If a traveler fails to follow this policy, WMF may deny reimbursement for an out-of-policy expense.

IV. Tanımlar

Seyahat Eden - WMF tarafından onaylanan ve masrafları doğrudan WMF tarafından karşılanan, WMF ile ilgili seyahat yapan herhangi birini ifade eder.

Masraf Onaylayıcı - Seyahat eden kişinin geri ödeme alması için masraf raporlarını inceleyecek olan WMF personeli. Seyahat eden kişinin yöneticisi, bütçe sahibi (eğer aynı kişi değilse) ve/veya muhasebe personeli masraf onaylayıcıları olarak görev yapar.

V. Belge sürüm geçmişi

Sürüm	Tarih	Yazar	Değişiklik açıklaması
1.1	2022-09-13	Seyahat ve Toplantı Ekibi	[$ 1 mevcut Seyahat Politikası] güncellemesi taslağı

Ayrıca bakınız

• Harcamaların geri ödenmesi
• Burs seyahat politikası
• Hizmet sağlayıcı seyahat yönergesi